Тема 5. Форми ділового спілкування

5.1. Форми колективного обговорення ділових проблем

Завдання:

1. Дати характеристику основним формам колективного обговорення ділових проблем.

2. Підготувати сценарій проведення однієї з форм колективного обговорення ділових проблем (за власним вибором).

Теоретична довідка

До форм колективного обговорення проблем належать: наради, збори, мітинги, переговори, дискусії, форми колективного навчання і прийняття рішень.

Нарада – це спосіб і форма обговорення питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського і політичного життя. Вони дають змогу спільно аналізувати питання, висловлювати думки, повідомляти плани тощо.

Види нарад: інформаційні ( директивні, інструктивні), оперативні (диспетчерські), дискусійні.

До інформаційних відносять наради, на яких учасників знайомлять з новими даними, положеннями, настановами. Доцільно перед нарадою роздати текст доповіді для попереднього ознайомлення і більш оперативного прийняття рішення .

Диспетчерська нарада спрямована на збір інформації, її переробку і прийняття рішення. Вони мають завершуватись повідомленням конкретних розпоряджень. Такі наради можуть проводитись за допомогою засобів зв’язку.

На дискусійній нараді її учасники мають змогу вільно висловлювати свої думки і пропозиції.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 чоловік. Час проведення попередньо повідомляється і планується, як правило, на другу половину дня. На одне питання відводиться близько 40 хв.

Підготовка до наради включає: визначення тематики, порядку денного, завдань наради, приблизного складу учасників, підготовку приміщення, підготовку доповіді і проекту рішення.

Головуючим наради є, як правило, керівник.

Збори є поширеною формою спільного обговорення проблем, які стосуються всього колективу організації.

Етапи проведення зборів: підготовка, висвітлення проблеми та її обговорення, обговорення проблеми, прийняття рішення. Підготовка до зборів здійснюється робочою групою.

Керує зборами президія, обрана їх учасниками.

Дискусія – форма колективного обговорення проблеми, спрямована на виявлення істини через зіставлення різних поглядів та прийняття рішення.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий (формулювання теми дискусії, часу і місця її проведення), основний (обговорення дискусійних питань), заключний (підбиття підсумків). Час проведення дискусії не повинен переважати 3-х годин. Для повідомлення відводиться 15-20 хв., для виступу – 3-5 хв.

Полеміка – як конфронтація ідей, має на меті перемогу над опонентом.

Переговори – це обмін думками, який відбувається з діловою метою і має як протокольний, так і неофіційний характер.

Стратегічні підходи щодо проведення переговорів: 1) уникнення конфлікту і досягнення згоди навіть шляхом власних поступок; 2) розв’язання питання шляхом врахування його змісту на основі справедливих норм і критеріїв; 3) жорсткий – досягнення власної мети; 4) прагнення досягти мети і зберегти хороші стосунки з партнерами.

Стадії переговорів: а) аналіз ситуації; 2) планування переговорів; в) дискусія; г) прийняття рішення.

Всі форми ділового спілкування виключають: безтактність, недоброзичливість, байдужість, прагнення принизити іншого.

Вимоги до ділового спілкування: максимальна увага до кожної пропозиції, ввічливість, діловитість, розважливість, достатньо швидкий темп, попередня підготовка.

Контрольні питання:

1. Які є форми колективного обговорення ділових проблем?

2. Як проводиться ділова нарада?

3. Які є основні стратегії проведення переговорів?

4. Які є етапи проведення зборів?

5. За якими правилами проводиться дискусія?

Проблемні питання:

1. Чи доцільно використовувати полеміку у діловому спілкуванні?

2. Як зробити нараду ефективною?

Теми рефератів:

1. Використання електронних засобів у проведенні нарад.

2. Документальне забезпечення нарад, перемовин, зборів (за власним вибором).

Література:

1. Атватер И.Я. Я вас слушаю. Советы руководителю как правильно слушать собеседника: Пер. с англ. – М., 1988.

2. Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д. Культура ділового спілкування: Навч.-метод.посібник. – К., 2000.

3. Етика ділового спілкування: Курс лекцій / Т.К.Чмут, Г.Л.Чайка, М.П.Лукашевич, І.Б.Осечинська. – К., 1999.

4. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей: Пер. с англ. – М., 1989.

5. Лозиця В.С. Психологія менеджменту. – К., 1997.

6. Мицич П. Как проводить деловые беседы: Пер. с серб. – М., 1987.

7. Палеха Ю.І. Ділова етика: Навч.-метод- посібник. – К., 2000.

8. Чмут Т.К. Культура спілкування. – Хмельницький, 1996.

9. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Культура спілкування як шлях до успіху в бізнесі. Успіх починається з контакту в спілкуванні // Банківська справа. – 1996. - № 2.