Вопросы для самоконтроля

1. Какие приоритеты имеют структура и функция при создании организации?

2. Какие приоритеты имеют структура и функция при совершенствовании организации?

3. Перечислите этапы реализации профессионального подхода при создании структуры управления новой организацией.

4. Перечислите этапы реализации профессионального подхода при совершенствовании структуры управления действующей организации.

5. Что понимать под термином «функция»?

6. Какова классификация функций, выполняемых в организации?

7. Перечислите состав функций управления управленческой деятельностью.

8. Каково содержание трех основных параметров функции: трудоемкость, сложность и стоимость?

9. Какие процедуры определяют характер функции (линейные, функциональные и патронажные)?

10. Дайте определение единичной самостоятельной конкретной функции управления.

11. Дайте определение единичной самостоятельной общей функции управления.

12. Какие функции относятся к базовому набору конкретных функций управления?

13. Какие функции относятся к отраслевому набору конкретных функций управления?

14. Какие функции относятся к групповому набору конкретных функций управления?

15. Перечислите набор процедур, составляющих общую функцию управления.

16. Объясните механизм взаимодействия типовых функциональных звеньев.

17. Перечислите основные принципы формирования типового функционального звена.

18. Как оценить совместимость функций управления?

5.3. Коммуникации в организации

Коммуникации в организационной системе

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. Эти отношения могут характеризоваться либо полной поддержкой коллег, руководителей или подчиненных, либо наличием противоречий между ними.

Принята следующая типология коммуникаций:

- между организацией и внешней средой;

- между подразделениями;

- внутри подразделений по уровням производства и управления;

- межличностные;

- неформальные.

Руководитель, принимая решения и реализуя его среди своих подчиненных, коллег и вышестоящих руководителей, должен управлять возникающими при этом реакциями: либо полной поддержкой, либо проявлениями противоречий. Это определяется степенью удовлетворения потребностей и интересов, как управляющей, так и управляемой систем.

Полная поддержка свидетельствует либо о пассивности подчиненных и большом авторитете руководителя, либо об их некомпетентности. Таким образом, полная поддержка решений руководителя - это серьезный симптом неблагополучия в организации.

Наиболее характерная реакция подчиненных - противоречие. Противоречие - это результат взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценкой одного и того же явления или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) и являются источником развития и познания. Противоречие имеет четыре ступени: различие, поляризация, столкновение и антагонизм, что представлено на рисунке 5.6

Противоречие

Антагонизм

Столкновение

Поляризация

Различие

Полная поддержка

Рис. 5.6 Ступени коммуникаций

Формирование внутренней среды организации на базе анализа противоречий

Для руководителя ступени противоречий - категории управляемые. Правильное формирование соответствующей ступени противоречий может повысить эффективность работы организации. Рассмотрим каждую ступень противоречий.

На ступени различие руководитель и подчиненный достигают взаимопонимания в целях, основных средствах и методах выполнения задания.

Различный подход к отдельным сторонам реализации поставленной цели (задачи) не мешает успешной работе. Различия часто возникают при нововведениях в отлаженном механизме взаимодействия. Различия не накапливаются и носят кратковременный характер. Очень хороший руководитель может длительное время (месяцы и даже годы) поддерживать в организации противоречия на ступени «различие». При этом коллектив и руководитель будут представлять одну целеустремленную команду, которая может добиться больших производственных и социальных успехов. Взаимодействие на этой ступени может быть рекомендовано организациям с мало меняющейся технологией производства.

Поляризация характеризуется взаимопониманием в целях (задачах), поставленных руководителем перед подчиненным, но различным подходом к средствам и методам их реализации. Однако это не мешает выполнять поставленные руководителем цели заданным путем. Своя точка зрения подчиненного либо может накапливаться для нахождения нового (своего) подхода к решению задачи, вызывая устойчивую поляризацию с мнением руководителя, либо переходит в различие при совместном обсуждении и нахождении лучшего варианта реализации поставленной задачи. Различие и поляризация - это естественные статические отношения в производственных условиях, в которых подчиненный должен понять, оценить и выполнить порученную работу.

