анализ матер.запасы

0213.2. Аналіз матеріальних ресурсів

Програма та методика аналізу матеріальних ресурсів. Сучасні умови господарювання, які ґрунтуються на дії законів ринку, тобто законів попиту і пропозиції та конкурентної боротьби, примушують українські підприємства швидко адаптуватись до змін ринкового середовища та уникати необґрунтованого ризику, приймаючи управлінські рішення щодо використання всіх наявних виробничих ресурсів і, зокрема, матеріальних ресурсів.

Будь-яке господарське рішення оцінюється за його кінцевими результатами, тобто прибутком. Одним з головних факторів, що впливає на величину прибутку, є рівень матеріальних запасів. Виручка від реалізації та прибуток з’являться лише тоді, коли предмети праці, використані в процесі виробництва, перенесуть свою вартість на вартість виготовленого продукту та знайдуть кінцевого споживача. Тому стабільна забезпеченість матеріальними ресурсами є необхідною умовою функціонування та розвитку будь-якого підприємства.

У загальному русі матеріалів за стадіями виробничого процесу матеріальні ресурси слід класифікувати як запаси предметів праці, що вже придбані, але ще не брали участі у виробництві продукції.

Відповідно до положення (стандарту) бухгалтерського обліку № 9 «Запаси», п. 6 матеріальними ресурсами треба вважати запаси предметів праці, які включають сировину, основні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріали, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва та адміністративних потреб, і наявність яких є необхідною умовою ритмічної роботи підприємства.

Зрозуміло, що запаси матеріальних ресурсів треба постійно поповнювати. Нині підприємство самостійно повинно визначати доцільність створення різних виробничих запасів і, оцінюючи структуру попиту і пропозиції щодо окремих груп матеріалів у поточному періоді, придбавати матеріальні ресурси. Джерелами надходження матеріальних ресурсів можуть бути товарно-сиро­винні біржі, інші підприємства, а також власне виробництво та використання відходів.

Згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ, об’єктами аналізу матеріальних ресурсів є надходження та використання цінностей, які обліковуються на синтетичному рахунку 20: сировина та матеріали, покупні напівфабрикати та комплектуючі, паливо, тара й тарні матеріали, будівельні матеріали, матеріали, що їх передано в переробку, запасні частини, матеріали сільськогосподарського призначення, інші матеріали.

В аналізі матеріальних ресурсів велике значення має визначення межі, далі якої не треба дрібнити дослідження цілого з тим, щоб не було втрачено його специфіки. У зв’язку з цим, межа аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів звичайно визначається його цілями й завданнями, а програма та зміст аналізу — особливостями досліджуваного об’єкта та його цільовою орієнтацією.

Цілі аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів полягають в одержанні найбільш інформативних ключових параметрів, які дають об’єктивну й точну оцінку наявності в підприємства різних видів матеріальних ресурсів з погляду забезпечення його конкурентоспроможності, уможливлюють оцінку ефектив­ності управлінських рішень щодо формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси, виявлення резервів підвищення ефектив­ності використання ресурсів, розробку заходів для їх мобілізації.

Формування завдань є базовим структурним елементом методики аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів. Для досягнення поставлених цілей аналізу необхідно розв’язати комплекс таких завдань:

1. Вивчення строків, умов поставок та порядку розрахунку обсягів матеріальних ресурсів за укладеними договорами, оцінка обґрунтованості та ефективності формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси.

2. Визначення характеру складських запасів, оцінка руху та структури споживання матеріальних цінностей за певний період і в динаміці.

3. Систематизація факторів, які зумовили відхилення фактичних показників використання матеріальних ресурсів від прогнозованих у звітному та в попередніх періодах.

4. Моделювання взаємозв’язків між обсягами випуску продукції та матеріаломісткістю, матеріаловіддачею, іншими факторними показниками.

5. Оцінка рівня ефективності використання матеріальних ресурсів через кількісне вимірювання впливу факторів на виявлені відхилення показників матеріаломісткості та матеріаловіддачі.

