47. Оформлення сторінки.

Управлінські док-ти оформляються на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35мм, нижнє-19, праве – не менше 8, верхнє – 20. Тільки перша сторінка док-та друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу. якщо текст док-та займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: -- відривати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці. – переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку. Нумерація сторінок. У док-тах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. якщо текст друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

55. 63. Протокол.

Це док-т, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У прот. відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Прот. веде секретар або інша призначена особа. Прот загальних зборів підписують голова й секретар, а прот засідань комісій – всі члени комісій. Текст складається з двох частин: вступної (вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається і додається окремо, а в прот зазначається лише загальна кількість присутніх. Подається порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.)та основної . осн текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ має частини: --СЛУХАЛИ: У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали та прізвище доповідача, тема доповіді –ВИСТУПАЛИ: так само – УХВАЛИЛИ: повністю записується прийняту рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини. За обсягом фіксованої інформ. прот-ли бувають:

- короткі (обговорю вальні питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення)

- повні (стисле подання виступів)

- стенографічні (дослівно весь хід)

Реквізити: 1. наз. виду док-та. 2.номер. 3. заголовок.(посередині) 4. дата засідання (зліва) (далі голова, секретар, присутні, порядок денний).5. гриф затвердження. 6. текст. 7. підписи голови й секретаря.

34. 69. 73. 27. Лист.

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформ. Службові листи належать до осн засобів встановл. офіц., службових контактів між підприємствами,організ-ми та закладами. За функціональними ознаками служб. листи поділяють на такі, що потребують відповіді (л.-прохання, л.-звернення, л.-пропозиціїї, л.-запити, л.-вимоги) й такі, що її не потребують (л.-попередження, л.-нагадування, л.- підтвердження, л.-відмови, л.-повідомлення та ін.). За кількістю адресатів – звичайні (одна інстанція), циркулярні (низка установ) й колективні листи (пишуть від ім.. кількох установ.) службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити: 1. штамп (повна назва установи – автора листа).2. номер і дата листа. 3. назва установи-адресата. 4. текст, що складається з двох частин: -- опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа. – висновки та пропозиції. 5. підпис керівника організації. 6. печатка. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво. 1. починати листа необхідно із звертання (вельми, глибоко, високо) шановний/а пані, добродію! У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресанта чи вказувати на його професію: високопоставлений пане Міністре! Високоповажний пане ректоре! Не слід забувати про те, що в укр. мові звертання вживають у формі кличного відмінка. 2. дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежить, адже саме вона має переконати адресанта у правомірності написання листа. 3. вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово «дякую» - найважливіше слово кожного порядного комерсанта, банкіра. Дозвольте ще раз подякувати Вам… Щиро дякуємо за… досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання: сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Буде ввічливо, повторити вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення. Не слід забувати про прощальну фразу. 4. листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно. 5. лаконічність і послідовність викладу.