7. Требования к ису

При выборе системы программного обеспечения для ИСУ необходимо учитывать следующие требования:

• система должна быть настолько простой, чтобы любой пользователь мог освоить ее за два-три дня, не имея знаний ни в области программирования, ни в области систем обработки данных;

• не обязательно, чтобы пользователь имел специальное экономическое образование. Знания в этой области он приобретает постепенно — в процессе использования системы и анализа результатов ее работы;

• получатели отчетов системы программного обеспечения должны понимать их сразу без дополнительных расшифровок;

• в системе должны использоваться принятые в организации названия и определения, т.е., чтобы информация на экране компьютера была изложена “на языке данной организации”;

• используемые системой программного обеспечения справочники должны быть ясными и четкими;

• система должна позволять сопоставлять фактические результаты деятельности организации с плановыми показателями и расчётными данными;

• система должна гибко реагировать на изменения требований к объему и качеству информации в связи с развитием организации;

• должна быть предусмотрена возможность совершенствования системы без нарушения ее связей и комплексности.

8. Результаты внедрения ису

ИСУ позволяет сократить время представления информации и принятия необходимых решений при помощи следующих процедур:

• переход к ежемесячному (а не поквартальному) сопоставлению заданных и фактических показателей;

• сопоставление результатов какого-либо периода (месяца, квартала или года) с общими итогами года;

• получение ежедневной информации о состоянии дел в организации (бортовой журнал).

Для ежемесячного сопоставления заданных и фактических показателей необходимо планирование по месяцам. Ежемесячное сопоставление плановых и фактических показателей позволяет:

• в течение более короткого периода внести необходимые коррективы;

• яснее видеть влияние отдельных позитивных и негативных тенденций, возникающих в течение квартала, которые зачастую компенсируют одна другую, а ежемесячный отчёт яснее показывает влияние отдельных отклонений, и они могут быть первыми сигналами для корректирующих воздействий;

• при больших колебаниях в течение года в снабжении, производстве, складском хозяйстве или в сбыте эффективнее влиять на хозяйственные и финансовые результаты, осуществлять планирование;

• руководству организации легче изучить результаты деятельности последнего месяца и проанализировать выявленные отклонения, чем сделать это по прошествии квартала.

ИСУ позволяют дополнить сопоставление заданных и фактических показателей их сравнением в отдельные даты месяца или квартала. Эта процедура позволяет добиться улучшения качества информации, поскольку:

• сравнение данных текущего учёта и совокупного результата ясно показывает, намечается ли общая тенденция или налицо только кратковременное колебание показателей;

• упрощаются анализ причин отклонений, и поиск корректирующих мер;

• быстрее и эффективнее проявляется влияние противодействующих мер;

• исключается опасность, что положительные и отрицательные тенденции развития организации взаимно компенсируют одна другую и создаётся видимость, что “в среднем всё хорошо”.

ИСУ позволяют организовать учет результатов деятельности организации, фиксируя “нарастающим итогом” фактически полученные суммы на покрытие расходов и постоянно сравнивая их с необходимыми суммами. Это позволяет принимать ежедневные решения исходя из текущего состояния дел.