Столкновение характеризуется пониманием и поддержкой только части общей цели задания со стороны подчиненных. Руководитель и подчиненный при этом формируют различные частные цели, задачи и, естественно, предлагают различные способы их реализации. Столкновение может быть вызвано:

- большим разбросом компетентности между руководителем и подчиненным как в ту, так и иную сторону;

- переходом на производство нового изделия (например, при конверсии);

- низким уровнем управленческого образования руководителя.

Столкновение может стать либо толчком к развитию и внедрению нововведений и последующим переходом на более низкие ступени противоречий, либо направлением к антагонизму. Столкновение позитивно реализует себя в проектных и опытных организациях. Руководитель должен сам организовывать такие столкновения в рамках проведения «мозговых штурмов», обучения типа «управленческих прорывов» и т.д.

Антагонизм характеризуется неадекватным подходом руководителя и подчиненного к общей и частным целям, средствам и методам их реализации. Он может привести к конструктивным (созидательным) или деструктивным (разрушительным) явлениям. В общем виде ступени противоречия могут быть представлены в виде таблицы.

Таблица 5.5-Условия, формирующие ступени противоречия

Условия				Требуемая или существующая ступень противоречия
Глобальная цель организации	Общая цель коллектива	Частные цели и задачи	Средства и методы
Единая	Единая	Единая	Сходные	Различие
Единая	Единая	Сходные	Различные	Поляризация
Единая	Сходная	Различные	Различные	Столкновение
Единая	Различная	Различные	Различные	Антагонизм

Антагонизм позитивно реализует себя в поисковой работе организаций, в переходных или экстремальных условиях. Если руководитель не организует временный антагонизм, то он создается сам и обычно в нецивилизованных формах (ругань, угрозы, увольнение работников и т.д.). Работа в этом режиме должна носить кратковременный характер.

Пример. Руководитель конструкторского бюро поставил перед подчиненными общую цель по разработке быстродействующего компьютера на базе нового ЧИПа (числовой интегральный преобразователь) и предложил вариант решения и распределения работ. Если при этом подчиненными:

- план мероприятий был без обсуждения горячо одобрен и принят к исполнению, то это полная поддержка, план мероприятий был скорректирован в деталях и принят, то это различие,

- принципиально изменена подчиненными схема ЧИПа, скорректирован порядок сборки компьютера и затем эти изменения приняты руководителем, то это поляризация,

- полностью отвергнута идея создания быстродействующих компьютеров на базе ЧИПа и предложен принципиально новый биоэлектронный подход (по идее А.А. Беляева из книги «Голова профессора Доуэля») при создании компьютеров, то это столкновение,

- отвергнута сама идея создания нового компьютера из-за недостаточной квалификации персонала, отсутствия современного оборудования и большой конкуренции со стороны японских фирм и предложена новая общая цель, направленная на производство современных электронных игрушек или электронных замков зажигания для автомобилей, то это антагонизм. Если при этом руководство принимает данную новую цель, то это созидательный процесс, если категорически не принимает, то - разрушительный.

Ступени - «различие» и «поляризация» эффективны в подразделениях с медленно меняющейся технологией (например, в экономических, финансовых). Ступени - «столкновение» и «антагонизм» эффективны в конструкторских, технологических, научных подразделениях, в которых предполагается инновационный процесс. В таблице 5.6 приведены рекомендации по эффективному использованию ступеней противоречий.

Все противоречия могут быть сведены к трем видам: системным, производственным и личностным. Системные противоречия отражают взаимодействия управляющей и управляемой систем. Это противоречия между базисом и надстройкой, производительными силами и производственными отношениями; возможным, желаемым и необходимым.

Различие, поляризация и столкновение способствуют решению системных противоречий путем эволюционного развития. Антагонизм приводит к смене форм собственности и либо к переходу в более демократическую систему управления, либо к возврату в ранее существовавшую систему производства и управления.

