6. Создание связей между таблицами

   1. Специальная вставка

Если в таблицах Excel должны повторяться одни и те же данные, то для снижения трудоемкости их подготовки и поддержания их согласованности можно установить связи между этими таблицами.

При использовании связей повторяющиеся данные вводятся только в одну таблицу, которая будет служить источником для всех остальных таблиц, использующих эти данные. При внесении изменений в источник данных эти изменения будут автоматически дублироваться во все связанные с ней таблицы.

Рассмотрим пример.

В Excel ведется список исполнителей (работников), которые выполняют поступающие заказы. В первой таблице отслеживается текущий заказ, выполняемый работником и его стоимость. Во второй таблице, расположенной на отдельном рабочем листе или даже в отдельной книге, подсчитывается стоимость всех выполненных работником заказов. Для каждого работника эта сумма накапливается в соответствующей каждому работнику ячейке.

Создадим таблицу для ведения списка работников и выполняемых ими работ. Эта таблица должна иметь вид (Рис. 6.1):

Рисунок 6.41. Первая связываемая таблица

С такой таблицей одновременно могут работать 10 сотрудников. Список услуг создается, чтобы организовать выбор из списка вместо ввода. Выбор из списка осуществляется с помощью команды контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка..

Создайте рабочую книгу, переименуйте первый рабочий лист, присвоив ему имя Текущие заказы, и разместите на нем таблицу, показанную на рис.6.1. (наименования работ и стоимость заказов пока не вводите).

Перейдите на второй рабочий лист и переименуйте его, присвоив имя Стоимость выполненных работ. Разместите на этом листе таблицу, показанную на рис. 2.

Рисунок 6.42. Вторая связываемая таблица

Рассмотрим работу с командой специальной вставки для организации связей между таблицами.

Для организации связей выполните следующие шаги:

1. Переключитесь на рабочий лист, содержащий исходные данные (лист Текущие заказы).

2. Выделите диапазон, в котором будут содержаться исходные данные (диапазон B8:B17).

3. Выполните команду Копировать с помощью вкладки Главная или контекстного меню.

4. Перейдите на рабочий лист Стоимость выполненных работ.

5. Установите рамку выделения в ячейку B4.

6. Подайте команду Главная, Вставить, Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка в группе Вставить установите переключатель Все, в группе Операции – переключатель Нет и нажмите кнопку Вставить связь.

7. После выполнения команды рабочий лист примет вид

Для проверки того, как работают связи переключитесь на первый рабочий лист Текущие заказы и «примите на работу» еще одного исполнителя – Амирова А.А., вписав его в пустую строку (в ячейку B13). Переключитесь на второй рабочий лист Стоимость выполненных работ. Принятый на работу исполнитель автоматически появился на этом листе.

2. Вычисления с помощью специальной вставки

Для подготовки к выполнению этих действий назначьте каждому исполнителю какую-либо работу, выбрав ее из списка. Для чего нужно щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Выбрать из раскрывающегося списка, а в списке выбрать нужное наименование работы. Введите стоимость выполняемых заказов. Таблица должна принять следующий вид.

Для подсчета стоимости всех выполненных работником заказов нужно к содержимому ячейки, находящейся на пересечении строки, соответствующей работнику, и столбца Всего выполнено, прибавить стоимость последней выполненной им работы, взятой из ячейки рабочего листа текущих работ.

Эти вычисления можно выполнить с помощью специальной вставки:

1. Переключитесь на рабочий лист Текущие заказы.

2. Выделите диапазон ячеек, содержащий стоимости текущих работ D8:D17.

3. Выполните команду Копировать.

4. Переключитесь на рабочий лист Стоимость выполненных работ.

5. Установите рамку выделения в ячейку C4.

6. Выполните команду Специальная вставка меню Вставить.

7. В диалоговом окне команды установите переключатель Операции в положение «сложить».

8. Щелкните копку ОК.

На втором рабочем листе стоимость всех выполненных работ увеличилась на стоимость последних выполненных работ.

Проверьте, как работает команда: на первом рабочем листе передайте для выполнения всем работникам заказы стоимостью в 1 000 руб., введя эти значения в соответствующие ячейки.

Повторите выполнение команды специальной вставки (шаги 1‑8). Таблица, содержащая стоимость выполненных работ принимает вид, показанный на рисунке. Как видно, стоимость выполненных работ увеличилась на 1000.