Правительство Российской Федерации

Национальный исследовательский университет

ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ

ПЕРМСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра информационных технологий в бизнесе

Информационные технологии в офисной работе

Часть 3

Разработка и анализ экономических документов c помощью табличного процессора Excel 2007

Учебно-методическое пособие

Пермь 2011

Информационные технологии в офисной работе. Часть 3. Разработка и анализ экономических документов и помощью табличного процессора Excel 2007. Учебно-методическое пособие., Пермь: ГУ ВШЭ ПФ, 2011. 82 с.

Составитель: Лебедев Валерий Викторович

Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с Государственным образовательным стандартом и содержит описание современных информационных технологий, позволяющих создавать сложные документы экономического характера. Эти документы могут включать в себя различные типы данных (текстовые, графические, рассчитываемые). Пособие содержит серию лабораторных занятий, позволяющих исследовать возможности современных табличных процессоров по ведению экономических расчетов и анализу полученных результатов. Пособие предназначено для студентов и преподавателей ГУ ВШЭ ПФ, заинтересованных в использовании эффективных компьютерных технологий в своей профессиональной деятельности.

В пособие включены материалы, подготовленные Викентьевой О.Л., Дерябиным А.И., Лебедевым В.В. и Шестаковой Л.В.

Введение

Основным средством экономического управления является документ, в частности, электронный документ. Электронный документ экономического характера, как правило, оформляется в соответствии с требованиями нормативных актов и может содержать помимо текста и графики, формулы для ведения различных расчетов и элементы управления (диалоговые окна, формы, поля и т.д.), облегчающие организацию расчетов, анализ их результатов и принятие управленческих решений. Это уже не документ в обычном понимании, а мощный инструмент экономического анализа. Создать такой документ может только экономист в совершенстве владеющий новыми информационными технологиями.

Для разработки электронных документов используются современные пакеты прикладных программ, в частности пакет Microsoft Office 2007. Система управления электронными таблицами является самой популярной программой пакета – это универсальная система обработки данных. В отличие от текстового процессора табличный процессор позволяет создать документ, который содержит не только текст и графику, но и формулы практически любой степени сложности, рассчитываемые системой. Результаты расчетов автоматически изменяются в зависимости от изменения исходных данных. Программа Excel 2007 снабжена мощным набором специальных средств, предназначенных для организации анализа результатов расчета. Результаты такого анализа могут служить основой для принятия управленческого решения.

Основной целью данного учебного пособия является исследование возможностей, которые современные системы управления электронными таблицами предоставляют в распоряжение пользователя. Особое внимание уделяется средствам разработка и анализа электронных документов экономического характера. Современные информационные технологии, реализованные в офисных пакетах, предоставляют пользователю огромное количество самых разнообразных механизмов, средств и инструментов обработки данных, которые нередко дублируют друг друга. Поэтому проблема выбора оптимального набора таких механизмов, средств и инструментов для решения конкретной пользовательской задачи остается достаточно острой.

Методологической основой пособия является идея поэтапной разработки сложных документов. Хотя число и содержание отдельных этапов зависит от характера, объема и сложности документа, в процессе разработки электронного документа можно выделить ряд основных этапов:

• постановка задачи на содержательном уровне;

• выбор аппаратных и программных средств для реализации документа;

• создание дружественной информационной среды;

• ввод, редактирование и форматирование документа;

• расчет и анализ результатов расчета;

• принятие управленческого решения и его оформление;

• сохранение и рассылка документа.

Предлагаемый цикл лабораторных занятий поможет пользователю детально познакомиться с наборами механизмов, средств и инструментов для реализации каждого из перечисленных этапов и выбрать для себя такие наборы, которые позволили бы ему эффективно решить его задачи на каждом из этапов.