2. Информатизация процессов управления

2.1. Методологии обработки информации средствами эвм

Организация информационной системы должна отвечать организации основной деятельности компании. Общепринятой основой решения практических задач организации в этой сфере считается системный подход. При этом необходимо учитывать, что в настоящее время система обработки информации в структуре компании занимает значительное место.

Для информационных систем и технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. Так, например, технологию пакетной обработки программ на вычислительном центре заменила технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. При внедрении новой информационной технологии в организации следует оценить риск отставания от конкурентов из-за ее неминуемого старения со временем, т.к. информационные продукты имеют слишком высокую скорость обновления на новые виды или версии. Периоды сменности колеблются от нескольких месяцев до одного года. Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять значительного внимания, возможно, что к моменту завершения перехода компании на новую информационную технологию она уже устареет и нужно будет принимать меры по ее модернизации. Такие ситуации с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, в то время как основной причиной является отсутствие или слабая разработка методологии использования информационной технологии.

Исторически информационные системы развивались следующим образом:

Централизованная обработка информации на ЭВМ: создавались большие вычислительные центры коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ, применение которых позволяло обрабатывать значительные массивы входной информации и получать различные виды информационной продукции для пользователей. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций.

Преимущества методологии централизованной технологии:

- возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

- сравнительная легкость реализации методологических решений развития и совершенствования информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки:

- ограниченная ответственность персонала, что не способствует оперативному получению информации пользователями, препятствуя верному принятию управленческих решений;

- ограничения возможностей пользователей в процессе получения и использования информации.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций (что позволило пользователю расширить свои возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициативы).

Преимущества:

- гибкость структуры, обеспечивающая инициативу пользователя;

- усиление ответственности нижнего звена сотрудников;

- уменьшение потребности в использовании центрального компьютера и соответственно контроля со стороны ВЦ;

- более полна реализация творческого потенциала пользователя за счет использования средств связи.

Недостатки:

- сложность стандартизации из-за большого количества уникальных разработок;

- психологическое неприятие пользователями в готовых программных продуктах стандартов, рекомендованных ВЦ;

- неравномерность развития уровня информационной технологии на местах, что определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Рациональная методология (разумное применение централизованной и децентрализованной)

- вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям в работе и обучении, устанавливать стандарт и определять политику применения программных и технических средств;

- персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий соответственно с общим планом организации.

Рациональная методология применения информационных технологий позволяет достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, обеспечить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и т.д.

В настоящее время предпочитают распределенные технологии обработки информации с раздельной централизованной и децентрализованной эксплуатацией.

В информационных системах наблюдаются следующие тенденции:

- происходит сдвиг интересов пользователей от использования машин-вычислителей к использованию вычислительных и информационных сетей;

- снижается интенсивность необходимого обслуживания информационных систем (например, вследствие переноса некоторых задач обслуживания на пользователя при соответствующей его подготовке);

- на первый план выходят защищенность информации и информационной системы в целом на основе сетевых комплексов.

Эти тенденции необходимо выявить, оценить и описать при формировании целей информационной системы на стратегическом уровне, а потом трансформировать в виде задач оперативного уровня. Эффективное использование всех средств информатизации составляют основу менеджменту информационных систем.

При внедрении информационной системы в компании необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отображающих сформированные взгляды на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации:

1) ориентируется на существующую структуру компании. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит только модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, совершенствуются только рабочие места. Осуществляется разделение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальная, т.к. затраты незначительные и организационная структура компании не изменяется. Недостаток: необходимость непрерывной смены форм представления информации, применимой к конкретным технологическим методами и техническим средствам; какое-либо оперативное решение «грузнет» на различных этапах информационной технологии. Преимущества: минимум рисков и затрат.

2) ориентируется на будущую структуру компании и предусматривает максимальное развитие коммуникаций и новых организационных взаимосвязей. Производительность организационной структуры компании возрастает, т.к. рационально распределяются архивы данных, уменьшается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами. Недостатки: существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений компании; наличие психологического напряжения, вызванного предусмотренными изменениями структуры компании и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей. Преимущества: рационализация организационной структуры компании; максимальная занятость всех работников; высокий профессиональный уровень; интеграция профессиональных функций вследствие использования компьютерных сетей.

Новая информационная система компании должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы ее обрабатывающие связывались между собой единым массивом информации. При этом выдвигаются два требования:

1) структура системы обработки информации должна отвечать распределению полномочий в фирме;

2) информация в средине системы должна функционировать так, чтобы достаточно точно соответствовать уровням управления.