6. Аналіз динаміки оптових цін на матеріальні ресурси та транс­портно-заготівельних витрат, а також норм витрачання матеріальних цінностей.

7. Підрахунок резервів економії матеріальних ресурсів.

8. Оцінка можливих варіантів мобілізації виявлених резервів підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів.

9. Розробка політики управління виробничими запасами і формування нового портфеля замовлень на матеріальні ресурси.

Важливу роль у забезпеченні дійовості аналізу ефективності використання матеріальних ресурсів мають зміст та якість інформаційної бази аналітичних досліджень. Для розв’язання поставлених завдань використовується планова, облікова та нормативно-довідкова інформація. Джерелами інформації для аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів є такі дані:

• планові дані, які використовуються для аналізу постачання підприємства матеріальними цінностями: плановані обсяги запасів та обсяги надходження (портфель замовлень), договори, угоди, контракти на постачання сировини та матеріалів;

• облікові дані, які використовуються:

а) для аналізу забезпеченості підприємства необхідними запасами, тобто всі дані документів складського, синтетичного й оперативного обліку;

б) для аналізу використання матеріальних ресурсів, тобто дані зі звітності про матеріальні витрати на виробництво, віднесені на собівартість товарної продукції;

• нормативно-довідкові дані, які регулюють господарську діяльність, а саме: Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», положення (стандарти) бухгалтерського обліку в Україні; господарсько-правові документи; тех­нічна й технологічна документація; інформація, отримана в ході маркетингових досліджень тощо.

Як структурний елемент методики аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів виступають також способи аналітичного дослідження — логічні, математичні та евристичні.

Логічні способи використовуються для аналізу стану складських запасів, оцінки руху та структури споживання матеріальних цінностей за певний період і в динаміці, відхилень фактичних показників використання матеріальних ресурсів від прогнозованих у звітному та в попередніх періодах на базі арифметичних розрахунків (порівняння, групування, спосіб абсолютних, відносних та середніх величин, балансової погодженості); встановлення взаємозв’язків між обсягом випуску продукції, матеріаломісткістю, матеріаловіддачею, іншими факторними показниками (моделювання); кількісне вимірювання впливу факторів на виявлені відхилення показників матеріаломісткості та матеріаловіддачі (деталізація факторів, елімінування).

Математичні способи лінійного програмування застосовуються для дослідження стохастичних залежностей, які вирізняються приблизністю й невизначеністю та мають імовірнісний характер. Їх використовують для аналізу обґрунтованості та ефективності формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси, коли необхідно враховувати вплив ринкових факторів, які не можна поєднати в єдиній детермінованій моделі (побудова лінійного рівняння або системи рівнянь).

Евристичні способи пов’язано з експертними оцінками виробничих ситуацій на основі творчого підходу та набутого досвіду. Вони придатні для оцінки можливих варіантів мобілізації виявлених резервів підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів та розробки політики управління виробничими запасами (методи колективного блокнота, «мозкового штурму», контрольних питань, аналогії тощо).

Організація аналітичної роботи визначається складом та технічним рівнем апарату управління. Ефективність управління матеріальними ресурсами залежить від координації зусиль трьох основних функціональних служб підприємства: маркетингу, менеджменту та бухгалтерії.

Служба маркетингу повинна давати об’єктивну оцінку потреби підприємства в матеріальних ресурсах, контролювати своєчасність і якість забезпечення виробництва матеріальними запасами, проводити аналіз термінів, обсягів та умов поставок вироб­ничих ресурсів за укладеними договорами, аналізувати стан складських запасів та приймати управлінські рішення щодо обґрунтованості та ефективності формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси.

Служба виробничого менеджменту відповідає за витрачання матеріальних ресурсів, за збереження норм відпускання матеріалів у виробництво, аналізує якість сировини та приймає управлінські рішення щодо зниження матеріаломісткості продукції.

