1) Передача та прийом економічної торгово-комерційної інфор­мації;

2) коригування поведінки партнерів;

3) стимулювання особистих емоційних контактів.

Вирішення другого завдання забезпечується реалізацією чотирьох функцій:

1) організація спільної діяльності партнерів;

2) обмін торгово-економічною інформацією;

3) поглиблене вивчення партнерів;

4) розвиток міжособистісних та міжгрупових відносин.

Учасники ділових переговорів повинні знати правила поведінки на переговорах та дотримувати їх у різних ситуаціях, що забезпечує раціональність і ефективність переговорів, подолання труднощів на шляху до взаємовигідних домовленостей.

Усе це можна реалізувати лише за умови, що учасники переговорів усебічно підготовлені й на кожному етапі вирішені всі необхідні завдання.

На першому етапі потрібно визначити коло можливих партнерів. Для цього доцільно вивчити національні та регіональні торгові видання, товарні каталоги, довідники з галузевих виставок та ярмарків, а також зібрати необхідну інформацію від посередників, аналітиків, консалтингових фірм, можливих конкурентів.

Аналіз можливих і бажаних партнерів необхідно здійснювати за головним критерієм і залишати для кінцевого вибору дві-три кандидатури, пам’ятаючи: що престижніша фірма (кооперація), то ефективнішою буде взаємодія з нею у перспективі, але менша вірогідність, що вона погодиться на співпрацю, тому має бути запасний варіант вибору партнера.

На другому етапі, коли партнера вже вибрано, потрібно дати всебічну оцінку його потенційних можливостей та конкурентоспроможності. При цьому слід ураховувати: що досконаліше буде вивчено партнера, то ефективніше пройдуть переговори з ним.

Потрібно знати, справедливо зазначає М. С. Дороніна, що зарубіжні фірми витрачають багато коштів на отримання якнайпов­нішої інформації про все, що стосується майбутніх партнерів, щоб створити основу для компетентних переговорів⁵⁵.

І про майбутніх партнерів збирають вони інформацію передусім позитивну, яка характеризує їхні здібності й можливості, силу і слаб­кість. Ними аналізуються не лише виробничо-економічний аспект партнерів, а й якісні характеристики персоналу, особливості культури поведінки, вони визначають провідних осіб, від яких залежать вироблення, прийняття і реалізація управлінських рішень.

Цей досвід необхідно всебічно вивчити, але, використовуючи його, потрібно враховувати і використовувати кращі риси української психіки і свідомості, такі як висока моральність, толерантність, готовність надати допомогу, взаємодіяти та взаємовідповідати.

Дуже важливо здобути інформацію про характер і особливості поведінки партнерів на переговорах, про їхні методи вироблення і прийняття рішень, про використання ними наукових і законодавчих джерел на переговорах і в практичній діяльності. Усе це забезпечує ефективне прогнозування можливих ситуацій, що виникають у процесі переговорів, дає можливість обрати й підготувати адекватну форму проведення діалогу та досягнення консенсусу й компромісу.

Особливу увагу потрібно приділити збиранню інформації про потреби та інтереси можливих партнерів, їхні здібності та можливості, пам’ятаючи, що вони також вивчатимуть ваші відповідні характеристики, тому виявляйте постійну турботу про власний імідж. На цій стадії підготовки ділових переговорів доцільно отримати інформацію про перших осіб фірми-партнера та про тих фахівців, які безпосередньо впливатимуть на прийняття рішень. Необхідно знати їхні імена та основні характеристики.

Дуже важливо добре вивчити кредитоспроможність фірми, обсяг пропонованих нею товарів і послуг, особливості виробничого процесу, порядок прийняття рішень системного управління, плани розвитку, потребу в технічних консультаціях, становище фірми на ринку, плани капіталовкладення та інші характеристики (схема 46).

Схема 46