6.4. Интегрированные пакеты программ

Интегрированные пакеты программ - по количеству наименований продуктов немногочисленная, но в вычислительном плане мощная и активно развивающаяся часть ПО.

В рамках интегрированного пакета обеспечивается связь между данными, однако при этом сужаются возможности каждого компонента по сравнению с аналогичным специализированным пакетом.

Типичные и наиболее мощные пакеты данного типа: Borland Office for Windows, Lotus, SmartSute for Windows, Microsoft Office. В профессиональной редакции этих пакетов присутствуют четыре приложения: текстовый редактор, СУБД, табличный процессор, программы демонстрационной графики.

OpenDoc представляет собой объектно-ориентированную систему, базирующуюся на открытых стандартах фирм - участников разработки. В качестве модели объекта используется распределенная модель системных объектов (DSOM - Distributed System Object Model), разработанная фирмой IBM для OS/2. Предполагается co вместимость между OLE и OpenDoc.

6.5. Интегрированные системы управления проектами

Spider Project

Технологии управления проектами и пакет Spider Project помогают принимать обоснованные и проверенные решения, исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

Диаграммы Гантта, графики и гистограммы, сетевые и организационные диаграммы, всевозможные таблицы позволяют нашим пользователям не только анализировать проект с разных сторон, но и качественно представлять любую информацию о проекте (Рис. 6.1).

Рис. 6.1. Пример построения диаграммы Гантта

Spider Project - пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом большого практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов рынка программных продуктов для АСОУ (рис. 6.2 – 6.3).

Рис.6.2. Построение схемы работ средствами Spider Project

Рис.6.2. Построение диаграмм средствами Spider Project

К особенностям пакета Spider Project относятся:

• Наилучшие расписания выполнения работ и оптимальное использование ресурсов проектов. Планы, составленные Spider Project, как правило, имеют меньшую длительность, а значит и стоимость, чем планы, составленные зарубежными пакетами.

• Возможность не только задания длительности, но и планирования сроков исполнения работ исходя из их объемов и производительности назначенных ресурсов.

• Возможность автоматического назначения ресурсов, исходя из их квалификации.

• Неограниченное количество иерархических структур работ и ресурсов, центров затрат и материалов.

• Возможность создания и использования в проектах различных баз данных, в том числе нормативных расценок и расходов материалов на единицу объема, производительностей и загрузки ресурсов на типовых работах и т.д.

• Возможность создания и одновременной работы с неограниченным числом версий проектов.

• Встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ.

• Расчет трендов вероятностей успеха

• Возможность использования в проектах любых дополнительных характеристик работ, ресурсов и назначений.

• Самые широкие возможности стоимостного и ресурсного анализа проектов. В одном проекте можно параллельно вести анализ затрат в различных единицах и при разных нормативных базах.

• Возможность моделирования не только затрат, но и доходов, не только расхода, но и производства ресурсов. Подсчет Cash Flow для всех статей затрат, а также для любых материалов проекта.

• Возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов.

• Оптимальная организация групповой работы и мультипроектного управления.

• Встроенная система учета, позволяющая не только корректировать оставшиеся длительности и объемы работ, но и получать отчеты по исполнению проекта в любых разрезах и за любой промежуток времени.

• Встроенное руководство по управлению проектами, полностью охватывающее международные стандарты.

Технические характеристики Spider Project

• Неограниченное количество операций

• Неограниченное количество ресурсов

• Неограниченное количество календарей

• Любое количество иерархических структур работ в каждом проекте

• Любое количество иерархических структур ресурсов в каждом проекте

• Любое количество иерархических уровней в каждой из иерархических структур

• Любое количество статей затрат

• Любое количество центров затрат и материалов

• Любое количество версий проекта

• Оптимизация расписания исполнения работ при ограниченных ресурсах, при заданных графиках поставок и финансирования

• Мультипроектное управление

• Стоимостной анализ по методике NASA (Earned Value Analysis)

• Возможность сравнения между собой любых двух версий проекта

• Любое количество базовых версий

• Диаграммы Гантта для работ и ресурсов

• Гистограммы загрузки ресурсов

• Графики затрат и потребности в материалах

• Моделирование как расходов, так и доходов

• Моделирование производства ресурсов

• Составление расписания исходя из объемов работ, квалификации и производительности ресурсов

• Три вида сетевых диаграмм

• Организационные диаграммы для представления иерархий работ и ресурсов

• Плавное масштабирование диаграмм

• Табличные и графические отчеты

• Встроенная система учета

Microsoft Office Project

Microsoft Office Project предлагает эффективное решение задач планирования и контроля выполнения проектных работ, управления ресурсами и ведения отчетности, востребованное на всех этапах управления проектами:

• Инициация,

• Планирование,

• Реализация,

• Контроль,

• Завершение.

Обеспечивая информационную прозрачность управления проектами, линейка продуктов Microsoft Office Project позволяет учитывать интересы всех участников проекта и быть в курсе самых последних изменений, новых вопросов, идей и проблем. На рис. 6.3. приводятся компоненты пакета.

Рис.6.3. Состав пакета Microsoft Office Project

Пакет Microsoft Office Project содержит два комплекса инструментов: Решение для управления корпоративными проектами и Microsoft Office Project Стандартный.

