2. Оперирование данными. Сортировка данных

Сортировка позволяет упорядочивать данные БД в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого применим сортировку строк:

1. Сохраните рабочую книгу с помощью команды Office, Сохранить, чтобы легче было вернуться к первоначальному порядку данных, если данные случайно окажутся перемешанными.

2. Выделите таблицу без первого столбца. Если вы выделите только часть столбцов, то информация окажется перемешанной – поля записей поменяются друг с другом местами. С помощью команды Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр, Настраиваемая сортировка откройте диалоговое окно Сортировка (рис.4.3.).

3. Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать по выберите первое поле, по которому следует упорядочивать данные - Отдел и установите порядок От А до Я (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

4. Чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, добавьте еще один уровень сортировки и выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите Наименование товаров, установите порядок От А до Я. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля.

5. В том случае, если необходимо отсортировать столбцы, то перед выделением полей для сортировки нажмите кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки выберите переключатель Столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку Ок.

Рисунок 4.28. Диалоговое окно для сортировки данных

6. Результаты сортировки представлены на рис.4.4.

Рисунок 4.29. Результаты сортировки

3. Поиск, фильтрация, редактирование в списках и базах данных

Поиск и анализ данных – это наиболее часто используемые операции, производимые со списком или базой данных. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев. Критерий – это требование налагаемое на информацию. С помощью другой операции – фильтрации есть возможность временно скрыть записи, не удовлетворяющие заданным критериям.

В Excel существует два средства для поиска и фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр оставляет на экране только те записи, которые удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр позволяет накладывать сложные условия отбора такие, как вычисляемые критерии. Рассмотрим эти средства на нашем примере.

1. Автофильтрация

Так как ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине, а также с целью анализа хозяйственной деятельности группировать списки товаров по каким-то другим критериям, например, выбрать все товары, проданные на данный день, рассмотрим, как это можно сделать, используя фильтрацию данных:

• Выделите таблицу со второй строки заголовка.

• Выберите команду меню Главная, Редактирование, Сортировка и Фильтр, Фильтр (рис.4.5).

Рисунок 4.30. Автофильтр по полю Цена при поступлении

• У каждой ячейки заголовка таблицы появилась управляющая кнопка. Она позволяет раскрыть список и задать критерий фильтра для соответствующего поля. Мы хотим оставить все записи, соответствующие проданному товару.

• Раскройте список ячейки Остаток и выберите команду Числовые фильтры, Настраиваемый фильтр. В появившемся диалоговом окне можно задать одно или два условия с использованием шаблонов, операций сравнения и логических операций И, ИЛИ. Установите соответствующие параметры (равно, И, 0).

• Вместо полного списка товаров, вы получили список проданных на сегодняшний день товаров.

• Для того чтобы снова увидеть перечень всех товаров по всем отделам, нужно в списке Остаток выбрать команду Снять фильтр с «Остаток».

• Выберем список, сформированный по более сложному условию: «Показать все товары, Сумма остатка которых меньше 60 или больше 2000». Для этого раскроем список поля Сумма остатка и выберем команду Числовые фильтры, Настраиваемый фильтр. Появившееся диалоговое окно Пользовательский автофильтр с заданным условием отбора списка будет выглядеть следующим образом (рис. 4.6). Результат работы автофильтра представлен на рис. 4.7.

Рисунок 4.31. Пользовательский автофильтр

Рисунок 4.32. Результат работы автофильтра

Задание 4.1. Самостоятельно сформулируйте несколько задач и решите их с помощью автофильтра.