Таблица 5.6 Области применения ступеней противоречий

Ступень противоречий	Область применения в организациях или ее подразделениях
Различие	В отлаженном механизме взаимодействия: при мало меняющейся технологии производства; при высоком профессионализме руководителя и среднем - персонала; при выпуске слабоэластичной продукции.
Поляризация	В отлаженном механизме взаимодействия: при периодической модернизации технологии производства; при высоком профессионализме руководителя и среднем - персонала; при выпуске среднеэластичной продукции.
Столкновение	В отлаженном механизме взаимодействия: при постоянной модернизации технологии производства или при переходе на выпуск нового изделия в рамках существующей технологической политики или идеологии; при высоком профессионализме руководителя и персонала; при выпуске среднеэластичной продукции.
Антагонизм	В отлаженном механизме взаимодействия: при скачкообразных (революционных) изменениях технологии производства в проектных и опытных организациях; при разработке принципиально новых решений, создании новой технологической политики или идеологии; при деятельности в переходных или экстремальных условиях; при высоком профессионализме руководителя и персонала; при выпуске сильноэластичной продукции.

Производственные противоречия отражаются в рамках отдельных подсистем. Это противоречия между объектами и субъектами управления, городом и деревней, спросом и предложением, имеющимся и требуемым уровнями образования.

Личностные противоречия отражают бытовой уровень отношений между людьми и определяются степенью удовлетворения социальных потребностей и интересов человека. К личностным противоречиям относятся противоречия между человеком и человеком, человеком и коллективом, человеком и компьютером, коллективами.

Управление противоречиями

В приведенном выше материале продемонстрировано, что все ступени противоречий встречаются в реальной жизни. Более того, ими нужно управлять и инициировать их, если ступень противоречия не соответствует реальной ситуации. В каждом коллективе организации де-факто существует одна из четырех ступеней противоречия или полная поддержка. Задача руководителя заключается в переводе коллектива с существующей ступени противоречия на требуемую. Это осуществляется путем создания и (или) предотвращения конфликтов (рисунок 5.7).

Конфликт

Рисунок 5.7-Переход с одной ступени противоречий на другую

Конфликт должен быть подготовлен, ограничен и иметь три фазы: создание, функционирование и выход. Конфликт - это временное эмоциональное изменение настроения человека или группы людей в связи с получением новых данных (возмущающих воздействий), существенно меняющих старое представление об интересующем объекте или процессе.

Конфликты - реальность нашей жизни. Они играют очень важную социально-психологическую роль как в обществе, так и в любой организации, например в семье. Конфликты бывают естественные и искусственные. Естественные конфликты возникают сами собой, когда достигается большое несоответствие (непорядок) в отношениях людей. Обычно конфликты снимают накопившую напряженность в отношениях людей и переводят их на какое-то время на прежний уровень, и далее по циклу. Искусственные конфликты создаются людьми для реализации определенных целей. Создать конфликт и хорошо из него выйти - это большое искусство. Люди, коллективы и даже целые организации по-разному реагируют на конфликтные ситуации: от внешнего спокойствия и пассивности до желания преодолеть и агрессивности.

Конфликты могут быть деловые или открытые, межличностные или скрытые, тлеющие. Конфликты могут быть порождены интригой. Интрига - это нечестное, намеренное запутывание людей, чтобы вынудить их к определенным действиям и нанесению ущерба. Оградить себя от интриг можно путем:

- создания четкой информационной службы на всех уровнях;

- соблюдением дистанции в общении с подчиненными;

- понятной для подчиненных мотивировкой принятых решений.

Основанием для конфликта может быть повод, т.е. случайное стечение обстоятельств. Руководитель не должен допускать перенос производственных противоречии в межличностные отношения, а работники должны научиться переключаться со ступеней противоречий, создающихся при решении производ­ственных задач, на обычный дружелюбный уровень бытовых отношений.

Управление противоречиями (создание, проведение и завершение) относится к вершинам искусства управления.

В таблице 5.7 приведен ряд правил, полезных для руководителя.

Таблица 5.7. Правила предотвращения или создания конфликтов

Предотвращение конфликтов	Создание конфликтов
Признавать и слушать друг друга Находить общие точки зрения, решения Критиковать действия, а не личность Дискутировать честно и открыто Улыбаться Постоянно учиться	Настаивать на своей власти и исключительности Не обращать внимания на мелкие предложения Перечислять подчиненным их старые ошибки и обиды Взваливать на других свои ошибки Напускать на себя несвойственную строгость, грубость Афишировать свой большой опыт