Решение для корпоративного управления проектами - это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами включающее программные продукты Microsoft Office Project Профессиональный выпуск, Microsoft Office Project Server, технологию Microsoft Office Project Web Access и обеспечивает:

• Управление портфелем проектов.

• Согласованное управление проектами и ресурсами

• Эффективное взаимодействие участников проектной команды

• Интеграцию с существующими корпоративными информационными системами

Project Стандартный - версия настольной системы для индивидуального планирования и управления проектами.

Project Стандартный обеспечивает независимое управление проектами с помощью привычных удобных инструментов, не предусматривая взаимодействие с сервером Project Server и координацию планов с другими менеджерами организации.

Project Cтандартный позволяет осуществлять успешное ведение и своевременное завершение проектной работы, предоставляя гибкие возможности планирования и отслеживания выполнения задач в рамках проектного бюджета, оперативного назначения ресурсов, а также удобного ведения отчетности.

Система управления проектами Primavera

Что такое корпоративное управление проектами? На сегодняшний день термин «Управление проектами» уже прочно вошел в обиход руководителей российских организаций. С каждым годом все в большей степени ощущается необходимость внедрения современных методов управления проектами. В современном бизнес-окружении при постоянно растущей сложности проектов, когда перед организациями ставятся задачи достижения намеченных целей в сжатые сроки и с минимальными затратами, невозможно рассматривать методологию управления проектами в отрыве от современных информационных технологий. В результате появилась необходимость создания корпоративных систем управления проектами (СУП), обеспечивающих управление по проектам со сквозным контролем всех проектов, работ, а также трудовых, материально-технических и финансовых ресурсов в рамках одной или группы компаний (финансового или производственного холдинга).

Но прежде, чем определять элементы корпоративной системы управления проектами, проследим всю цепочку развития программных средств по управлению проектами. Программное обеспечение для планирования проектов применяется уже более 30 лет. Сначала это были приложения на мейнфреймах, затем на миникомпьютерах, а затем на персональных компьютерах. В большей части это были изолированные, однопроектные приложения с ограниченными возможностями и функциональностью. В них отсутствовала возможность совместной работы с другими приложениями организации; все проекты велись и хранились отдельно друг от друга; большинство систем могло работать только с ограниченным количеством работ, ресурсов и т.д.

«Технологический прорыв» в области программного обеспечения для управления проектами произошел во второй половине девяностых годов. Перед большинством организаций встал вопрос снижения издержек и жесткого контроля затрат, что возможно только при «сквозном» контроле всех проектов организации в единой системе. В современном программном обеспечении по управлению проектами стали доступны такие функции, как управление персоналом, управление поставками, бюджетирование. Эти функции применяются уже не к отдельным проектам, а ко всей совокупности проектов организации — как к внутренним, так и к внешним. Основные составляющие процессов корпоративного управления проектами представлены на рисунке 6.4.

Рис. 6.4: Процессы корпоративного управления проектами

Корпоративное управление проектами представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации и контроля людских и материальных ресурсов всей совокупности проектов организации, направленную на эффективное достижение целей проектов путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

Рынок современного программного обеспечения по управлению проектами представлен широким спектром продуктов, различающихся степенью удовлетворения требований к корпоративному управлению проектами. Они представлены как примитивными настольными приложениями, не поддерживающими сетевой работы, на которых возможно ведение небольшого количества несложных проектов и программ, так и современными программными средствами, построенными на web-технологиях, поддерживающими многопользовательскую работу с данными проекта и при помощи которых возможно построение целостной корпоративной системы управления проектами.

Программное обеспечение для корпоративного управления проектами должно обладать следующими свойствами:

1. Масштабируемость для управления всеми проектами организации разного размера;

2. Возможность интеграции с другими информационными системами организации;

3. Поддержка организационной структуры;

4. Управление рисками;

5. Поддержка различных методик планирования и контроля работ проекта;

6. Поддержка множества целей;

7. Анализ портфелей проектов;

8. Многопользовательская работа;

9. Распределенная работа;

10. Распространение информации

и выполнять следующие функции:

Управление портфелями проектов

• Соотнесение предпринимаемых действий со стратегическими целями организации, определение приоритетов организации на основании стратегических целей;

• Определение оптимального сочетания «цели-время-затраты-риск-качество»;

• Анализ влияния инициации новых проектов на портфель проектов в целом;

• Контроль ключевых вех по проектам для принятия обоснованных управленческих решений;

Управление ресурсами

• Разрешение ресурсных конфликтов, определение «общих» ресурсов, которые могут быть использованы во всех подразделениях организации;

• Распределение ресурсов на основании их профессиональных навыков и квалификаций по портфелю проектов или организации в целом;

• Ситуационный и «что-если» анализ с целью определения влияния изменений на проекты;

• Прогноз потребностей трудовых и нетрудовых ресурсов;

Коммуникации

• Улучшение коммуникаций как внешних, так и внутренних между несколькими командами проектов, регионами, ресурсами, подрядчиками, партнерами, поставщиками и распределенными командами;

• Усовершенствование информационных потоков организации;

• Обеспечение безопасности и определение прав доступа к информации проекта в режиме реального времени;

