4. Средства анализа данных в электронных таблицах

Электронный документ финансового характера, как и большинство других документов, должен позволять производить анализ деятельности предприятия. На базе такого анализа принимаются соответствующие управленческие решения, позволяющие повысить эффективность работы предприятия. Excel предоставляет в распоряжение пользователя целый ряд механизмов для проведения такого анализа: сортировка, фильтрация, поиск данных, диаграммы, таблицы подстановки, специальные вставки, подбор параметров и поиск решения, сводные таблицы, сводные диаграммы и т. д.

1. Разработка документа для анализа

Постановка задачи. Создать электронный документ База данных, содержащий таблицу, в которой фиксируется приход и расход товаров в некоторый магазин на текущий день, рассчитывается остаток товара на конец текущего дня. Используя разработанный документ, провести анализ работы магазина.

Этапы решения задачи.

1. Разработка структуры документа. Книга учета представляет собой таблицу, заголовок которой изображен на рис. 4.1.

   1. Введите первую строку заголовка, содержащую поля Приход, Расход, Остаток, в ячейки, указанные на рисунке. Для выравнивания данных в ячейках по центру используется команды вкладки Главная, Выравнивание.

   2. Введите имена полей второй строки заголовка, контролируя ввод с помощью строки формул.

   3. Выделите ячейки второй строки заголовка, текст которых нужно развернуть, и выполните команду Главная, Ориентация, Повернуть текст вверх. Применяя команды Выравнивание вкладки Главная, осуществите горизонтальное и вертикальное выравнивание по центру, используйте также команду Перенос текста.

   4. Содержимое ячейки A2 отцентрируйте по вертикали и горизонтали.

   5. Поднимите нижнюю границу второй строки заголовка так, чтобы развернутый текст располагался в две строки, как показано на рис. 4.1.

   6. Задайте обрамление таблицы (Все Границы). Учтите, что для обрамления сразу нескольких ячеек, их необходимо предварительно выделить.

   7. Сохраните документ в своей папке под именем Книга учета.

Примечание: Обратите внимание на то, что ячейки А1 и А2, B1и B2, C1 и C2, D1 и D2 не объединяются. Это сделано затем, чтобы в последующем можно было выделить вторую строку заголовка отдельно.

Рисунок 4.26. Структура таблицы

Исходные данные, вводимые в документ, представлены на рис. 4.2.

Рисунок 4.27. Исходные данные

2. Ввод исходных данных, редактирование и форматирование таблицы:

   1. Для заполнения столбца используйте автозаполнение. Для этого заполните данными первые три ячейки (1,2,3), выделите их и установите курсор в правый нижний угол выделения, таким образом, чтобы курсор принял вид черного крестика. Нажмите левую кнопку мышки и заполните номерами остальные ячейки.

   2. Введите в таблицу независимые данные в порядке поступления товаров. Для этого заполните все ячейки, кроме тех, которые должны содержать формулы. (Незаполненным остается поля Остаток и Сумма остатка).

   3. Вставьте формулы для подсчета количества остатка товаров на складе и его стоимости. Для этого в ячейку I3 введите формулу, по которой рассчитывается остаток: =F3-H3, и затем распространите ее с помощью маркера автозаполнения вниз по столбцу до его конца. В ячейку J3 введите формулу, по которой рассчитывается остаток в денежной форме: «Остаток» умножить на «Отпускная цена» (=I3*G3), и затем распространите ее с помощью маркера автозаполнения вниз по столбцу J, до его конца.

   4. Установите в ячейках, содержащих цены, денежный формат числа: Главная, Ячейки, Формат, Формат ячеек, вкладка Число, Денежный.

   5. В ячейку K2 вставьте дату, которая автоматически будет изменяться в соответствии с установленном на вашем компьютере временем (Формулы, Вставить функцию, имя функции «Сегодня»).

3. Сохраните полученный документ.