Внесение исправлений в бухучет по откорректированным документам.

Последствия исправлений в бухучете зависят от момента, в который исправленный документ попадет в бухгалтерию.

Вариант1:

Исправление сделано до обработки документа в бухгалтерии. Например: в накладной на поставку материала первоначально было 100 кг по 50 р за кг итого 5000, при фактической приемке обнаружено 105 кг. Излишек поставщику не возвращаем. Представитель поставщика и наш кладовщик вносят исправления в накладную и подписи ставят оба. 105 кг 520 рублей

Для бухгалтерии этот документ будет единственным и никаких проблем не возникнет д10 к 60 5250 рублей

Вариант 2:

Документ исправляют, после того как он был учтен в бухгалтерии и составлена проводка д10 к 60 5000. Тогда на дополнительную сумму положено составить дополнительную же проводку д10 к 60 250 Если вы единственный бухгалтер, то исправить сумму можно непосредственно в первоначальной проводке и перепровести документ. Если пользователей бухгалтерской системы несколько, тогда исправлять что-либо в готовых документах за прошедшие периоды нельзя, т.к. это повлияет на работу других пользователей. (а если сделать в тихоря по принципу дойной записи все равно всплывет, только позже и с большими проблемами).

Особенно осторожно надо вносить исправления в сторону уменьшения, т.к. то сторнировочные проводки (красное сторно). Отрицательные проводки в бухучете редкость и чтобы они бросались в глаза их с 16 века делают красного цвета. В лекциях, контрольных и в целом в бухучете до 1995 года действительно писали красными чернилами. В настоящее время в программе 1с достаточно поставить знак «-« перед суммой и программа подсветит красным, оставив при этом и знак минус, который в рукописном бухучете не допускается. Допустим к той же накладной при проверке обнаружено, что фактически получено 98 кг делается запись [д10 к 60 100]

Понятие простых и сложных проводок

Эти понятия связанны с особенностью записи проводок, а не с процессом их составления.

Простые проводки – это корреспонденция одного счета по дебету и одного счета по кредиту

Сложные проводки – корреспонденция одного счета по дебету и нескольких по кредиту, либо одного по кредиту и нескольких по дебету.

Пример:

С расчетного счета оплачено поставщику 100000, проценты по краткосрочному кредиту 70000, снято в кассу на командировки 8000

Д60К51 100000

Д60К51 70000

Д60К51 8000

Д60 100000

Д60 К51 70000

Д60 8000

Пример 2:

За февраль 2011 в основное производство передано материалов 500000, начислена зп 600000 амортизация 30000

Д20 К10 500000

К70 600000

К02 30000

В бухгалтерской программе проводки могут быть только простыми, т.к. там нет настройки на множественные связи, кроме того почти все проводки составляются бухгалтером не самостоятельно, программой автоматически на основании первичного документа, занесенного в базу

***29.03.2011***

Первичные документы должны оформляться такими средствами, которые гарантируют сохранность записей в течении положенного срока хранения. Ограничений по цвету чернил в настоящее время не существует, есть только общие рекомендации не использовать красный из-за особенностей красного сторно. Срок хранения практически всех бухгалтерских документов 5 лет или до проведения сплошной инвентаризации. Если акта такой инвентаризации нет, то первичные документы и производные нельзя уничтожать и через 5 лет. Единственным исключением по сроку хранения являются лицевые счета работников, содержащие информацию обо всех выплатах (ЗП, премия, отпускные, мат. помощь, подарки к юбилеям) конкретному сотруднику за все время его работы. Лицевой счет должен храниться 75 лет, за рубежом срок хранения этого документа 90 лет. В случае пропажи или повреждения документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин, при необходимости подключаются соответствующие инстанции. Восстановить утраченные документы налоговая может потребовать только в отношении банковских документов. За недоказанную неумышленную порчу документов наказание руководителю и главному бухгалтеру не предусмотрено.

Не использующиеся в работе документы, по которым не истек срок хранения можно сдавать в архив (специально оборудованное помещение при организации).

Правила передачи документов в архив практически такие же, как при изъятии контролирующими органами:

1. документы подбираются в хронологическом порядке либо по экономическому смыслу (все счета фактуры, все авансовые отчеты), либо по отчетным периодам вместе с комплектом налоговой отчетности.

2. в каждую емкость с документами делается опись вложения. Опись вложения рекомендуется составлять в двух экземплярах, один прикреплять на коробку, второй убирать внутрь.

3. при необходимости листы первичных документов могут быть пронумерованы дополнительно. Например: десять авансовых отчетов на пятидесяти листах.

4. документы дополнительно можно прошить, объединяя по временным периодам.

5. получить у принимающей стороны расписку о том, какое именно количество упаковок с документами принято на хранение (если документы забирают на внешнюю налоговую проверку, акт приема-передачи документов должен быть составлен в трех оригинальных экземплярах и подписан представителями обеих сторон плюс печати. В акте приема-передачи с налоговой надо очень аккуратно и подробно указывать номера переданных документов, чтобы избежать взаимных претензий. Например: нумерация счетов-фактур с 1 номера по 820 и есть несколько счетов фактур с буквенным обозначением – 125 и 125а, документы с буквенным обозначением лучше выделить особо).

Существуют виды документов, которые налоговые органы не имеют право изымать у организации. Как правило, эти организации подлежат проверке другими инстанциями. Например: документы, содержащие военную тайну; в документах есть информация о добыче драгоценных камней и драг металлов.

В случае внезапной налоговой проверки работники бухгалтерии имеют право снять ксерокопии со всех документов, которые как бухгалтерия считает могут потребоваться в работе. Снятие ксерокопий по времени не ограничивается. Иметь заранее ксерокопии документов главбух не обязан.