• Создание «виртуальных» команд проектов по всей организации;

Управление проектом

• Управление внутрипроектными зависимостями и зависимостями между всеми проектами организации;

• Поддержка географически распределенных сложных проектов с географически распределенными командами;

• Оперативное прогнозирование рисков по проекту, осуществление «что-если» анализа;

• Оперативное выявление проблем и отклонений;

• Предоставление руководителям проектов и участникам команды только необходимой им информации;

Управление процессами

• Сохранение и анализ уже выполненных проектов для совершенствования бизнес-процессов организации;

• Идентификация и категоризация рисков и проблем, которые могут возникнуть при реализации будущих проектов;

• Интеграция информации по проектам с внешними информационными системами и приложениями организации;

• Многократное использование планов и шаблонов успешно реализованных проектов.

Критерии корпоративного управления проектами:

• Легкость в использовании и администрировании многопользовательских, многопроектных приложений, масштабируемость и настройка в масштабах всей организации для всех участников проектов.

• Сохранение больших объемов проектных данных и информации по всей организации.

• Возможность распределенного выполнения задач, характерных для управления проектами: расчет расписания, выравнивание ресурсов, отчетность по отдельным проектам, организации в целом и портфелям проектов.

• Обеспечение каждого участника проекта соответствующим инструментом, достаточным для выполнения их функций — как участников команды проекта, которым необходимо отчитываться только о статусе выполняемых ими работ, так и руководителей проектов и отделов.

Primavera

Компания Primavera Systems разработала серию программных продуктов Primavera Enterprise, позволяющих создать корпоративную систему управления проектами. Пакет Primavera Enterprise удовлетворяет всем требованиям к программному обеспечению для корпоративного управления проектами и обладает рядом дополнительных специальных функций.

В отличие от других современных средств для управления проектами, архитектура Primavera Enterprise разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры - структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций - обеспечивают дополнительные возможности хранения проектной информации, совершенствуя процессы доступа и управления большими объемами данных по проектам, пакетам работ и ресурсам.

Ключевой структурой при организации корпоративной системы является структура проектов предприятия (EPS). EPS - это иерархическая структура базы данных проектов. Каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты, которые должны быть выполнены в рамках организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации.

Далее, проекты подвергаются дальнейшей декомпозиции на отдельные фазы и стадии - такая иерархия называется структурой декомпозиции работ (WBS). Каждый проект имеет собственную иерархию WBS с верхним уровнем эквивалентным проекту. Каждый пакет (элемент) WBS может содержать более детальные пакеты WBS, работы или и то и другое.

WBS - это иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.

Построение целостной корпоративной системы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между ее элементами и элементами структуры EPS и WBS. OBS - это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней.

Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS - узлами или отдельными проектами.

OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.

Связь структур EPS, WBS и OBS в рамках корпоративной системы управления проектами приведена на рисунке 6.5.

Рис. 6.5. Структуры корпоративной системы управления проектами

Пакет Primavera Enterprise поддерживает выполнение следующих функций:

Необходимые элементы корпоративной системы управления проектами	Возможности программного обеспечения Primavera
Управление портфелями проектов	·  Настраиваемые пользователем портфели проектов и структура кодирования позволяют осуществлять всесторонний анализ проектов по всем необходимым критериям. ·  Представления уровня проектов и портфелей дают возможность оперативного контроля данных, расчета влияния рисков проекта, ресурсного и стоимостного анализа на уровне портфелей проектов и организации в целом. ·  Наглядное графическое отображение прогнозируемых задержек в выполнении проекта, анализ потребления ресурсов по всем проектам. ·  Пользовательские представления для отображения ключевых вех проектов, их текущего статуса и сравнения с плановыми значениями.
Управление ресурсами	·  Все данные по ресурсам организации хранятся в единой базе данных, что дает возможность анализа их текущей загрузки и прогнозирования потребностей . ·  Каждый ресурс может быть связан с несколькими ролями, определяющими его навыки и квалификацию. ·  Потребление ресурсов может анализироваться как по отдельному проекту, работе, либо по нескольким проектам и работам. ·  Оценка трудоемкости работ по ролям.
Коммуникации	·  Приложения для оповещения участников проекта о назначениях на работы и сообщения им дополнительной информации. ·  Коммуникации между распределенными подразделениями организации. ·  Удаленные участники проектов могут просматривать подробную информацию по проектам через Web.
Управление проектом	·  Определение внутрипроектных зависимостей и зависимостей между проектами. При расчете расписания учитываются как внутренние, так и внешние зависимости. ·  Функции удаленного доступа, возврата и изъятия проектов из базы данных позволяют обновлять график проекта с мест проведения работ и информировать об этом все стороны, вовлеченные в реализацию проекта. ·  Информация по ресурсам может просматриваться в графическом и табличном представлениях ·  Анализ рисков проекта на длительность и стоимость проекта в целом и отдельных его частей ·  Анализ выполнения проекта на основании нескольких целевых планов ·  Контроль выполнения проектов по различным показателям
Управление процессами	·  Выполнение текущих проектов может быть «зафиксировано» и использоваться в дальнейшем для оценки длительности и стоимости схожих проектов. ·  С помощью Primavera Software Development Kit и XML сервера, возможна интеграция любого уровня сложности и детализации. ·  Успешно реализованные элементы проекта или проекты целиком могут сохраняться и использоваться в дальнейшем в качестве планов проектов или методологий, на основании которых формируются планы проектов.

