Инструкции

4)Для указания порядка сортировки выберите ячейку в строке «Сортировка» для конкретного поля, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите порядок сортировки.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.

5)Укажите искомое значение или введите выражение в строку «Условие отбора» для полей, включенных в бланк.

6)Для того чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Обратите внимание, что только для этого типа фильтров можно выполнить сортировку.

Примечание. В отчетах нельзя создавать фильтр с помощью вышеперечисленных методов. Однако отчет (как и форма) может наследовать фильтр.

К именнному.

88	Что можно делать при использовании сводных таблиц

При создании сводной таблицы или отчета сводной диаграммы можно использовать различные типы исходных данных.

Списки или базы данных Microsoft Excel

Можно использовать данные из рабочего листа Excel как основу для создания отчета. Данные должны быть в формате списка и содержать в первой строке подписи столбцов, остальные строки должны содержать подобные объекты в одном столбце, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона данных. Excel использует подписи столбцов для имен полей в отчете.

89	База данных….

Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки.

Наиболее удобным и наиболее распространенным средством хранения информации являются базы данных (бумажные – словари, записные книжки и т.д. и автоматизированные, т.е. компьютерные – Adabas, Paradox, Oracle и т.д.).

Под базой данных(БД) понимается вся необходимая для решения задач конкретной предметной области совокупность данных, организованная по определенным правилам, позволяющая обеспечить независимость данных от прикладных программ, удобство хранения, поиска, манипулирования данными, которые записаны на машинных носителях. Процесс создания компьютерной базы данных состоит в переносе информации с традиционных бумажных документов (картотек, таблиц) на магнитные диски компьютера. Все вы видели, например, картотеку в библиотеке.

Например, можно считать базой данных картотеку в библиотеке, если ее занести в компьютер. При занесении данных в компьютер необходимо обеспечить возможность упорядочивать информацию по различным признакам (в библиотеке по темам или по автору, если это список класса, то по алфавиту, если это пациенты у врача, то может быть по возрасту и т.д.), возможность быстро искать и извлекать нужную информацию, упорядочивать ее по нужному признаку и т.д. Введение каких-то соглашений о способах представления данных называется структурированием. Для хранения и обработки данных компьютером необходимо структурирование по строго определенным правилам. Совокупность тем или иным способом структурированных данных является базой данных.

База данных (БД) представляет собой определенным образом организованную совокупность данных, отображающих состояние и взаимосвязи объектов какой-либо предметной области.