8.1. Проектирование организаций: определение и сущность. Факторы организационного проектирования

Организационное проектирование (или создание организаций) – это соединение определенного вида деятельности и работников, которое обеспечивает взаимодействие между людьми, выполняющими эту работу. Данное взаимодействие имеет как стратегическое проявление, находящее выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации.

Сегодня мы сосредоточим внимание на проектировании организаций как системы, и в частности, одной из ее основных составляющих – структуры как способа организации этой системы.

Р.А. Фатхутдинов дает следующее определение организационному проектированию: это комплекс работ по созданию предприятия, формированию структуры и системы менеджмента, обеспечение его деятельности всем необходимым. Цель оргпроектирования заключается в обеспечении высокого уровня организованности деятельности предприятия. Для этого необходимо, чтобы организация была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Дж. Гелбрейт определил проектирование организаций как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных.

Факторы, оказывающие влияние на этот процесс, носят ситуационный характер. Выделяется четыре группы ситуационных факторов: внешняя среда; технология работы; стратегический выбор руководства организацией в отношении ее целей; поведение работников. Рассмотрим все ситуационные факторы более подробно.

Внешняя среда. Нередко отличие одной организации от другой объясняется различием среды, в которой им приходится функционировать. Внешняя среда организации состоит из двух уровней: общее окружение и непосредственное окружение.

Институты внешней среды, входящие с организацией в непосредственное соприкосновение, являются или организациями, или группами индивидов. Для конкретной организации они выполняют роль посредников между силами общего окружения и частями или подразделениями организации. Выявление этих институтов является первым шагом в проектировании организации, так как помогает определить в первом приближении основные функции, части или подразделения организации, которые, как правило, осуществляют прямой контакт с тем или иным «посредником» из внешней среды. Следующий шаг – оценка характеристик этих институтов и их относительной важности для организации.

Внешнюю среду организации характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации и насколько эти факторы схожи между собой. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.

Технология работы. Роль технологии работы в проектировании организации общепризнана. В данном контексте под технологией работы понимается не только действия работника, но и материалы, оборудование, которые он использует для преобразования объекта своих действий.

Проектирование организаций связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ, т.е. создание подразделений. Уровень знания о действиях по преобразованию объекта работы и использование соответствующей технологии во многом определяют эффективность организации. Развитие технологии в последние годы носит взрывной характер. Это усилило внимание руководителей к взаимосвязи между структурой организации и технологией работы. Для характеристики этой взаимосвязи используются следующие переменные: неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения, неопределенность в знании относительно того, как делать работу, взаимозависимость работ в организации.

Стратегический выбор. В 1962 году Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы. Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.

Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Можно рассмотреть три возможные области стратегического выбора:

1. идеология управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут существенно повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизация или децентрализация;

2. потребители, обслуживающиеся организацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектировании во всех элементах;

3. рынки сбыта и территориальное размещение производства. Выход компании с целью размещения производства или продаж продукции за рамки национальных границ потребует учета при проектировании организационной системы, учета фактора интернационализации и глобализации в бизнесе. Естественно, это сделает структуру организации более громоздкой и сложной, о чем свидетельствует опыт многонациональных и транснациональных корпораций. Однако это необходимо, если организация хочет сохранить себя как единое целое на международной арене.

С нововведениями в организациях теснейшим образом связано организационное проектирование. Некоторые авторы рассматривают проектирование организаций как одну из разновидностей инноваций. При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления.

Организационная структура управления - понятие многостороннее, включающее в себя систему целей и их распределение между различными звеньями, состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления; коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.