По оценкам агентства Surgency, Inc. использование пакета Primavera Enterprise существенно повышает эффективность функционирования организации. Ниже приведена таблица показателей эффективности от использования Primavera Enterprise:

Возможности	Преимущества	Показатели	Эффект
Управление портфелем проекта	·  Соотнесение предпринимаемых действий со стратегией компании, определение наиболее приоритетных проектов. ·  Постоянная информированность руководства организации обо всех проектах.	·  Прибыльность портфеля проектов. ·  Соответствие портфелей проектов целям организации. ·  Закрытие проектов.	·  Увеличение коэффициента окупаемости инвестиций (ROI) на 10–20 %. ·  Сокращение количества закрываемых проектов на 1–3 %.
Управление ресурсами	·  Повышение эффективности распределения ресурсов. ·  Более эффективное использование высококвалифицированных и дефицитных ресурсов. ·  Улучшение прогнозов пропорции между внутренними и внешними трудовыми ресурсами (аутсорсинг).	·  Использование ресурсов. ·  Соблюдение бюджета.	·  Снижение издержек на 10–20%. ·  Повышение эффективности использования трудовых ресурсов.
Коммуникация	·  Преодоление организационных и географических барьеров; обеспечение доступа к актуальной информации по проекту. ·  Повышение достоверности предоставляемой информации. ·  Эффективное использование опыта по уже реализованным проектам.	·  Время, затрачиваемое на поиск и доступ к важной информации. ·  Повышение продуктивности персонала. ·  Оперативное выполнение заданий. ·  Соответствие всем требованиям проекта. ·  Административная работа.	·  Сокращение времени, затрачиваемого на составление отчетов по проекту на 50–85 %. ·  Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. ·  Сокращение административных расходов на 25 — 75 %.
Управление проектом	·  Улучшение процесса принятия решений. ·  Все стороны, вовлеченные в реализацию проекта, всегда обладают актуальной информацией по проекту. ·  Четко построенный процесс планирования человеческих ресурсов, времени и работ. ·  Существенное усиление возможностей по управлению проектами. ·  Снижение затрат на обучение, т.к. процесс обучения строится в зависимости от роли сотрудника. ·  Поддержка «виртуальных команд».	·  Время на анализ извещений. ·  Длительность цикла разработки продуктов. ·  Точность прогнозов (план проекта в сравнении с фактическими данными). ·  Производитель-ность персонала. ·  Время, затрачиваемое на планирование проекта. ·  Время, затрачиваемое на поиск и получение необходимой информации.	·  Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. ·  Сокращение затрат от задержек на 10 — 20 %. ·  Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %. ·  Сокращение времени, затрачиваемого на формирование отчетности по проекту на 50 — 85 %.
Управление процессами	·  Возможность обучения и использования знаний по уже реализованным проектам. ·  Снижение издержек за счет однократного ввода данных.	·  Время, затрачиваемое на планирование проекта. ·  Качество данных. ·  Переработка и повторное использование полученных навыков и знаний.	·  Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %.

Многопроектное управление является неотемлемой частью корпоративной системы управления проектами. Скоординированная работа по проекту возможна только, если все его участники — как непосредственно вовлеченные в реализацию проекта, так и косвенно с ним связанные — обладают совместным доступом ко всему пулу проектов и необходимой дополнительной информацией. При внесении изменений в проекты, эти обновления должны быть сразу же отображены в центральной базе данных. Такое централизованное, многопользовательское взаимодействие обеспечивает доступ к информации по проекту в режиме реального времени для принятия своевременных и обоснованных решений всеми участниками проекта.

Архитектура пакета Primavera Enterprise (Рис. 6.6) направлена на поддержание постоянной коммуникации между всеми участниками проекта и предоставления им всей необходимой информации.

Ядром серии Primavera Enterprise является модуль Primavera Project Planner. Это клиент-серверное приложение, работающее на базах данных Oracle и MS SQL Server, для многопроектного планирования, контроля и управления. Оно может использоваться как автономно, так и в качестве части пакета Primavera Enterprise.

Рис 6.6. Архитектура пакета Primavera Enterprise

Приложение Primavera Project Planner обеспечивает руководителей проектов и планировщиков всеми инструментами, необходимыми для планирования и контроля проектов. С использованием расширенных возможностей модуля Primavera Project Planner по моделированию ресурсов и проектов, могут быть созданы наиболее оптимальные планы проектов. Руководители проектов могут анализировать влияние изменения пределов потребления ресурсов, приоритетов работ и назначения ограничений на достижение поставленных целей. С помощью расширенного линейного графика и PERT представления, а также мастера создания отчетов руководители проектов могут оперативно определять степень влияния изменений на проект, портфель проектов или организацию в целом.