Бухгалтерія забезпечує аналітичний процес необхідною первинною інформацією та аналізує матеріальні запаси з позицій вартості, вкладеної у виробничі запаси, величина яких може вплинути на ліквідність, платоспроможність та фінансову стійкість підприємства. Отже, саме бухгалтерія проводить фінансовий аналіз, на основі якого приймаються управлінські рішення щодо оптимізації вкладень капіталу у виробничі запаси.

Аналіз обґрунтованості та ефективності формування порт­феля договорів на поставку матеріальних ресурсів. Дія економічних законів у ринковій системі господарювання потребує докорінної зміни чинної за умов централізовано керованої економіки системи постачання підприємствам сировини, матеріалів, комплектуючих виробів тощо та змушує підприємства розширювати зону вибору контрагентів сировинного ринку. Брак державних дотацій потребує від підприємств самостійної організації матеріально-технічного постачання, самостійного розрахунку потре­би в матеріальних ресурсах та оцінювання стану складських запасів, а відтак — і формування відповідного портфеля замовлень на матеріальні ресурси.

Кожне підприємство в рамках аналізу матеріальних ресурсів повинно контролювати рівень запасів, маючи на увазі подвійну ціль: знизити витрати на зберігання й управління запасами та зменшити обсяг законсервованих коштів. Світовий досвід довів, що процедури контролю матеріальних запасів є оперативними й мають базуватися на таких принципах управління:

• замовляти тільки те, що потрібно підприємству, не спокушаючись на заманливі пропозиції;

• мати мінімальний рівень запасів, який відповідає обсягу продажу і термінам можливого поповнення запасів;

• зберігати запаси за допомогою конкретної системи складування та використовувати їх у міру надходження;

• чітко і правильно маркувати запаси;

• дотримуватись встановлених правил розвантаження та складування матеріалів, перевіряти їх кількість та стан перед підписанням відповідних документів.

Методика розрахунку потреби підприємства в матеріальних ресурсах передбачає застосування норм витрат матеріалів (у натуральних вимірниках), а також розрахунку мінімального рівня запасу.

За умов централізованого планування й управління підприємством скрізь панували єдині норми і нормативи, а планування виробництва «від досягнутого» не стимулювало підприємство до пошуку й виявлення резервів збільшення виробництва, зниження витрат. Наслідком цього ставали норми й нормативи, які не відображали реальних виробничих можливостей підприємства, і дискредитували позитивну ідею нормативного методу обліку витрат.

Нормативні витрати на одиницю продукції, послугу та на визначений обсяг випуску продукції є ключовим елементом у системі управління й аналізу матеріальних запасів. Вони встановлюються з метою визначення умов діяльності і служать основою для порівняння фактичних витрат.

Загальна потреба підприємства в матеріальних ресурсах розраховується в натуральних показниках у розрізі їх n-видів, необхідних для виготовлення i-видів продукції та у розрізі k-видів діяльності. Для розрахунку загальної потреби підприємства в n-виді матеріалу використовують формулу:

де Пⁿ — загальна потреба підприємства в n-виді матеріалу;

Нⁿ — норма витрат n-матеріалу за всіма і-видами продукції k-видів діяльності;

— норма запасу n-матеріалу на складі, який необхідно мати для забезпечення ритмічної роботи підприємства;

і — певний вид продукції, на виготовлення якої витрачається n-матеріал;

k — вид діяльності підприємства, а саме: виробництво продукції, приріст незавершеного виробництва, експериментально-дос­лідні роботи, ремонтно-експлуатаційні потреби, утворення нормативних залишків на кінець періоду.

Загальна потреба в матеріалі береться за показник планової потреби. Розрахувавши потребу в матеріальних ресурсах, необхідно проаналізувати забезпеченість потреби джерелами покриття.

