2. Изменение структуры таблицы

Структуру сводной таблицы можно изменить, а именно, добавить новые поля, удалить ненужные поля, поменять местами поля, которые находятся в областях Фильтр отчета, Названия строк, Названия столбцов (рис.8.4). Чтобы можно было работать со списком полей сводной таблицы необходимо щелкнуть по ней правой кнопкой и в контекстном меню выбрать команду Показать список полей.

Задание 8.3. Исследуйте средства изменения структуры сводной таблицы, выполнив следующие операции:

1. Перемещение строк и столбцов:

• Откройте сводную таблицу Услуги БНТИ (рис.8.5). Скопируйте таблицу на следующий лист и откройте боковую панель Список полей сводной таблицы. На боковой панели щелкните по полю Сотрудник в области Названия строк и удерживая левую кнопку мыши перетащите поле в область Названия столбцов;

• Таким же образом перетащите поле Наименование услуги в область Названия столбцов;

• Перетащите поле Клиент в область Фильтр отчета;

• Выберите в раскрывающемся списке поля Клиент значение (все). В этом случае сводная таблица отобразит данные о том, какие услуги были оказаны каждым сотрудником БНТИ всем клиентам.

2. Добавление полей в сводную таблицу. Откройте Список полей сводной таблицы, щелкните левой кнопкой мыши по полю Дата оказания услуги и перетащите поле в область строк (или столбцов). Теперь мы по сводной таблице можете определить, в какие дни были оказаны те или иные услуги каждым из сотрудников.

3. Удаление полей сводной таблицы

• Добавьте в область строк поле Организация, предварительно открыв Список полей сводной таблицы. В результате будет получена новая сводная таблица.

• Щелкните по полю Клиент и удерживаю левую кнопку мыши перетащите поле в любое место рабочего листа за пределы сводной таблицы. Если в области страниц выбрать значение Ксерокопирование поля Наименование, то будет получена следующая таблица.

4. Добавление вычисляемых полей. Предположим далее, что возникла необходимость посчитать, на какую сумму были предоставлены услуги по ксерокопированию с учетом НДС и без учета НДС. Для выполнения необходимых расчетов надо ввести вычислимые поля в сводную таблицу. Выполните следующие действия:

• Щелкните левой кнопкой мыши по любой ячейке сводной таблицы. В результате появятся контекстная инструментальная лента Работа со сводными таблицами: Параметры, Конструктор. Выберете вкладку Параметры, команду Формулы, Вычисляемое поле. В результате появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.

• В окне Вставка вычисляемого поля напишите в строке Имя название вычисляемого поля: Денежная сумма. В строке Формула напишите формулу. Для этого в списке Поля следует щелкнуть левой кнопкой мыши по имени поля Стоимость услуги, а потом нажать кнопку Добавить поле. Указанное поле появится в строке Формула. Затем следует ввести знак «*», выбрать поле Количество, снова нажать кнопку Добавить поле. В результате в строке Формула будет записана формула: Стоимость* Количество. Далее следует нажать кнопку Добавить, после чего в сводной таблице появятся данные Сумма по полю Денежная сумма.

• Добавить в таблицу вычисляемое поле Денежная сумма с учетом НДС. Вычисления выполнить по формуле: Денежная сумма+ Денежная сумма*0,2.

5. Обновление данных. При изменении исходных данных следует выполнить команду Обновить (Работа со сводными таблицами, Параметры, Данные, Обновить). В результате данные в сводной таблице, в том числе и итоговые (К примеру, данные в строке и в столбце «Общий итог») будут изменены, т.е. вычислены заново.

• Щелкните по ярлыку рабочего листа Исходные данные, замените услуги Ламинирование на Ксерокопирование. Измените значение поля Стоимость услуг, установив значение 1.

• Щелкните по ярлыку рабочего листа Услуги БНТИ. Щелкните по кнопке Обновить. Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.

Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню, которое появляется, Если щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой. Среди прочих команд, здесь есть команда Обновить, упомянутая выше.

6. Группирование элементов сводной таблицы. В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам. Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.8. 1. и к сводной таблице Услуги БНТИ.

• Откройте сводную таблицу и в списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).

• Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.

• Выполните команду Работа со сводными таблицами, Параметры, Группировка, Группировка по выделенному. Появится новый столбец Группа 1.