Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных дей­ствий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надпи­сей устанавливаются Министерством юстиции Российской Фе­дерации. Структура и порядок заполнения реестра регистрации но­тариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, ука­занная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанав­ливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе ука­зываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представи­телей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда дру­гих нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляет­ся. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяю­щему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нота­риального действия». В ней указываются все реквизиты доку­мента и год рождения владельца в подтверждение его дееспо­собности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «До­говор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государ­ственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за соверше­ние нотариальных действий и за составление проектов доку­ментов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошли­ны освобожден на основании (указывается основание освобож­дения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получаю­щие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного доку­мента», что документы получены бесплатно. При получении но­тариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных дей­ствий в реестре составляется акт об этом и приобщается к дан­ному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркивают­ся, оставление пустых мест недопустимо.

В случае совершения нотариального действия не в поме­щении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учрежде­нии и т.д. об этом делается отметка как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причи­нам, за него расписывается другое лицо; это обязательно дол­жно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновремен­но оформить и перевод нотариального документа. В таком слу­чае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

Удостоверение сделок (сделки с недвижимым имуществом, договоры займа, соглашения об уплате алиментов, брачный договор, удостоверение доверенностей).

В соответствии со ст. 158 ГК РФ на территории Российской Фе­дерации признаются Два вида письменной формы сделок, про­стая и нотариальная. В силу ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лица­ми, ее совершившими, или лицами, должным образом уполно­моченными ими на ее совершение. Законодательством РФ или соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать данная форма сделок: совершение на специальном бланке определенной фор­мы, скрепление документа печатью и т.п. В соответствии со ст. 165 ГК РФ нотариальное удостоверение сделки осуществля­ется путем совершения на документе, соответствующем выше­указанным требования (требованиям ст. 160 ГК РФ), удостоверительной надписи нотариусом или другим должностным ли­цом, имеющим право совершать такое нотариальное действие. Нотариальное удостоверение сделок обязательно:

1) в случаях, указанных в законе;

2) в случаях предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Договоры, завещания, доверенности и другие документы, в которых излагается содержание сделок, удостоверяемых в но­тариальном порядке, представляются нотариусам не менее чем в двух экземплярах, один из которых в обязательном порядке остается в делах нотариуса (нотариальной конторы). Все эк­земпляры документов подписываются участниками сделки, и на них нотариусом учиняется удостоверительная надпись. По же­ланию участников сделки каждому из них выдается по одному экземпляру удостоверенного документа.

Нотариусы обязаны разъяснять сторонам смысл и значение представленных ими проектов сделок и проверять, соответствует ли их содержание действительным намерениям сторон и не противоречит ли тре­бованиям закона.

По договору купли-продажи недвижимости продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, соору­жение, квартиру, дом или другое недвижимое имущество. До­говор купли-продажи недвижимости должен заключаться в пись­менной форме путем составления одного документа, который подписывается сторонами. Нотариальная форма для договоров продажи недвижимости не требуется. Однако переход права соб­ственности по договору недвижимости подлежит обязательной государственной регистрации.

При удостоверении договоров отчуждения недвижимости нотариус проверяет, имеется ли запрещение отчуждения или арест. Независимо оттого, что в справке бюро технической инвента­ризации есть сведения об отсутствии запрещения и ареста, нотариус должен проверить наличие этих данных по докумен­там нотариальной конторы, о чем делается отметка в договоре. При наличии такого запрещения договор купли-продажи недви­жимости как единого объекта или любой ее части может быть удостоверен лишь при согласии кредитора и приобретателя на перевод долга на приобретателя, а при наличии ареста — толь­ко после снятия ареста.

Договор об отчуждении жилого дома (части дома), квар­тиры, приобретенных после регистрации брака и являющихся общей собственностью супругов, может быть удостоверен лишь при наличии письменного согласия другого супруга на предпо­лагаемое отчуждение. Необходимо письменное согласие суп­руга и на приобретение недвижимого имущества в период бра­ка. Подлинность подписи супруга на заявлении о согласии на отчуждение дома, квартиры и т.д., являющихся общей совмест­ной собственностью супругов, или приобретение недвижимого имущества должна быть нотариально засвидетельствована. В том случае, если супруг лично явится в нотариальную контору и в присутствии нотариуса напишет соответствующее заявление, свидетельствование подписи на заявлении не требуется.

В случае отчуждения доли недвижимого имущества од­ним из участников общей долевой собственности нотариус должен убедиться в том, что продавцом соблюдены требования ст. 250 ГК РФ. В соответствии с этой статьей, при продаже доли в праве обшей собственности постороннему лицу, остальные участники долевой собственности имеют преимущественное право покупки продаваемой доли по цене, за которую она про­дается, и на прочих равных условиях, кроме случая продажи с публичных торгов. Продавец доли обязан известить в письмен­ной форме остальных участников долевой собственности о на­мерении продать принадлежащую ему долю постороннему лицу. В этом извещении продавец обязан указать цену и другие усло­вия, по которым он продает свою долю. Уступка преимущественного права покупки доли не допускается.

