5.4 Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учёта понимают определенную систему построения и сочетания учётных регистров, последовательности и способов записи в них.

Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:

- виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

- последовательность и способы записи в них;

- применение средств вычислительной техники.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учёта: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная.

Мемориально-ордерная форма возникла в нашей стране в 30-е годы. Своё название получила от учётного регистра – мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (Контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учёта. В Главной книге содержаться только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне счёта отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые.

Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов.

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций.

На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма «Журнал-Главная». Она рассчитана для предприятий с количеством синтетических счетов 20-25. При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера.

Главное ее отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр «Журнал-Главная книга». В нем хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.

Журнал-Главная книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (т.е. номер мемориального ордера, дату его составления, суммы по мемориальным ордерам), другая сторона предназначается для записи операций по дебету и кредиту синте­тических счетов.

Журнал-Главная книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Баланс составляется по данным Журнала-Главной книги.

Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала-Главной книги.

Достоинством формы является сочетание в Журнале-Главной книге хронологических и синтетических записей, простота учетных регистров. Однако при большом количестве счетов Журнал-Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам в записях.

Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января I960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.

Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер -это регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Журналы-ордера кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.

Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть - собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету.

Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.

Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся ич разных журналов-ордеров общей суммой. В главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.

На предприятиях малого бизнеса нашли применение упрощенные формы бухгалтерского учета. В настоящее время наибольшее распространение получили две: простая форма и форма учета с использованием регистров для учета имущества.

Простая форма применяется на предприятиях при следующих условиях:

• отсутствие собственных основных средств;

• полном использовании в производстве поступивших в отчетном месяце материалов;

• расчетах с поставщиками и покупателями по факту совершения операций;

- простом производственном цикле и ежемесячной продажей продукции;

- учете доходов и расходов на основе полученных денежных средств.

При простой форме бухгалтерского учета на основе данных первичных документов ведется комбинированных регистр синтетического и аналитического учета - «Книга учета хозяйственных операций» по форме К-1. В книге отражаются остатки по счетам на начало года по видам имущества, обязательств и т.д.

В течение года в хронологическом порядке линейно-позиционным способом Фиксируется движение имущества, источников и затрат по всем счетам способом двойной записи. Затраты на производство (К-т сч. 20) списываются на себестоимость проданной продукции, работ и услуг (Дт сч, 90). Финансовый результат от продажи выявляется путем сопоставления кредитового и дебетового оборотов по счету 90 «Продажи». При получении убытков делается обратная запись. В конце месяца в регистре подсчитываются обороты и остатки. Итог оборотов по дебету и кредиту используемых на предприятии счетов должен быть равен итоговой сумме по графе 4 «Книги учета хозяйственных операций».

Форма учёта с использованием регистров бухгалтерского учёта имущества применяется на малых предприятиях, имеющих собственные основные средства, производственные запасы и осуществляющих расчёты с покупателями и поставщиками на основе предварительной или последующей оплаты счетов (рис. 7.5).

Учётными регистрами являются ведомости:

- ведомость учёта основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа) (форма №В-1);

- ведомость учёта производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценностям (форма №В-2);

• ведомость учета затрат на производство (форма № В-3);

• ведомость учета денежных средств и фондов (форма № В-4);

• ведомость учета расчетов и прочих операций (форма № В-5);

• ведомость учета продажи (форма № 6 - оплата);

- ведомость расчета с поставщиками (форма № В-7);

- ведомость учета оплаты труда (форма № В-8).

Все указанные регистры являются комбинированными, записи в которых осуществляются на основе первичных документов, как в аналитическом так и синтетическим разрезах. Обобщение данных синтетического учета и контроль правильности осуществления записей в ведомостях осуществляется путем составления в конце месяца регистра шахматной формы «Ведомости» (форма № В-9). В шахматную ведомость из ведомостей учета заносят обороты по кредиту синтетического счета в корреспонденции с дебетом разных счетов и подсчитывают обороты по дебету счетов. Совпадение дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о правильности и полноте отражения операций в ведомостях текущего учета. Шахматная ведомость (форма № В-9) служит основанием для записей в оборотную ведомость.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключается в следующем:

- полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

- использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации магнитных носителей - магнитных лент, магнитных дисков;

- интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;

- осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов на основе принципа двойной записи;

- автоматизация логических операций бухгалтерского учета;

- решение задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентом, запросном;

• получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм:

• возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машиной обработки информации.