3. Принципы подготовки бумажных и электронных документов

Подготовка документа состоит из двух этапов:

1. создание документа

2. форматирование документа.

Рассмотрим основные принципы подготовки документа, которые с одной стороны, делают его понятным читателю, с другой, ускоряют его подготовку.

1. Принципы создания документа

При создании документов необходимо придерживаться следующих принципов. Принципы носят характер советов. Их эффективность проявляется при большом количестве документов.

1. Используйте режим просмотра перед печатью.

Перед печатью необходимо посмотреть на экране дисплея документ в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге. Это позволит организовать документ, не допуская перепечатки.

2. Учитесь быстро печатать.

Главное ограничение подготовки документа - это скорость ввода текста с клавиатуры. Учитесь печатать «вслепую».

3. Сначала пишите, потом редактируйте.

Создавая документ, не исправляйте ошибок. Исправления рекомендуется делать потом, когда ошибки исправлены автоматически или явно указаны.

4. Удаляйте с осторожностью.

Не удаляйте текст большими кусками. Работайте в режиме вставки, а не замены.

5. Сохраняйте чаще.

Перебои с электропитанием, зависание программ, настроение, могут свести на нет многие часы вашей работы. Пользуйтесь режимом автосохранения 1 раз в 20-30мин. Хорошей привычкой является ручное сохранение.

6. Храните копии важных документов.

Создавайте резервные копии файлов на дискетах и на других носителях. Особо важные документы храните на бумаге.

7. Используйте небольшие файлы.

Большие файлы обрабатываются нелинейно дольше. Ущерб от потери маленького файла мал.

8. Создайте себе удобства.

В удобной позе уменьшаются трудовые затраты и меньше вероятность ошибок и непредсказуемых действий.

9. Делайте передышки.

Короткие перерывы по пять минут в час помогут вам и вашим глазам не устать от работы.

2. Принципы форматирования документа

Предполагается, что текст документа создан и необходимо его форматировать, изменить внешний вид. Давние традиции книгопечатания сформулировали следующие принципы:

1. Не пишите убористо.

Оставляйте в тексте достаточно пустого места. Хороший актер отличается не монологом, а паузой. Не пренебрегайте полями по краям листа. Затраты на бумагу меньше, чем затраты на понимание документа.

2. Документ единое целое.

Организуйте фрагменты документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимая при этом минимальную площадь страницы.

3. Не используйте длинных строк, предложений, абзацев.

Длинные фрагменты утомляют читателя.

4. Принцип баланса.

Визуальный вес левой и правой частей страницы должен быть, примерно одинаковым

5. Принцип выделения.

Выделяйте заголовки крупным рубленым шрифтом. Не выделяйте длинных фрагментов. Используйте серый фон и выделение рамкой.

10. Табличный процессор

Электронная таблица – информация в компьютере, которая организована с помощью строк и столбцов.

Табличный процессор - программное средство, предназначенное для создания и обработки электронных таблиц.

Рассмотрим принципы и операции, общие для большинства табличных процессоров.

1. История развития табличного процессора

История развития табличного процессора берет свое начало с 1979 года, когда 2 студента Гарвардского университета Дэн Бринклин и Боб Франкстон занимались скучными вычислениями в бухгалтерских книгах. Им пришла мысль автоматизировать процесс вычислений с помощью компьютера. Так была создана первая версия табличного процессора под названием VisiCalc. Затем появился значительно усовершенствованный процессор SuperCalc.

В 1982 году на рынке программных средств появился табличный процессор Lotus1-2-3. Lotus 1-2-3 был первым табличным процессор, который объединил в себе кроме операций с таблицами (1), еще и мощную графику (2) и работу с базами данных (3). Продукт пользовался громадной популярностью и компания Lotus за первый год продала его на 50 млн. $. Успех Lotus привел к жесткой конкуренции и быстрому появлению табличных процессоров VPPlanner, First и QuatroPro.

В 1987 году компания Microsoft выпустила первую версию табличного процессора Excel. Основной упор в процессоре Excel был сделан на простоту общения с пользователем. Для этого используются:

• система меню;

• повсеместные, но стандартные приемы работы с мышью;

• широкий спектр панелей инструментов;

• использование шаблонов при построении сложных объектов.