При удостоверении договоров на отчуждение недвижимого имущества нотариус истребует, кроме прочих документов, справ­ку бюро технической инвентаризации об оценке отчуждаемого имущества. В соответствии с законодательством цена договора определяется соглашением сторон, однако нотариус взимает госпошлину с суммы, указанной в справке БТИ, если договор­ная сумма ниже, или суммы, назначенной сторонами, если она выше, чем указанная в справке БТИ.

Граждане и юридические лица имеют право купли-про­дажи, дарения, мены и совершения иных сделок с земель­ными участками. Сделки с земельными участками, совершае­мые гражданами или юридическими лицами, удостоверяются нотариусом по месту нахождения земельного участка. Для удо­стоверения сделки нотариусу необходимо предъявить правоустанавливающие документы. Ими являются свидетельство о праве собственности на землю, кадастровый паспорт и документы-основания.

При нотариальном удостоверении сделок по отчуждению земельного участка свидетельство на право собственности на землю или государственный акт возвращаются с отметкой на лицевой стороне правоустанавливающего документа об удос­товерении договора. Отметка содержит дату, реестровый номер, наименование сделки, печать и подпись нотариуса. Правоустанавливающий документ вместе с договором представляются в земельный комитет, где договор регистрируется. Затем указанный документ с отметкой нотариуса изымается, а приоб­ретателю выдается новый правоустанавливающий документ.

При дарении земельного участка близким родственникам зе­мельные комитеты (иные компетентные органы) муниципального образования, в пределах территории которого расположен отчуж­даемый земельный участок, оформляют схему участка с указани­ем кадастрового номера. В случае, когда удостоверяется после­дующая сделка об отчуждении земельного участка, предыдущий договор отчуждения нотариусом изымается, приобщается к эк­земпляру договора, хранящегося в делах нотариуса.

Залог имущества является одним из способов обеспечения обязательств и представляет собой договор между залогодателем и залогодержателем. По договору залога залогодатель передает залогодержателю определенное имущество, за счет которого залогодержатель может удовлетво­рить свои требования в случае неисполнении обязательства.

Предметом залога может быть всякое имущество, в том числе вещи и имущественные права (требования). Исключение состав­ляет имущество, изъятое из оборота, требования, которые не­разрывно связаны с личностью кредитора, к примеру, требова­ния об алиментах, и иные права, уступка которых другому не допускается законом.

Залог недвижимого имущества именуется ипотекой. Дого­вор об ипотеке, договор о залоге движимого имущества или прав на имущество в обеспечение обязательств по договору, который должен быть нотариально удостоверен, подлежат но­тариальному удостоверению.

Договоры о залоге недвижимого имущества удостоверяют­ся нотариусом по месту нахождения этого имущества. Кроме правоустанавливающего документа, нотариус истребует справ­ку бюро технической инвентаризации, проверяет отсутствие запрещений отчуждения и ареста. В тексте договора указыва­ется предмет залога, его оценка, существо, размер и сроки обя­зательства, в обеспечении которого осуществляется залог.

При удостоверении договора залога квартиры, дома одно­временно налагается запрещение отчуждения закладываемого имущества. Договор о залоге (об ипотеке) недвижимого иму­щества должен быть зарегистрирован в порядке, установлен­ном для государственной регистрации сделок с соответствую­щим имуществом. Это требование является обязательным, и без его выполнения договор об ипотеке признается недействитель­ным. Государственную регистрацию договоров о залоге (ипоте­ке) осуществляют органы, регистрирующие вещные права на закладываемое имущество. Залог признается зарегистрирован­ным с момента внесения сведений о нем в соответствующий реестр и присвоения соответствующего номера.

При ипотеке земельного участка применяются аналогичные правила. Договор об ипотеке земельного участка подлежит регистрации в соответствующем комитете по земельным ресур­сам и землеустройству (иного компетентного органа) муници­пального образования, в пределах которого расположен закла­дываемый земельный участок. При регистрации договора о залоге (об ипотеке) регистратор указанного органа делает от­метку о наличии залога на третьей странице свидетельства о праве собственности на землю. Необходимо учесть, что при ипотеке земельного участка право залога не распространяется на находящиеся или возводимые на этом участке здания и со­оружения, если это не предусмотрено договором залога (ипо­теки). Если такое условие в договоре не предусмотрено, зало­годатель в случае обращения взыскания на заложенный участок имеет право ограниченного пользования той частью участка, которая необходима для использования здания или сооружения в соответствии с его назначением.

