62. Измерение прогресса и анализ результатов

Собранные данные (количественные, качественные) используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям:

• время;

• стоимость;

• качество;

• организация проекта;

• содержание работ.

Стоимость:

Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов проекта,

стоимостями и временем выполнения работ проекта. Для строительных проектов

определяется стоимость строительства, которая представляет собой часть стоимости

проекта, в которую входят денежные средства, необходимые для капитального

строительства. Оценка всех затрат по проекту эквивалентна оценке общей стоимости

проекта. Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для

обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. Целями системы управления стоимостью (затратами) является разработка политики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат.

Управление стоимостью (затратами) проекта включает в себя следующие процессы:

» оценку стоимости проекта;

» бюджетирование проекта, т. е. установление целевых показателей затрат на реализацию

проекта;

» контроль стоимости (затрат) проекта, постоянной оценки фактических затрат, сравнения

с ранее запланированными в бюджете и выработки мероприятий корректирующего и

предупреждающего характера.

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью

проекта, является бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая, которую принято называть сметой проекта. Смета проекта — документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.

Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости от специфики выполняемой работы, например:

измеримые работы

работы влияния

контроль прогресса в реализации проекта — это сравнение запланированных и реализованных к соответствующему сроку промежуточных или конечных результатов.

С момента начала исполнения проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.

Для учета фактических данных и систематического обновления информации о состоянии проекта должна быть принята процедура обновления.

Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на базовый (директивный) план; по определению, базовый план является основанием для измерения прогресса. Базовый план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах.

Время: Сроки окончания работ являются наиболее очевидными для контроля и анализа. Если были обнаружены задержки в работах критического пути или в достижении ключевых вех проекта, то, скорее всего весь проект будет задержан на соответствующий срок.

Фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихся на реальных данных. Для каждой работы оценивается ее состояние (начало, окончание, какова выполненная и оставшаяся продолжительность), вычисляются новые продолжительности для выполняющихся работ. Данный процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта. После получения первого же отчета с фактическими данными получается два графика работ: базовый график и текущий график. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Общая продолжительность работы всегда равна сумме уже прошедших рабочих периодов к данной дате и оценки числа необходимых будущих рабочих периодов.

Выполнение и потраченное время являются весьма информативными показателями, так как часто существует значительное несоответствие между количеством времени, которое проект или работа использовали к текущей дате, и действительными результатами, степенью завершенности работы.

В процессе выполнения проекта проводится анализ состояния проекта по факту, принимая в расчет полностью законченные работы, достигнутые промежуточные результаты, а также поддающиеся измерению и оценке завершенности работы, находящиеся в процессе выполнения.

Оценки по выполненным и предстоящим объемам работ также могут быть полезны для:

• пересмотра оценок длительностей работ;

• определения причин задержек;

• стоимостного анализа на основе факта.

Пересмотр оценок длительностей работ проводится, если на стадии планирования использовались ошибочные оценки для определения длительностей работ на основе их объема, это неизбежно проявится в отчетах о фактическом выполнении. В данном случае оценки длительностей должны быть пересмотрены.