Аналіз забезпеченості потреби підприємства джерелами покриття є першим етапом дослідження матеріальних ресурсів. Такий аналіз забезпечує ритмічну роботу підприємства та його фінансову стійкість; саме з нього починається аналіз забезпеченості виробництва матеріальними ресурсами взагалі.

Значна питома вага в сумі джерел покриття потреб підприємства в матеріальних ресурсах припадає на зовнішні джерела: надходження від постачальників за укладеними договорами. Портфель замовлень на матеріальні ресурси формується за рахунок зовнішніх джерел надходження. Аналіз обґрунтованості та ефективності формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси є другим етапом дослідження. На цьому етапі:

• оцінюються та перевіряються залишки матеріалів на початок та кінець планового періоду з урахуванням нормативного запасу та прогнозованих обсягів виробництва на майбутній період;

• визначається рівень забезпеченості підприємства наявними матеріальними запасами для дальшого планування обсягу замовлення та організації контролю за їх витрачанням.

Наявні матеріальні запаси мають задовольняти виробничі потреби підприємства (Пⁿ) на період інтервалів між поставками (Iⁿ). Забезпеченість матеріальними запасами визначається у днях та розраховується за формулою:

Зⁿ = Оⁿ : Cⁿ,

де Зⁿ — забезпеченість n-видом матеріалу в днях;

Оⁿ — фактичний обсяг запасу n-виду матеріалу (у натуральних вимірниках);

Cⁿ – середнє добове споживання n-матеріалу (у натуральних вимірниках).

У процесі аналізу забезпеченості перевіряється відповідність фактичного розміру запасів плановій потребі. Для цього на основі даних про фактичну наявність матеріалів у натуральних одиницях, інтервали надходження та їх середньодобове споживання розраховують фактичну забезпеченість у днях та порівнюють її з нормативною потребою.

Таке порівняння дає можливість визначити стан запасів у днях для кожного виду матеріалу. Стан матеріальних запасів у багатьох випадках визначає фінансовий стан підприємства.

Приклад аналізу забезпеченості підприємства матеріальними ресурсами наведено в таблиці 13.13.

За даними таблиці вивчаються відхилення за кожним видом матеріалів, визначають незабезпеченість підприємства матеріальними ресурсами або їх надлишок, виявляють причини відхилень та розробляють заходи щодо їх усунення.

Аналіз зайвих і залежалих матеріальних цінностей допомагає виявити причини виникнення наднормативних запасів і невикористовуваних цінностей. Аналіз причин проводиться для опрацювання заходів, які запобігатимуть утворенню й накопиченню наднормативних запасів, а також допомагатимуть залученню їх у господарський оборот і реалізації заінтересованим покупцям.

Одержати інформацію про надлишки матеріальних цінностей можна з карток складського обліку або з їх автоматизованого варіанта. Для цього порівнюють залишок запасу на кінець періоду, що аналізується, і витрати матеріального ресурсу за цей період.

Якщо залишок запасу на кінець періоду, що аналізується, перевищує витрати матеріальних ресурсів за цей період, то це свідчить про те, що за збереження темпів витрат, запасів вистачить більше, ніж на наступний період. Отже, картка складського обліку дає можливість оцінити величину надлишку даного виду запасів.

Незабезпеченість підприємства матеріальними ресурсами може залежати від недостач та псування матеріальних цінностей. Якщо це явище має місце, треба вивчити його причини, установити конкретних винуватців для стягнення з них компенсації за спричинену шкоду.

Головним фактором, що впливає на забезпеченість підприємства матеріальними ресурсами, є виконання постачальниками укладених договорів на поставку матеріалів. Аналіз ефективності формування портфеля замовлень на матеріальні ресурси передбачає оцінку виконання укладених договорів на поставку матеріалів та розрахунок забезпечення потреб цими договорами.

Аналіз забезпеченості потреби в матеріальних ресурсах та виконання укладених договорів проводиться порівнюванням фактичного надходження (в натуральному виразі) з плановою потребою за кожною номенклатурною позицією матеріальних ресурсів у цілому і за кожним постачальником. За виникнення відхилень виявляють причину та розраховують вплив відхилень на обсяг виробництва продукції.