Модуль Primavera Project Planner содержит легкие в использовании аналитические инструменты сценарного анализа проектов. В Primavera Project Planner, пользователи могут назначать календари на глобальном, проектном и ресурсном уровнях, контролировать длительность работ вплоть до минут. Руководители проектов могут настраивать уровень детализации отчетов, просматривать данные проектов, включая заметки, шаги работ, бюджеты, назначения ресурсов и ссылки на рабочую документацию. На рисунке 6.7 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Project Planner.

Рис. 6.7. Представление данных в приложении Project Manager

Используя доступные в Project Manager функции анализа и оценки рисков, участники команды проекта могут идентифицировать и измерять риски, планировать мероприятия по уменьшению степени влияния рисков на проект. В Project Manager, риски могут быть категоризированы, а планы контроля и управления рисками могут быть задокументированы, как часть общего плана проекта. С Project Manager, команды проектов всегда готовы к любым неожиданностям.

Portfolio Analyst — это мощнейшее интерактивное средство анализа и формирования отчетности по портфелям проектов. Руководство организации, руководители программ и проектов могут формировать портфели проектов по интересующим их параметрам и анализировать их в различных вертикальных и горизонтальных разрезах. Например, Portfolio Analyst может быть настроен для отображения только проектов, по которым есть перерасход бюджета. С помощью Primavera Portfolio Analyst, негативные тенденции могут быть выявлены на самых ранних этапах реализации проекта. На основании результатов анализа, осуществленного в Portfolio Analyst, руководством принимаются решения о необходимых корректирующих действиях по определенному проекту или программе в целом. Используя ряд специальных функций, пользователи Portfolio Analyst могут анализировать большие объемы информации по проектам и портфелям на различных уровнях детализации. На рисунке 6.8 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Portfolio Analyst.

Рис. 6.8. Вариант представления данных в приложении Portfolio Analyst

Methodology Manager — это отдельный модуль серии Primavera Enterprise, работающий с собственной базой данных. Methodology Manager является хранилищем шаблонов типовых проектов, собственных наработок и отраслевых стандартов, называемых методологиям. Их использование существенно облегчает процесс планирования, поскольку руководители проектов и группа планирования при инициации проектов начинают не «с нуля». Создание нового проекта возможно на основании одной или нескольких методологий, которые могут быть скорректированы пользователем в зависимости от специфики конкретного проекта. Работа с модулем Methodology Manager существенно облегчается наличием мастера Project Architect, который проводит пользователя по всем шагам, необходимым для создания плана проекта на базе уже существующих методологий.

Primavision — это внешнее web приложение серии Primavera Enterprise. Оно может быть запущено в стандартном web-браузере с любой рабочей станции, подключенной к Intranet или Internet. Primavision обладает функциональностью, необходимой всем участникам проекта. Каждому пользователю Primavision в зависимости от роли, выполняемой им в проекте, доступна только необходимая информация.

В Primavision возможно формирование наиболее оптимальных команд проекта и построение детальных отчетов о назначенных на каждую работу участниках. Используя показатели перерасхода ресурсов, руководители отделов сосредотачивают свое внимание именно на тех участках проекта, где это более всего необходимо на данный момент времени.

Специальные таблицы и гистограммы Primavision детализируют потребности в определенных ролях, указывая на то, специалисты какого профиля необходимы на том или ином участке работ, помогают спрогнозировать и исключить непредвиденные ресурсные конфликты.

Используя Primavision, руководство организации может анализировать ресурсные потребности и определять команды в соответствии с поступившими запросами и приоритетами организации.

С помощью Primavision может быть определена степень влияния каждой работы проекта на совокупную загрузку ресурсов организации. Используя простой Web интерфейс, руководители команды проекта или подразделений могут оперативно вносить в систему новые работы и определять ресурсы, необходимые для их выполнения.

В разделе проектов отображаются актуальные статистические данные, помогающие руководителям в принятии обоснованных решений. Использование текущей информации о состоянии проекта на определенный момент времени, списка стратегически важных вех и критических работ, отстающих от графика, позволяет сконцентрировать внимание на наиболее острых проблемах, которые могут отрицательно сказаться на результатах проекта.

Необходимо отметить, что в большинстве программных продуктов по управлению проектами, построенных на web технологиях, отсутствуют методы анализа критического пути, в то время, как в Primavision они доступны в полном объеме.

В Primavision пользователи могут производить расчет расписания, назначать ограничения на работы, определять задержки по зависимостям работ, определять календари и типы работ. На рисунке 6.9 приведена форма представления данных в модуле Primavera Primavision.

Рис. 6.9. Пример представления данных в приложении Primavision

Progress Reporter — это web-табель, доступный посредством стандартного браузера и предназначенный для формирования отчетов о статусе работ (Рис. 6.10). Используя его, участники команды могут получать задания, отчитываться о статусе работ и вводить ожидаемые даты завершения в центральную базу данных. При назначении исполнителей, руководитель проекта может прикреплять к работам заметки, которые будут доступны посредством Progress Reporter, а исполнители, в свою очередь, могут отправлять краткие отчеты по выполнению назначений руководителю проекта. После утверждения табелей руководителем проекта, центральная база данных обновляется фактическими данными по работам.

