Ввод текстов
Текст вводится обычным способом, как в документ MS Word. По умолчанию он прижимается к левому краю ячейки. Если в тексте часто встречаются повторяющиеся слова или выражения, то ввод можно ускорить с помощью Автозамены.
Для текстов, расположенных в столбец, Автозамена включается автоматически: после набора первых букв Excel допечатывает текст, который уже был введен в этот столбец и начинался так же. Допечатанный текст выделяется контрастным цветом. Если пользователя устраивает такая замена, то он переходит в другую ячейку, в противном же случае продолжает набор сам.
Ввод чисел
К числам относятся все данные, имеющие количественный смысл: арифметические числа, денежные суммы, даты, моменты времени и т. д. Единицы измерения при вводе опускаются. Если же их желательно видеть на экране рядом с данными, то они вводятся в соседние ячейки как пояснительные тексты или выводятся на экран с помощью команды: правая клавиша мыши Формат Ячейки вкладка Число. На экране числа прижимаются по умолчанию к правому краю ячейки.
При вводе арифметических чисел целая часть отделяется от дробной ЗАПЯТОЙ, а не точкой. Такое представление числа обозначается термином числовой формат.
Если после числа без пробелов ввести символ % (процент), то в память заносится значение в 100 раз меньшее, чем было введено. Это позволяет при программировании вычислений не включать в формулы делитель 100 около процентных данных.
При вводе дат в качестве разделителя используют точку символьной клавиатуры. При вводе времени – двоеточие.
Примеры:
1,5 – арифметическое число;
1.5 – дата первое мая;
1:5 – время пять минут второго.
Если год или секунды не указаны при вводе, они берутся с таймера, встроенного в компьютер. В память вместо введенной даты записывается количество дней, которое ей соответствует, начиная с 1900 года. Время преобразуется в долю суток, начиная с 00:00:00.
Ввод стандартных списков
Стандартными называются списки данных, постоянно хранящиеся в памяти MS Excel. К ним относятся списки дней недели, месяцев и дней года и ряд других. Если ввести в ячейку какое-либо значение из списка и протянуть его в любом направлении, то в протянутые ячейки автоматически будут введены остальные элементы списка.
Ввод формул
Формулу, как и в математике, используют в тех случаях, когда известно не то, что следует ввести в ячейку, а только алгоритм, как его получить. В зависимости от типа результата, полученного по этому алгоритму, различают арифметические, текстовые, логические и прочие формулы. В данном пособии будут рассматриваться только арифметические формулы, результатами которых являются числа.
Ввод
любой формулы обязательно начинают со
знака «=» и заканчивают нажатием клавиши
Enter.
После этого текст формулы высвечивается
в Информационном поле Строки формул, а
рассчитанное значение – в той ячейке,
которая была активна в этот момент.
Такие формулы называются формулами
ячейки. 
Работа с Мастером функций
При первом обращении к Мастеру функций во время набора формулы эту программу можно вызвать либо командой Вставка Функция…(в MS Excel 2003) либо кнопкой с надписью fx на стандартной панели инструментов.
Если формула начинается с функции, то знак «=» набирать необязательно, Мастер функций вставит его сам.
Работа Мастера разбита на два шага:
На первом в правой части окна выделяется нужная функция. Для того чтобы облегчить ее поиск, в левой части в поле Категория можно выделить нужный тип функций. По умолчанию всегда устанавливается тип 10 недавно использовавшихся. Пояснения по смыслу выбранной функции размещаются в нижней части окна и, если нужно, вызываются через справку. После того, как функция найдена, нажимают ОК.
На втором шаге Мастер выдает окно с полями для ввода аргументов. В них можно вводить константы, ссылки на ячейки или блоки, арифметические или логические выражения. Способы ввода аргументов те же, что и при наборе формулы, но знак «=» в аргумент вводить уже не надо. Для удобства ввода можно зацепить мышкой окно аргументов и переместить его в другую часть экрана так, чтобы оно не загораживало ячейки с нужными данными. Справа от каждого поля выдается значение набранного аргумента, под полями всех аргументов – значение функции, внизу окна – значение всей формулы в целом.
Если функция заканчивает формулу, то можно нажать ОК или клавишу Enter, в противном случае следует сделать щелчок левой кнопкой мышки в Информационном поле на тексте формулы и продолжать ее набор.