У процесі аналізу визначають обсяги та асортимент партій, що постачаються; якість отриманих від постачальників матеріалів; відстань і тривалість транспортування матеріальних ресурсів; терміни та ритмічність поставок.

Для аналізу недопоставок матеріалів необхідно порівняти фактичний і бажаний портфелі договорів поставок на матеріальні ресурси. Негативний вплив фактора недопоставок матеріалів на зміну випуску продукції вимірюється порівнюванням кількості недопоставленого n-виду матеріалів з нормою його витрачання на одиницю продукції.

Особливу увагу слід звернути на виконання договорів поставок щодо асортименту. За порушення асортименту матеріалів, що надходять, утворюються перевитрати матеріалів, пов’язані з доробкою або заміною одного матеріалу іншим.

Аналіз ефективності формування портфеля договорів поставок на матеріали передбачає оцінку виконання договірних зобов’язань за передбаченим асортиментом з допомогою розрахунку коефіцієнта асортиментності, тобто співвідношення фактич­ного надходження матеріалів, що не перевищує обумовленого договором, та обсягу договірних зобов’язань.

Якість отриманих від постачальників матеріалів визначає рівень ефективності портфеля договорів поставок на матеріальні ресурси. У процесі аналізу обов’язково перевіряється відповідність матеріалів стандартам і технічним умовам та розраховується коефіцієнт рекламацій, тобто претензій постачальникам за поставку недоброякісних матеріалів. Низька якість сировини й матеріалів є причиною утворення надпланових відходів, що завжди призводить до зменшення обсягу випуску продукції.

Негативний вплив на зміну обсягу випуску продукції справляють також неритмічні поставки сировини та матеріалів. Рівномірне та синхронне надходження матеріалів від постачальників є головною умовою ритмічної роботи підприємства. У ході аналізу встановлюється відповідність дати надходження окремих партій кожного виду матеріалів договірним термінам, а також відповідність періодів надходження окремих видів матеріалів часу їх виробничого споживання.

Аналіз ритмічності поставок матеріалів передбачає також і розрахунок впливу порушень термінів надходження матеріалів на випуск і реалізацію продукції та з’ясовування, чи пред’явлено претензії постачальнику.

Аналіз ефективного використання матеріальних ресурсів. Для аналізу ефективності використання матеріальних ресурсів існує певна система техніко-економічних показників. Ці показники є диференційованими залежно від особливостей виробництва та окремих видів предметів праці.

У загальному випадку всі ці показники відображають рівень та суму матеріальних витрат, а не суму матеріальних ресурсів. Вони показують вартість матеріальних ресурсів, використаних на виробництво продукції, а рівень їх витрачання — питому вагу матеріальних витрат у вартості виробленої продукції.

Нормативні витрати матеріальних ресурсів на одиницю продукції, на певну послугу на та певний обсяг випуску продукції є ключовим елементом у системі управління й аналізу використання матеріальних запасів, бо тільки порівняно з ними підприємство може визначити ефективність і доцільність фактичних витрат.

Аналіз ефективного використання матеріальних ресурсів якнайтісніше пов’язаний з дослідженням рівня витрачання матеріальних ресурсів. Отже, завданням аналізу є пошук джерел економії цих ресурсів і зниження матеріаломісткості продукції.

Матеріаломісткість продукції є вартісним показником, який відображає рівень матеріальних витрат (без амортизації) на кожну гривню товарної продукції та розраховується як відношення суми всіх матеріальних витрат до вартості товарної продукції:

,

де Мм — матеріаломісткість продукції, грн.;

К — обсяг випуску продукції (в одиницях);

Н^п — норма витрачання n-матеріалу на одиницю продукції (у натуральних вимірниках);

Цⁿ — ціна одиниці n-виду матеріалу за період, що його аналізують, грн.;

Цт — відпускна ціна одиниці продукції, грн.

