3. Раздел субд «Access 2003»

1.3.1 Общие сведения о субд ms Access

СУБД MS Access, входящая в состав пакета MS Office, предназначена для работы с БД и состоит из множества программ, объединенных в единую систему. Кроме того, она имеет связи с другими элементами MS Office, поэтому СУБД можно назвать приложением.

Для запуска приложений используются ярлыки на рабочем столе или меню, вызываемое при нажатии кнопки Пуск. Ярлыки обычно создаются автоматически при инсталляции приложений и задают основные параметры запуска приложения.

Для того, чтобы снизить вероятность потери результатов своей работы, важно проследить, чтобы создаваемые в процессе работы файлы хранились в определенном каталоге.

Внимание. Когда идет работа с пакетом MS Office, при открытии файлов часто автоматически создаются дополнительные временные файлы. Обычно они располагаются в той же папке, что и открываемый файл данных. Если открывается файл, находящийся на дискете, то для дополнительных файлов может не хватить места. Когда это случается, Ваш рабочий файл оказывается поврежденным.

Никогда не открывайте файлы, находящиеся на съемных носителях

Самым большим недостатком неопытных программистов является стремление записывать свои “шедевры”, не задумываясь о том, куда они попадают. Есть также большой соблазн пользоваться автоматически предлагаемыми именами типа Книга1 или db1. Это может иметь печальные последствия в том случае, если кто-то другой тоже пойдет по этому пути.

1.3.2 Создание таблиц

Данные в БД хранятся в Таблицах БД (далее – Таблицах). Строка таблицы называется Записью, а столбец – Полем. Один из типичных примеров данных, хранящихся в БД – список сотрудников фирмы или работников предприятия. Для каждого работника отводится одна запись – строка списка. Каждая запись имеет одинаковый перечень полей – сведений о работнике.

Перечень имен полей с указанием их типа (символьное, числовое и т.п.), размера (количества символов), и – для числовых полей количества цифр в дробной части числа представляет собой – СТРУКТУРУ БД

К структуре иногда относят и другие свойства каждого поля, например, формат представления чисел.

Поле или набор полей, использующиеся для однозначной идентификации записей, называется ПЕРВИЧНЫМ КЛЮЧОМ БД

В СУБД используется формат файлов .mdb. В нем хранится несколько таблиц, запросы, экранные формы и прочие объекты, необходимые для работы с этими таблицами. Таким образом, в одном файле содержится вся необходимая информация, относящаяся к некоторой задаче, и все средства работы с ней.

Первое, что Вы должны задать при создании БД – имя нового файла БД и папку, где он будет храниться.

БД состоит из шести наборов объектов. Это таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программы. Каждый из этих наборов показывается на отдельной странице окна БД. Для каждого из наборов имеются три основные действия: Открытие (просмотр данных или запуск программы, которая тоже обычно выводит какие-то данные), Конструирование (модификация существующего объекта), Создание (добавление нового объекта). Они соответствуют трем кнопкам в правой части окна БД. Названия кнопок изменяются при переходе от одного типа объектов к другому, но смысл действий всегда остается тем же. Удаление выделенного объекта производится клавишей Delete.

Для создания каждого из типов объектов имеются разнообразные средства. При формировании таблицы БД следует использовать Конструктор. В нем необходимо заполнить список полей, каждая строка которого соответствует полю создаваемой таблицы.

Прежде, чем начать ввод структуры, следует определить имена и характеристики полей. При этом следует руководствоваться следующими соображениями:

• Имя поля имеет длину до 64 символов и должно быть максимально информативным. Так, имена Поле1, Поле2 неинформативны, а имена Зарплата, Адрес и т. п. – информативны.

• Последние русифицированные версии СУБД допускают использование русских букв в именах.

• Имя поля не должно быть слишком длинным, чтобы удобно размещаться в шапке таблицы при просмотре и распечатке.

• Рекомендуется использовать стандартный стиль имен, например: ЗарплатаЗаМесяц. Не следует использовать в именах пробелы и «экзотические» символы.

• Для полей, содержащих числа, над которыми будут производиться арифметические действия (например, для поля КоличествоДетей) используется числовой тип.

• Так как в полях табельного номера и телефона могут содержаться не только цифры, но и другие символы (буквы, знак дроби, разделители в виде дефиса или косой черты и пр.), их следует делать текстовыми.

• Если в поле содержится дата (например, дата рождения) или значения ИСТИНА/ЛОЖЬ (ДА/НЕТ), то их тип дата/время или логический соответственно.

• Размер поля должен быть достаточным для хранения данных. Для окладов можно выбрать формат Денежный (можно хранить до 15 знаков в целой и 4 знака в дробной части числа). По умолчанию использованы настройки Windows для представления денежного формата. Они зависят от выбранного языка (точнее – от денежных единиц выбранной страны).

Для получения более подробных сведений о форматах и диапазонах представления чисел пользуйтесь клавишей F1. Она выводит подсказку по выделенному свойству.

Для создания таблицы выберите на листе Таблицы действие СоздатьКонструктор. В появившемся окне задавайте параметры каждого поля. В списке (сверху) показываются только имя и тип поля, а также необязательные комментарии к каждому полю. В комментарии можно внести нужные вам сведения. В результате будет создана структура таблицы в виде списка полей.

Детально свойства каждого поля задаются в окне свойств (внизу). В этом окне видны свойства текущего (выбранного) поля.

Поле можно удалить, выделив всю строку его описания щелчком по серому квадрату, расположенному слева от поля (аналогично выделяется вся строка таблицы в Excel) и нажав клавишу Delete. Для изменения порядка следования полей перетащите строку с описанием поля на нужное место за этот же серый квадрат.

Выделить сразу несколько полей можно, если щелкать по их серым квадратам, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, точно так же, как это делается при выделении нескольких файлов в Проводнике.

После того, как работа будет завершена, назовите новую таблицу.

Внимание. Не следует добавлять счетчик в качестве ключевого поля. Не следует также задавать значения непонятных свойств.

Для того чтобы внести изменения в структуру таблицы, ее следует выделить на листе Таблицы и нажать кнопку Конструктор. Вы снова окажетесь в Конструкторе данной таблицы.