Тема 11. Система і процес контролю. Регулювання в менеджменті.

План лекції

1. Поняття та процес контролю.

2. Види управлінського контролю.

3. Ефективність контролю.

4. Інструменти управлінського контролю.

5. Регулювання як функція менеджменту.

1. Поняття та процес контролю

Контролювання ‑ це вид управлінської діяльності щодо забезпечення процесу, з допомогою якого керівництво організації визначає, наскільки правильні його управлінські рішення, а також потребу у здійсненні певних коректив.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

Основними завданнями контролю є забезпечення досягнення цілей і місії організації, виявлення відхилень та недоліків, уникнення нагромадження та повторення помилок, мінімізація втрат, подолання складних організаційних проблем тощо. Ціллю контролю, згідно з позицією західних фахівців, є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним.

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:

1) Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:

виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);

визначення рівня технічної підготовки тощо.

2) Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивування. А у процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до встановлених завдань контролю.

Критерій - це підстава, мірило для оцінювання, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо).

Стандарт - сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми ‑ це максимально припустима величина абсолютних витрат си­ровини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення оди­ниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи ‑ це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).

3) Оцінювання виконання полягає у виявленні фактичних, реаль­них даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об'єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4) Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що сто­суються підконтрольних об'єктів, та установлених відносно цих об'єктів ста­ндартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оцінювання отриманої інформації.

5) Визначення потреби у корективах. На засадах результатів, отрима-них на попередньому етапі визначається потреба у корективах. Здійснення коректив (усунення недоліків, корегування стандартів тощо) реалізується завдяки функції регулювання.

Не менш важливим у процесі контролю є правильний вибір об’єктів контролю. Вибір об’єкта вимірювання впливає на те, як співробітники відносяться до того, що вимірюється.

Деякі зі сфер контролю є загальними для всіх менеджерів:

• напрямки (види) діяльності підлеглих;

• задоволеність працівників власною діяльністю;

• виконання параметрів бюджетів, що встановлюються для кожного менеджера тощо.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати:

• обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами;

• рівень якості продукції, що виготовляється;

• рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції;

• виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо.

Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб. Тому менеджерам часто доводиться самостійно приймати рішення щодо вибору об’єктів контролю. При цьому використовується такий принцип: визначається значущість (важливість) особи або підрозділу, а потім вимоги до них переводяться у відповідні стандарти.

Деякі види діяльності важко піддаються кількісній оцінці. У таких випадках менеджеру доводиться шукати суб’єктивні вимірники. Зрозуміло, що вони мають суттєві недоліки, але це краще, ніж зовсім не мати стандартів та ігнорувати функцію контролю.