Матеріаловіддача продукції (зворотний показник до показника матеріаломісткості) характеризує вихід продукції з кожної гривні витрачених матеріальних ресурсів та розраховується як відношення вартості товарної продукції до суми матеріальних витрат:

,

де Мв — матеріаловіддача продукції, грн.

Одним із джерел економії матеріальних ресурсів є зниження питомої матеріаломісткості продукції, що відображає рівень використання матеріальних ресурсів на окремий і-вид продукції і розраховується як відношення кількості або вартості витрачених матеріальних ресурсів на окремий і-вид продукції до кількості або вартості виробленої продукції цього виду.

Також у ході аналізу необхідно приділити увагу питомій вазі матеріальних витрат у собівартості продукції, яка характеризує рівень використання матеріальних ресурсів за структурою випуску продукції та розраховується як відношення суми матеріальних витрат до повної собівартості продукції.

У процесі виробничої діяльності завжди виникають відхилення фактичних показників від планових. Коефіцієнт споживання матеріалів відображає рівень ефективності фактичного витрачання матеріальних ресурсів та показує економію або перевитрату матеріалів проти встановлених норм. Розрахунок цього коефіцієнта потребує перерахунку планової суми матеріальних витрат на фактичний обсяг виробництва. Цей коефіцієнт обчислюється як відношення фактичних матеріальних витрат до планових, перерахованих на фактичний обсяг випуску та асортимент продукції. Оптимальне значення цього коефіцієнта має бути не більшим за 1.

Відповідно до завдань аналізу ефективного використання матеріальних ресурсів можна розрахувати й часткові показники матеріаломісткості, які характеризують рівень використання окремих видів матеріальних ресурсів (металомісткість, паливоміст­кість, сировинномісткість, енергоємність тощо). Такі розрахунки проводяться службою виробничого менеджменту.

Для оцінки ефективності використання матеріальних ресурсів на підприємстві необхідно також розраховувати такі показники:

• швидкість обороту матеріальних запасів, який обчислюється діленням середнього (за період) залишку матеріальних запасів у грошовому виразі на середнє добове споживання в цьому самому періоді:

,

де То — швидкість обороту матеріальних запасів, у днях;

— розмір запасу n-виду матеріалу на початок періоду (у грошовому виразі);

— розмір запасу n-виду матеріалу на кінець періоду (у грошовому виразі);

Сⁿ — середнє добове споживання n-матеріалу, грн.

• оборотність матеріальних запасів, яка розраховується ділення вартості товарної продукції на середній залишок запасів:

,

де R — оборотність матеріальних запасів, кількість оборотів.

Слід підкреслити, що в чисельнику зазначається не обсяг реалізації продукції, а обсяг випуску, тому що він показує реальну вартість запасів протягом періоду, що розглядається.

• термін зберігання запасів, який дорівнює відношенню календарної кількості днів у періоді, що розглядається, до оборотності матеріальних цінностей:

Тз = Т : R

де Тз — термін зберігання матеріальних запасів, днів;

Т — тривалість періоду, днів;

R — оборотність матеріальних запасів, кількість оборотів.

Аналіз ефективного використання матеріальних ресурсів за даними показниками проводиться службою фінансового менеджменту або бухгалтерією (аналітичним відділом) і полягає у встановленні тенденцій зміни швидкості обороту запасів за визначений період, зміни оборотності та зміни термінів зберігання з метою виявлення факторів, що спричинили негативний вплив, та розробки заходів щодо використання виявлених резервів.

Якщо в процесі аналізу виявилося, що терміни обороту виробничих запасів зросли, тобто з’явилася тенденція зменшення обсягів виробництва, то необхідно приймати рішення про скорочення надходжень матеріальних ресурсів. Співвідношення між обсягом виробництва та реалізації продукції і величиною матеріальних запасів на кожному підприємстві є різним. Це залежить від характеру комерційної діяльності і цілей підприємства.