Лекция 9. Работа с проектами в Microsoft Project 2002

Вопросы:

1. Основные понятия ms Project

2. Представления проекта

3. Принципы составления проекта в ms Project

1. Основные понятия ms Project

Управление проектами заключается в составлении плана проекта и отслеживании выполнения работ по нему.

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фаза называется Суммарная задача.

Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода Работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, Так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.

Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте.

Назначение – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным.

Большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто называют проектным треугольником, потому что привнесении изменений в один из этих элементов меняются оба других.

7.2. Представления проекта

Представление, иногда называемое также видом, - это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Рабочая область MS Project состоит из панели представлений (включается через меню «Вид» - «Панель представлений») и собственно представлений проектных данных.

Представления могут состоять из трех составляющих:

- таблиц;

- диаграмм;

- форм.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая – о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т.д., но не нужны при стандартном использовании MS Project.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, диаграммой Ганта), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Лист ресурсов).

Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом.

В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.

В MS Project диаграмма Ганта является основным средством визуализации плана. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач. При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач.

Сетевой график, или блок-схема, - не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. Не случайно в MS Project имеется три вида сетевых графиков.

На сетевом графике задачи представлены в виде блоков, соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта.

В MS Project есть три графика, которые можно отнести к сетевым: это собственно Сетевой график, Сетевой график с описанием и схема данных.

Схема данных – это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта.

Диаграмма разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче, и страницы с задачами расположены по возрастанию порядкового номера задачи.

Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с ее помощью можно сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной.

Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначены отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания.

Диаграмма использование ресурсов предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.

В таблице, располагающейся слева от диаграммы, приводится список ресурсов, и под каждым ресурсом приведен список задач, использующих этих ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.

При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление по умолчанию, а при открытии файла – представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла.

Переключаться между представлениями можно с помощью панели представлений или меню Вид.

По умолчанию список представлений состоит только из одиночных представлений, то есть содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно (то есть в комбинированном представлении).

Комбинированное представление создается с помощью команды меню Windows - Разделить, разделяющей окно с текущим видом на два окна.

Форма – это средство отображения и редактирования проектных данных в MS Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства.

В MS Project входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих – о задачах:

- Форма ресурсов;

- Форма названий ресурсов;

- Форма задач;

- Форма названий задач;

- Форма сведений о задачах.

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, а под ним отображается информационный блок. Заголовок содержит поля для редактирования свойств задачи или ресурса.