Тема 4. Лекции 8-9. Управление проектами Лекция 8. Введение в управление проектами

Вопросы:

1. Идеология управления проектами

2. Основные характеристики проекта

3. Программные продукты для управления проектами

1. Идеология управления проектами

Внешняя и внутренняя среда современного предприятия с позиций его описания и организации деятельности имеет две существенных характеристики:

- во-первых, очень высока скорость изменений, к тому же она имеет тенденцию к еще большему ускорению;

- во-вторых, повышается сложность окружающего мира, что требует соответствующего усложнения предприятия.

В этих условиях традиционные методы организации деятельности оказываются неэффективными. С целью повышения наглядности сложившаяся ситуация представлена схематически на рис.4.1.

Жирными стрелками на рис.4.1. показаны наиболее важные внешние факторы, влияющие на систему и направленные на их учет связи внутри предприятия в некоторый исходный момент времени. Штриховыми линиями показаны вновь появившиеся внешние факторы и те связи, которые вследствие этого должны появиться на предприятии.

Однако проблема не только в появлении новых факторов, а еще и в том, что изменяются характеристики существующих связей, при этом в целом в современном мире скорость изменения характеристик связей имеет тенденцию к увеличению. Это приводит к повышению требований на организацию деятельности предприятия, в частности:

- руководство должно работать с большим набором показателей, при этом все время изменяются схемы (модели) взаимодействия этих показателей;

- подразделения и службы предприятия должны все время перестраивать свою деятельность и взаимодействие с остальными подразделениями, причем должно происходить не только изменение деятельности, но и ее усложнение.

Отчасти предприятия реагируют на требования внешней среды усложнением своей деятельности, как показано на рис.4.2. В настоящее время организационная структура предприятий и характер деятельности ее руководителей гораздо сложнее, чем в совсем недалеком прошлом.

Но существуют естественные ограничения как на усложнение характера деятельности, так и на скорость адаптации к изменениям. Первое ограничение в большей степени связано с физиологическими возможностями человека, а второе – с большим объемом работ и длительностью процессов изменений взаимоотношений между подразделениями.

- внешние факторы

Рис.4.1. Схема усложнения связей на фирме

В этих условиях возникла необходимость организации деятельности в усложняющейся среде сравнительно простыми методами. Для этого деятельность разбивается (подвергается декомпозиции) на сравнительно простые модули - проекты. Именно в этом заключается суть проектного подхода к управлению. В наибольшей мере соответствует проектному управлению матричная организационная структура. На рис.4.2. схематически показано изменение характера деятельности в случае использования проектного подхода.

На предприятии существует несколько относительно независимых наборов деятельностей и связанных с этими деятельностями процессов. Как правило, существует традиционная деятельность, охватывающая все службы и подразделения предприятия (хотя это и необязательно, например, в современных ориентированных на работу через Интернет распределенных предприятиях). На рис.6.2. эта деятельность отображена в центре сплошными линиями. Но наряду с такого рода традиционной деятельностью возможно существование наборов деятельностей, направленных на решение определенного круга задач, которые затруднительно решать традиционными методами. Наиболее распространен вариант, когда специалисты предприятия участвуют как в традиционной, основной деятельности предприятия, так и в выполнении каких-либо проектов, относительно независимых от этой основной деятельности (штриховые линии на рис.4.2.) – такая схема соответствует матричной организационной структуре. Возможен также вариант, когда вся деятельность какой-либо организации, либо группы людей в ней, организована исключительно на выполнение какого-либо проекта.

Независимо от варианта участия специалистов, под проектом принято понимать ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы или подсистемы с изначально четко определенными целями, достижение которых означает завершение проекта. При этом устанавливаются четкие требования к срокам, результатам, допустимым рискам, рамкам расходования денежных средств и других ресурсов, а также способам организации проектной деятельности.

Рис.4.2. Образное представление проектного подхода