Рис.6.10. Пример представления данных в приложении Progress Reporter

OSIRIS — Приложение OSIRIS направлено на поддержание оперативного и эффективного взаимодействия между руководством проекта и исполнителями. Используя модули, составляющие приложение OSIRIS, участники проекта могут осуществлять детальное планирование на местах проведения работ, вносить фактические данные и обновлять информацию по статусу выполняемых ими работ, а также вносить свои предложения и комментарии в ходе реализации проекта. Для работы с OSIRIS, пользователи не нуждаются в покупке дополнительного программного обеспечения и прохождении обучения — обмен данными по проекту осуществляется по электронной почте в интуитивно понятной каждому участнику проекта форме. Приложение OSIRIS связано с центральной корпоративной базой данных проектов Primavera Enterprise, из которой происходит рассылка заданий исполнителям по проекту для детального планирования работ (модуль OSIRIS) и обновления информации по статусу «на местах» (модуль OSIRIS Status). Далее, обновленная информация отправляется обратно и поступает в основной модуль OSIRIS Administrator, в котором она проходит утверждение группой управления проектами. Если группу управления устраивают полученные результаты, то ими обновляется информация в корпоративной базе данных, в противном же случае полученные данные отправляются на доработку.

Рис. 6.11. Схема работы приложения OSIRIS

Таким образом, исполнители по проектам вовремя получают задания на выполнение работ и между ними поддерживается постоянный обмен данными Также, необходимо отметить, что приложение OSIRIS полностью соответствует всем современным требованиям к программному обеспечению — оно обладает удобным графическим интерфейсом и совместимо с почтовыми системами Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Primavera Mobile Manager — это приложение для портативных устройств типа Palm. Используя Primavera Mobile Manager, компании обладают всеми преимуществами от использования современных мобильных портативных устройств. Пользователи Primavera Mobile Manager имеют возможность оперативного доступа и обновления проектной информации. Используя портативные устройства, руководители и администраторы проектов могут просматривать и обновлять информацию о статусе проекта в любое время и из любой точки — с рабочих площадок, цехов или мест проведения оперативных совещаний. С Primavera Mobile Manager, пользователи имеют доступ к наиболее актуальной информации по графику проекта.

При загрузке информации по проектам в Primavera Mobile Manager, она становится доступной для рассмотрения и обновления непосредственно с мест проведения работ. По возвращении, достаточно подсоединить портативное устройство к компьютеру, на котором установлен модуль P3e, и напрямую обновить информацию по работам в центральной базе данных проектов.

Интеграционные решения

Перечисленные модули работают с календарно-сетевыми графиками работ по проектам, однако, каким бы насыщенным не был график, сколько бы параметров он не содержал, он не может, да и не должен отражать всю информацию по проекту — существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач сопровождения проектов. Грамотное позиционирование подобных программных продуктов и их интеграция в корпоративную систему управления проектами позволяет существенно сократить трудозатраты на работу с программным обеспечением, а также снизить затраты на его приобретение.

Система Primavera Expedition, предназначена для отслеживания договорных обязательств и ведения всей связанной с проектом документации. На сегодняшний день многие российские компании не обладают профессиональными системами документооборота. Хотя Primavera Expedition и не является системой документооборота, одной из основных ее функций является электронный учет документов. Благодаря учету входящей, исходящей корреспонденции и документов, требующих контроля исполнения, система Expedition систематизирует все документы организации. Задержка в рассмотрении и согласовании документов отражается на графике проекта, поскольку условием начала или завершения ряда работ являются утвержденные лицензии, разрешения, спецификации и др.

Кроме учета документов, система Expedition существенно помогает контролировать исполнение поручений по протоколам совещаний, приказам, распоряжениям и другим документам. С помощью Expedition ответственные исполнители вовремя узнают о назначенных обязанностях, а руководитель — о состоянии выполнения поручений. При этом информация об исполнении становится доступной руководителю до начала совещания. Это позволяет не тратить время на обсуждение выполненных дел в течении совещания, а сосредоточиться на том, что не выполнено. Система Expedition в части контроля исполнения поручений позволяет вести протокол каждого мероприятия. В то же время невыполненные поручения предыдущего совещания автоматически появляются в следующем, что позволяет учесть все недоделанное. Такая функциональность модуля контроля исполнения поручений системы Expedition сокращает время проведения совещаний, и делает их более эффективными.

Серия программных продуктов Primavera Expedition совместима с серией Primavera Enterprise и позволяет расширить возможности корпоративной системы управления проектами в части контроля выполнения договорных обязательств, мониторинга выпуска и согласования проектно-сметной документации и сопровождения переговоров по проектам. Кроме этого поддерживается работа с СУБД Oracle, что облегчает решение интеграционных задач.

Рис. 6.12. Пример представления данных в приложении Primavera Expedition

СУП на базе продуктов Primavera является гибкой информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками команд проектов. Но для эффективного функционирования корпоративной системы управления проектами недостаточно одной покупки программного обеспечения: для построения оптимальной архитектуры системы желательно выполнить полный цикл разработки (провести обследование организации, прописать функции каждого участника системы, настроить интерфейс и отчеты, грамотно разработать структуры кодирования и обучить специалистов работе с программным обеспечением). Только в этом случае будет построена система, которая позволит повысить эффективность функционирования организации.