В связи с принятием Федерального закона от 30.12.2008 года № 312-ФЗ, полномочия нотариусов в сфере деятельности обществ с ограниченной ответственностью значительно расширились. Так, договор залога доли (части) доли обрел обязательную нотариальную форму, договоры купли-продажи доли (части доли) подлежат обязательному нотариальному удостоверению. Отметим, что закон предусматривает, что обязанность по уведомлению регистрирующего органа (ИФНС) в трехдневный срок после подписания договора залога доли (части доли) возлагается на нотариуса.

Далее отметим, договор ренты подлежит нотариальному удостоверению согласно ст. 584 ГК РФ. В случае, когда договор ренты предус­матривает отчуждение недвижимого имущества под выплату рен­ты, переход права собственности на недвижимость от получа­теля ренты к плательщику ренты подлежит в обязательном порядке государственной регистрации.

При удостоверении договора ренты нотариус обязан прове­рить, включены ли в содержание договора все существенные условия, а при их отсутствии разъяснить сторонам необходи­мость, внесения в проект договора соответствующих измене­ний. По сложившейся практике нотариусы сами готовят проект договора ренты, как один из наиболее сложных видов граждан­ско-правовых договоров.

В договоре должно быть отражено:

• обязательство получателя ренты передать свое имущество за плату или бесплатно в собственность другой стороне;

• обязательство плательщика ренты систематически выпла­чивать платежи получателю на протяжении времени действия договора;

• размер ренты и обеспечение выплат;

• сроки выплаты рентных платежей;

• условия расторжения договора;

• иные условия.

Отметим также, что действующее гражданское законодательство не требует заклю­чения в нотариальной письменной форме договоров, предметом которых являются правоотношения, связанные с переходом пра­ва собственности (владения, пользования) на автомототранспортные средства: купля-продажа, мена, дарение, аренда. Од­нако, руководствуясь пп. 2. п. 2 ст. 163 и частью второй п. 1 ст. 434 ГК РФ, собственник и приобретатель (пользователь) автомототранспортного средства могут прийти к соглашению совершить указанный договор в письменной форме и нотари­ально удостоверить его. При удостоверении сделок с автомо­тотранспортными средствами нотариус руководствуется общи­ми требованиями, которые предъявляются к удостоверению сде­лок.

По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.. Сумма денег или количество вещей, возвращаемых заемщиком, долж­ны быть равными полученным им от заимодавца, а вещи долж­ны быть того же рода и качества. Законодатель не ограничива­ет перечень субъектов договора займа: ими могут являться как физические, так и юридические лица.

Удостоверяя договор займа, нотариус должен разъяснить сто­ронам, что договор займа может быть возмездным, то есть заи­модавец в соответствии со ст. 809 ГК РФ имеет право на получе­ние с заемщика процентов на сумму займа. В случае заключения сторонами возмездного договора займа, в тексте договора необ­ходимо прямо указать на это условие с определением размера процентов и сроков их выплаты. При отсутствии в договоре ука­зания на размер процентов, то проценты на сумму займа начис­ляются в соответствии с существующей в месте жительства или нахождения заимодавца ставкой банковского процента за день уплаты долга или его части. По общему правилу проценты выпла­чиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа.

Сроки и порядок возврата суммы займа определяется усло­виями договора. Удостоверяя договор займа, как и любой другой, нотариус внимательно проверяет его содержание на предмет соответ­ствия нормам закона, добивается, чтобы в условия договора были включены все существенные моменты, о которых было сказано выше и отражены все условия, по которым стороны договора достигли согласия.

Брачным договором признается соглашение лиц, вступающих в брак, или соглашение супругов, определяющее имущественные права и обязанности супругов в браке и (или) в случае его расторжения. Ст. 41 Семейного кодекса РФ устанавливает для лиц, намеренных заклю­чить брачный договор, обязанность совершить данный договор в нотариальной письменной форме. Брачный договор, заклю­ченный до государственной регистрации заключения брака, всту­пает в силу только после такой регистрации, в то время как брачный договор между супругами действует с момента его нотариального удостоверения.

Важно подчеркнуть, что предметом брачного договора яв­ляются не любые правоотношения между супругами в браке, а именно их права и обязанности в отношении имущества супру­гов.

При удостоверении брачного договора нотариус обязан разъяснить сторонам положение п. 3 ст. 43 СК РФ, которое свя­зывает окончание срока действия договора с моментом прекра­щения брака (ст. 25 СК РФ), при этом закрепляя исключитель­ный случай продления срока исполнения обязательств сторон после прекращения договора: брачный договор может содержать обязательства, обязательные для исполнения сторонами на пе­риод после прекращения брака. Разъяснение нотариусом дан­ного положения является также необходимым условием совершения действий по удостоверению соглашения о расторжении брачного договора.

