6.3. Законы II уровня

6.3.1. Закон информированности-упорядоченности

Информационные потоки XXI века нередко ввергают людей в состояние паники или растерянности. Много информации проходит мимо нас. Информационные службы компаний не в состо­янии отследить даже информацию, непосредственно каса­ющуюся их деятельности. Естественная реакция на такую ситуа­цию – увеличение темпа общения между людьми, сокращение времени на ознакомление с новой информацией. Появился даже новый принцип передачи информации: «Только главное и очень кратко». По этому принципу работают фирмы, поставляющие ком­мерческую, правовую и другую информацию, например, фирмы «Гарант», «Консультант плюс».

Информация – часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специального обоснованного решения. Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления.

Задачами субъекта в информационной среде управления являются:

• Отделение ценой информации от «шумов»;

• Выделение из информации наиболее важной части, позволяющей анализировать текущее состояние объекта и вырабатывать правильные управленческие решения.

Важное значение в работе с информацией имеет работа со слухами, которыми очень важно управлять с помощью таких методов как: воспитание лояльных сотрудников, установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной информации, и, наконец, информирование работников.

Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Информационная система управления подчиняется действию закона информированности (упорядоченности).

Упорядоченность – это гармоничное развитие всех элементов организации, к которым относятся системы управления, персонал, подразделения.

Закон информированности гласит: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

где К_1…s – коэффициенты пропорциональности влияния характеристик информированности друг на друга; – характеристики информированности; I – область действия организации.

Формула показывает, что суммарная информированность массово обязывает руководителя максимально собирать информацию в каждом направлении деятельности.

Дополнительный материал4

Рассмотрим варианты реализации закона.

♦ Первый вариант. Руководитель и подчиненные не знают о законе информированности-упорядоченности.

Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивом положении своей компании, будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме.

Много информации собирается «на всякий случай». При этом руководителю кажется, что он тем самым создает для себя и своей компании зону безопасного предпринимательства, хотя на это мо­жет уйти много материальных и финансовых ресурсов. Таким образом, в результате бессистемной, но естественной гонки за информаци­ей компания может понести серьезные убытки.

♦ Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Характер действия закона. Знания, как правило, реализуются в поступках. Профессиональный руководитель за­ранее планирует использование тех или иных источников с задан­ными характеристиками информации. Обо всех этих источниках и самой информации подчиненные могут и не знать. Однако их будет беспокоить слабая, на их взгляд, информационная под­держка деятельности компании, они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конку­рентах, рынках сбыта и др. Руководителю придется тратить время на просмотр этой информации и отбор существенной, объяснять информатору каковы польза или вред его информации. Излиш­няя информационная активность персонала может вызвать подо­зрения у других компаний. Несогласованность информационных процессов в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант является самым тяжелым для руководителя, так как порядок и беспорядок редко уживаются.

♦ Третий вариант. Руководитель и подчиненные, знают о законе информированности-упорядоченности.

Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осве­домлены о деталях выполняемого задания, используемых средст­вах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают компании, предоставляющие надежную инфор­мацию общего либо локального характера, и подписывают с ними договоры. Каждой группе работников в рамках их полномочий и ответственности определяют источники необходимой информа­ции и порядок информационного взаимодействия. При таком ва­рианте дополнительная информация практически не нужна. А если новая информация и появляется, то быстро оценивают, насколько она важна.

В рамках третьего варианта руководители должны формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации, находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации, повышать квалификацию своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологии.

Третий вариант реализации закона дает наиболее благоприят­ный результат.