2.2. Організація договірних відносин з постачальниками

Договір постачання є основним документом, що визначає права і обов'язки сторін по постачаннях всіх видів продукції. При складанні договорів необхідно керуватися Цивільним кодексом, законами і іншими законодавчими актами. При намірі укласти договір слідує чітко знати, які цілі необхідно досягти при його реалізації, і уточнити найбільш важливі моменти, пов'язані з його оформленням, підписанням і виконання.

Договір, як правило, має чотири розділи:

•Преамбула (або ввідна частина).

•Предмет договору.

•Додаткові умови договору.

•Інші умови договору.

Разом з дуже короткими договорами, що містять мінімум умов, незрідка полягають багатосторінкові, дуже детальні договори, що передбачають значне число додаткових умов.При складанні договору необхідно передбачати головні питання майбутньої роботи, а потім, переходячи від загального до частному, скласти зразкову поетапну схему роботи і продумати, що і як повинно бути зроблено на кожному етапі, які для цього буде потрібно дії, прикинути можливість риски.

Проект майбутнього договору бажано розробити найзацікавленішій організації, а не отримувати проект від протилежної сторони. При складанні формулювань умов договору краще залучити фахівців відповідного профілю.Якщо пропозиція про висновок договору поступає від невідомої організації, необхідно якомога більше отримати про неї інформації. Слід переконатися, що організація дійсно існує. Для цього треба ознайомитися з її засновницькими документами і свідоцтвом реєстрації. Рекомендується звернути увагу на те, хто є її засновниками, який розмір статутного фонду; фінансове положення організації.

Приступаючи до роботи по формулюванню умов договору, не можна допускати двозначності, нечіткості фраз (у ДОДАТКУ Б наведено взірець договору).

На потужних підприємствах ресторанного господарства незалежно від виду власності створюються відділи постачання, на невеликих підприємствах призначається працівник, відповідальний за організацію постачання. Відділ постачання, як правило, працює самостійно, виконуючи свої певні функції, що забезпечують проходження матеріального потоку в ланцюзі постачання - виробництво - збут.

Логістика - це планування, організація і контроль всіх видів діяльності по переміщенню матеріального потоку від пункту закупівлі сировини до пункту кінцевого споживача. Забезпечення високої міри узгодженості дій з управління матеріальними потоками між службою постачання і службами виробництва і збуту є завданням логістичної організації підприємства в цілому.

Для забезпечення підприємства продовольчими продуктами необхідно вирішити наступні завдання:

•укласти договір;

•проконтролювати виконання договору;

•організувати доставку;

•організувати складування і зберігання.

На підприємствах ресторанного господарства повинен формуватися список потенційних постачальників, який постійно оновлюється і доповнюється.

Складений перелік постачальників аналізується на підставі спеціальних критеріїв. Частенько при виборі постачальників обмежуються ціною і якістю продукції, що поставляється, а також надійністю постачань.

До інших критеріїв, що беруться до уваги при виборі постачальника, відносять наступні:

•віддаленість постачальника від споживача;

•терміни виконання замовлень;

•організацію управління якістю у постачальника;

•фінансове положення постачальника, його кредитоспроможність і ін.

Кожне підприємство повинне підвищувати ефективність руху товару (рух матеріального потоку).

Що потрібно врахувати у випадку такого партнерства? Насамперед через високий ступінь взаємної залежності необхідно постійно контролювати якість товарів і послуг. При оцінці постачальника й продукції можуть бути використані наступні критерії:

• сталість асортиментів;

• якість продукції і його співвідношення із ціною;

• умови оплати (які відстрочки можуть мати місце);

• можливість знижок при оплаті замовлення готівкою;

• дотримання пунктів контракту;

• рівень обслуговування;

• зручність зв'язку з компанією;

• контроль постачальником виконання замовлення;

• швидкість реагування на пропозиції й рішення виникаючих проблем;

• швидкість доставки товару;

• можливість доставки малих партій;

• можливість повернення продукції;

• готовність підписати протокол узгодження цін;

• розмір маркетингового бюджету;

• надання рекламних матеріалів;

• сприяння при проведенні мерчандайзингу й розробці планограмм;

• надання статистичних даних про ринок;

• інформування про зміни структури поставок або закупівельних цін;

• планування, рівень і ефективність проведення промоакций;

• мотивація персоналу ресторанів;

• участь в управительшах;

• надання інформації про варіанти використання товару (у тому числі рецептів для готування блюд з екзотичних продуктів);

• стан виробничого встаткування;

• якість упакування;

• запас по строках реалізації;

• робота над асортиментами, розвиток нових ліній продукції.