Основу для ускорения этого процесса могут составить типовые решения, разработанные компанией «ПМСОФТ» для различных вертикальных рынков (строительство, атомная энергетика, нефтегазовая промышленность, машиностроение и др.). В рамках такого типового решения возникает лишь необходимость в детализации ролей на этапе настройки низших уровней системы, специфичных для конкретной организации и того вертикального рынка, на котором она работает.

Сертифицированные сотрудники «ПМСОФТ» реализуют этот цикл создания СУП, построенных на базе продуктов Primavera, выполняют их адаптацию к специфическим требованиям, проводят обучение персонала и обеспечивают сопровождение созданной системы после внедрения. При этом приступать к работе с системой можно уже в течение первых недель внедрения.

OpenPlanProfessional

Open Plan является программным обеспечением профессионального уровня на рынке программных решений систем управления проектами и одержит обширный набор инструментов, использование которых позволяет эффективно управлять проектами и выполнять их в доступные сроки и в рамках бюджета.

Корпоративное управление программами

Реализация большого количества проектов при ограниченных ресурсах является проблемой, с которой сталкиваются многие компании. Для успешного решения этой задачи руководители должны иметь возможность рассматривать совокупность всех проектов компании, оценивать влияние хода выполнения отдельного проекта на всю программу в целом, управлять приоритетами проектов.

Open Plan предоставляет руководителям обширный набор инструментов для эффективного принятия управленческих решений и оптимизации выполнения программ с учетом временных и ресурсных ограничений.

Следующие функции Open Plan нацелены на обеспечение управления программами:

• Пулы ресурсов, совместно используемыех в мультипроектах

• Единые коды и календари, доступные в мультипроектах

• Выравнивание ресурсов для мультипроектов

• Назначение приоритетов проектов

• Суммирование параметров по уровням работ/ресурсов

• Возможность задания взаимосвязей между работами разных проектов в рамках мультипроекта

Настраиваемые представления позволяют получать отчеты по программам.

Управление ресурсами

Open Plan позволяет задавать приоритет проектов и отдельных работ, гарантируя, что распределение ресурсов при возникновении перегрузки всегда будет отвечать стратегическим целям компании. Для максимальной эффективности менеджеры ресурсов могут создавать Структурную Схему Организации. Open Plan может автоматически предложить  ресурс для назначения на работу, исходя из временных ограничений, доступности ресурсов, требуемой квалификации или принадлежности исполнителя  к заданному функциональному подразделению.

Инструменты ресурсного планирования и контроля Open Plan позволяют добиться оптимального распределения ресурсов:

• Планирование проектов и выравнивание ресурсов при временных и ресурсных ограничениях

• Поддержка использования квалификаций ресурсов (групп ресурсов со схожими функциональными возможностями)

• Возможность назначения ресурсов из пула

• Задание профиля назначения ресурса

• Использование правил распределения приоритетов при планировании работ

В Open Plan могут быть использованы трудовые, материальные ресурсы или прямые затраты, связанные с работами проекта; прямые затраты могут вводиться в различных валютах с учетом инфляции.

Выбор ресурсов

При назначении ресурсов на задачи проекта менеджеры ресурсов имеют информацию о текущей доступности ресурса (с учетом загруженности на других проектах) и предложения о возможных альтернативах. Есть возможность резервировать ресурсы для реализации отдельных проектов или задавать периоды совместного использования на нескольких проектах с указанием степени загрузки. Ресурсные потребности проектов могут быть выражены как в процентах, так и в общем количестве.

Графическое представление ресурсов

Ресурсные гистограммы и S-кривые, базирующиеся на количестве ресурсных единиц  или на стоимости, наглядны и легко формируются средствами Open Plan. Гистограммы стоимости могут дополнительно включать в расчет динамику изменения стоимости во времени. Количество ресурсов может отображаться как общее за период или среднее за интервал  времени. Настраиваемые диаграммы Ганнта Open Plan  позволяют наглядно отобразить перенос сроков из-за нехватки ресурсов.

Планирование проекта

Open Plan удовлетворяет всем требованиям современных систем календарного планирования. Мощные вычислительные возможности заложеных алгоритмов позволяют менеджерам проектов своевременно получать достоверную информацию и проводить анализ в ржиме реального времени.

Гибкие, интерактивные инструменты разработки отчетов и настройки представлений позволят менеджеру получать именно ту информацию, которая интересует его в текущий момент.

Создание мультипроекта на базе отдельных проектов компании отображает полную картину ее проектной деятельности. В рамках мультипроекта задаются логические связи между работами различных проектов; для процедуры ресурсного планирования определяются приоритеты, в результате чего исполнители сосредотачивают усилия на важнейших, с точки зрения руководства, направлениях деятельности.

Функции календарного планирования, доступные в Open Plan:

• Поддержка иерархии в программах, структуры разбиения работ в проектах

• Разработка и использование структуры разбиения работ

• Возможность использования до 90 кодов в проекте

• Неограниченое число используемых календарей

Возможности Open Plan по описанию моделей процессов и логических связей близко к реальным физическим процессам позволят менеджеру проекта добиться наиболее реалистичных планов работ

Настраиваемые отчеты и представления

Графические представления (для ввода и отображения различных типов данных) Open Plan могут быть настроены согласно потребностям организации и в соответствии с утвержденными стандартами.