Вслед за брачным договором Семейный кодекс РФ предоставляет право, расторгнувшим брак супругам и иным лицам, обязанным вы­плачивать алименты, а также их получателям, заключать согла­шения об уплате алиментов, которое должно быть составлено в письменной форме и подлежит обязательному нотариальному удостоверению: несоблюдение нотариальной формы влечет признание соглашения ничтожным в соответствии с п. 1 ст. 165 ГКРФ.

Нотариально удостоверенное соглашение об уплате али­ментов в соответствии с Федеральным законом «Об исполнитель­ном производстве являются ис­полнительными документами и обязательны для исполнения при их предъявления плательщикам алиментов или юридическим лицам (индивидуальным предпринимателям) в трудовых отношениях, с которыми состоит плательщик алиментов.

При удостоверении соглашения об уплате алиментов нота­риус должен разъяснить сторонам, что, исходя из интересов получателя алиментов, в СК РФ установлена обязательная ин­дексация размера алиментов.

Так же, как и брачный договор, соглашение об уплате али­ментов, может быть в любое время изменено или расторгнуто по инициативе сторон. Изменение или расторжение соглашения, заключаемые по обоюдному согласию плательщика и получателя алиментов, должны быть совершены в письменной форме и под­лежат обязательному нотариальному удостоверению.

Также к компетенции нота­риусов ст. 59 Основ относит удостоверение доверенностей от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц. Понятие и основные правила составления доверенностей определены нормами гл. 10 ГК РФ, которыми и следует руко­водствоваться нотариусам при совершении данного нотариаль­ного действия. В соответствии со ст. 185 ГК РФ довереннос­тью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Так как выдача доверенности является односторонней сделкой, то для ее совершения в соответствии с законодатель­ством или соглашением сторон необходимо и достаточно выра­жение волн одной стороны — доверителя (ст. 154 ГК РФ). Сле­дует иметь в виду, что под термином лица понимаются как физические, так и юридические лица: доверенность может быть выдана физическим лицом другому физическому или юридическому лицу, а от имени юридического лица — другому юриди­ческому или физическому лицу.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариаль­ной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключе­нием случаев, предусмотренных законом (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Следует учитывать, что в соответствии с п. 3 ст. 185 ГК РФ к нота­риально удостоверенным доверенностям приравниваются:

• доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечеб­ных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреж­дения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

• доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации во­инских частей, соединений, учреждений и военно-учебных за­ведений, где нет нотариальных контор и других органов, совер­шающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соеди­нения, учреждения или заведения;

• доверенности лиц, находящихся в местах лишения свобо­ды, удостоверенные начальником соответствующего места ли­шения свободы;

• доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удо­стоверенные администрацией этого учреждения или руководи­телем (его заместителем) соответствующего органа социаль­ной защиты населения.

Не требуют обязательного нотариального удостоверения согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ следующие виды доверенностей на получение:

• заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями;

• вознаграждения авторов и изобретателей;

• пенсий, пособий и стипендий;

• вкладов граждан в банках;

• корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

Такие доверенности могут быть удостоверены организаци­ей, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и адми­нистрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Нота­риально удостоверенная доверенность вступает в силу с даты ее выдачи (нотариального удостоверения), а представитель впра­ве осуществлять предоставленные ему доверенностью полно­мочия, формально, только на следующий день с указанной даты, если срок действия доверенности определен периодом време­ни. Если же срок осуществления полномочий представителем определен не периодом времени, а конкретной датой, в том числе и датой вступления доверенности в силу, то представи­тель вправе совершать действия, на которые он управомочен с наступлением этой даты.

В пункте 1 ст. 187 ГК РФ установлено, что лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать действия, на ко­торые оно уполномочено. Но это лицо может в ряде случаев пору­чить другому лицу исполнение всех или некоторых указанных дей­ствий в порядке передоверия, в частности, если представителю предоставлено такое право непосредственно доверенностью либо он вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов доверителя. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, то есть выдаваемая другому лицу лицом, которому первоначаль­но была выдана доверенность доверителем, в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению, за ис­ключением случаев, когда она выдается на получение:

• заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми правоотношениями;

• вознаграждения авторов и изобретателей;

• пенсий, пособий и стипендий;

• вкладов граждан в банках, денежных средств с их банковс­ких счетов;

• корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

В данных случаях доверенность, выдаваемая в порядке пере­доверия, может быть, как и первоначально выданная доверен­ность, согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ удостоверена организацией, в которой работает или учится лицо, передоверяющее исполнение своих полномочий, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении,

Нотариус или иное уполномоченное законом лицо соверша­ет удостоверение доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, по представлении основной доверенности, в которой прямо оговорено право передоверия, либо по представлении доказательства того, что представитель по основной доверен­ности вынужден к выдаче доверенности в порядке передоверия силою обстоятельств, руководствуясь исключительно целями охраны интересов лица, выдавшего ему доверенность.