1. Создание числового формата

1. Выделить ячейки, к которым надо применить пользовательский формат.

2. Выполнить команду Формат, Формат ячеек.

3. Активизировать вкладку Число.

4. Выбрать вариант Все форматы из списка Числовые форматы.

5. В списке встроенных форматов выбрать формат, наиболее близкий к желаемому.

6. В текстовом поле Тип отредактировать образец встроенного формата

7. Нажать кнопку ОК.

Задание 2.4. Создайте денежный формат, позволяющий отрицательные числа выводить зеленым цветом

1. Создание формата с помощью условного форматирования

1. Выделите последовательность дат, полученных в результате выполнения задания 2.2.

2. Откройте диалоговое окно Условное форматирование, выполнив команду Главная, Стили, Условное форматирование, Правила выделения ячее, Между….

3. Изучите содержимое окна Между. Укажите нужный диапазон дат, а также цвет заливки и цвет текста.

4. Нажать на кнопку ОК.

Задание 2.5. Создать формат, позволяющий числа в диапазоне от 5 до 10 выводить красным курсивом.

Выводы:

1. Редактирование и форматирование позволяют придать документу нужное содержание и внешний вид, определяемый нормативными актами, и тем самым обеспечить ему юридическую силу.

2. Для выполнения этих операций используются инструментальные ленты, набор готовых форматов и форматы, создаваемые пользователем.

3. На практике часто процессы редактирования и форматирования идут параллельно.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие средства форматирования предоставляет программа в распоряжение пользователя?

2. Какие форматы содержатся в библиотеке форматов программы, как раскрыть библиотеку?

3. Когда целесообразно использовать последовательность чисел и дат, как ввести такую последовательность?

4. Что такое Формат по образцу, когда его следует использовать?

5. Что такое пользовательские форматы, когда их целесообразно использовать?

3. Особенности форматирования финансовых документов

Форматирование финансовых документов имеет целый ряд особенностей:

1. Финансовые документы создаются на листах определенного формата (А3, А4, A5 и т. д.) и имеют параметры страницы, определяемые нормативными документами.

2. Помимо таблиц, финансовые документы содержат целый ряд реквизитов: название документа, название организации – автора документа, дата, подписи и т. д.

3. При формировании документа кроме относительных адресов ячеек, часто используются абсолютные адреса.

4. Финансовые документы целесообразно защитить как от несанкционированного вмешательства, так и от ошибочных изменений.

1. Постановка задачи на разработку электронного документа и основные этапы его создания

Задание 3.1. Разработать электронный документ, содержащий бланк-счет на периодическую литературу.

Основные этапы создания документа:

1. Откройте новый документ и разбейте его на страницы. Для этого нажмите кнопку Office и откройте окно Параметры Excel. В этом окне откройте вкладку Дополнительно и в области Показать параметры для следующего листа установите флажок Показать разбиение на страницы.

2. Выберите параметры страницы: откройте диалоговое окно Параметры страницы (вкладка Разметка страницы, Параметры страницы). На вкладке Страница этого окна выберите книжную ориентацию. На вкладке Поля установите размеры полей, указанные на рис. 3.1. В результате вы получите электронную таблицу, разбитую пунктирными линиями на множество страниц (рис.3.2)

Рисунок 3.20. Диалоговое окно Параметры страницы

Рисунок 3.21. Документ, разбитый на страницы с выбранными параметрами

3. Разработка структуры документа:

• Создайте таблицу по предлагаемому образцу (рис.3.3.) с таким же числом строк и столбцов.

• Выровняйте и отформатируйте шрифт в ячейках–заголовках следующим образом: выделите ячейки A1:F1, примените выравнивание По середине и По центру, выберите полужирный шрифт.

• Подберите ширину столбцов, изменяя её при помощи мыши.

• Введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись маркером заполнения.

• Обозначьте границы разрабатываемой таблицы.

• Убедитесь в том, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте, выбрав на вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги кнопку Разметка страницы.

4. Ввод исходных данных:

• Заполните столбцы «Наименование изделия», «Количество» и «Цена» по примеру таблицы. Установите формат текста в ячейках как на рис.3.4.

Рисунок 3.22. Форматирование заголовка таблицы

Рисунок 3.23. Таблица с исходными данными

• Введите формулу для подсчета суммы в рублях в ячейку Е2, которая заключается в умножении цены на количество (=D2*C2), и скопируйте формулу в ячейки E3:E6.

• Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которую нужно поместить результат (Е7), нажмите кнопку S в группе Редактирование на вкладке Главная. Затем нажмите на клавишу Enter.

• Попробуйте изменить данные в отдельных ячейках и проследите, как изменится результат вычислений.

5. Форматирование документа: установите денежный формат числа в ячейках, в которых будут размещены рублевые величины и установите требуемое число десятичных знаков. В нашем случае это ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и, открыв диалоговое окно Формат ячеек, выбрать формат Денежный, Число десятичных знаков – 2, Обозначение р. Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах.

6. Выполните сортировку наименований изданий по алфавиту. Для этого:

• Выделите все строки таблицы, кроме последней (ИТОГО), можно не выделять и нумерацию.

• Выполните команду Данные, Сортировка. В появившемся диалоговом окне выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В (Наименование издания), так как именно он содержит перечень изданий, подлежащих сортировке), и в положение списке Порядок выберите пункт От А до Я (по возрастанию).