В Open Plan доступны следующие типы представлений:

• Табличные данные

• Диаграммы расписаний (диаграммы Ганта)

• Логические сетевые диаграммы

• Гистограммы

• S-кривые

Возможности Open Plan по настройке представлений не ограничиваются следующими функциями:

• Иерархические структуры разбиения работ/ресурсов,  использование кодов и фильтров позволят получить требуемые данные

• Настраиваемые шаблоны узлов сетевой диаграммы

• Автоматическое форматирование и привязка к календарям в сетевых диаграммах

• Настраиваемые типы отрезков диаграммы Ганта

• Настраиваемые фильтры

• Использование технологии drag-and-drop

• Обширные возможности по настроек масштабов временных шкал, созданию календарей, в частности, нелинейных

Комбинирование диаграммы Ганта, таблиц и гистограмм в одном представлении Open Plan позволит менеджеру иметь полный контроль текущей ситуации

Ввод фактических данных

Для максимальной гибкости работы, Open Plan позволяет вводить информацию о прогрессе работ несколькими способами, а также вычислять прогресс автоматически. Информация о прогрессе работ может быть также введена удаленно при совместном использовании с WelcomHome. Это позволяет соисполнителям и удаленным членам команды проекта легко вводить данные по прогрессу, гарантируя тем самым своевременное обновление календарного плана.

Ввод фактических данных позволяет рассчитывать прогресс на базе:

• Фактических дат,

• ожидаемых дат завершения работ,

• текущих,

• остающихся длительностей,

• проценте завершения работ,

• проценте использования ресурсов.

Также поддерживается автоматический расчет прогресса ресурсов и фактической стоимости

Управление рисками проектов

Эффективный алгоритм итерационных имитаций по методу Монте-Карло позволит провести испытания до начала реализации проекта.

В области управления рисками Open Plan представляет следующие возможности:

• Расчет средних отклонений для ранних, поздних дат, резервов времени

• Ввод вероятностных характеристик выполнения отдельных работ

• Оптимистические, пессимистические и ожидаемые длительности работ

• Различные профили распределения вероятности

• Графическое представление информации о рисках

Открытая архитектура и возможность интеграции

Открытая архитектура Open Plan обеспечивает интеграцию с различными корпоративными системами, облегчая совместное использование информации на предприятии. С пакетом поставляются настроенные интерфейсы с популярными ERP-системами (SAP R/3, Baan) и пакетами календарного планирования (Microsoft Project, P3).

Средства создания сценариев экспорта/импорта позволяют пользователям создавать интерфейсы с их собственными системами.

Возможность хранения  данных Open Plan через ODBC в различных СУБД обеспечивает возможность его эффективной интеграции в существующую информационную систему предприятия.

Доступные возможности:

• Удобная интеграция с MS Project

• Возможность импорта файлов проектов Primavera P3

• Интеграция с Baan и SAP R/3

• Настраиваемый экспорт данных в формате XML, CSV

• Описание форматов хранения в БД

• Поддержка Application Programmer Interfaces (API) для интеграции со стандартными приложениями Windows

Безопасный многопользовательский доступ

Многопользовательский доступ позволяет вести совместную работу над проектом, в то время как гибкая система безопасности гарантирует, что только пользователи с соответствующими правами получат доступ к информации. Open Plan позволяет создавать группы пользователей и задавать всей группе соответствующие права в системе безопасности. Это позволяет, например, руководителям иметь доступ к данным проекта только для чтения, а менеджерам проекта предоставить полные права доступа.

Инструменты обеспечения безопасности:

• Использование пароля на вход в систему

• Распределение прав доступа к файлам

• Права доступа к информации исключительные / только чтение/ совместные.

Open Plan позволяет создавать учетные записи пользователей и объединять их в группы.

Техническая информация

Поддерживаемые базы данных:

Данные Open Plan могут храниться как в собственном формате, так и в следующих базах данных: Oracle, SQL Server, Sybase, Informix, Access, и Visual FoxPro.

Емкости:

• Неограниченное число проектов

• Неограниченное число проектов в программе

• Неограниченное число работ в проекте

• Неограниченное число календарей в проекте/программе

• Неограниченное число ресурсов, используемых в проекте

Контрольные вопросы

1. Перечислите требования, предъявляемые к комплексу технических средств.

2. В чем состоят различия компьютеров разных видов и классов? Каковы особенности их применения?

3. Каково назначение серверов?

4. Использование каких средств кроме компьютеров позволяет реализовать коммуникационные информационные услуги?

5. Рассмотрите различия в назначении системных и прикладных программ.

6. Перечислите наиболее важные системные программы.

7. Назовите по степени распространения прикладные программы экономического профиля.

8. Каковы особенности программного обеспечения управленческой деятельности предприятий, малого бизнеса, формирования бизнес-планов?

9. Определите требования, предъявляемые к программному обеспечению автоматизированного рабочего места.

10. Как классифицируется программное обеспечение автоматизированного рабочего места?

11. Какие прикладные программы используются в банковской деятельности, в сфере менеджмента и маркетинга, финансового менеджмента, в торговой деятельности?

12. В чем состоит назначение прикладных программ класса системы управления базами данных?