1. 1. Ввод и редактирование данных

Ввод данных и редактирование списков можно производить традиционным для Excel образом, как было описано в работе №1, так же, как и для обычных таблиц: создается шапка таблицы, после ячейки, следующие за шапкой, заполняются с помощью стандартных способов заполнения ячеек. Предположим, необходимо создать базу данных в Excel, которая содержала бы информацию по штатному расписанию предприятия (Ф.И.О. сотрудника, Должность, Оклад). Для этого на отдельном листе Excel создадим таблицу и заполним ее некоторой информацией как представлено на рисунке.

Рис. Пример списка

Созданные список можно дополнять и редактировать с помощью экранной формы, вызываемой через Данные  Форма…

При большом числе полей списка редактирование и добавление информации в форму является более эффективным.

2. 2. Присвоение списку определенного имени

Во встроенных функциях Excel для обработки данных необходимо в качестве параметра указывать наименование списка или базы данных. Для того, чтобы присвоить списку определенное имя необходимо:

1. Выделить ячейки списка вместе со строкой заголовка.

2. Вставка  Имя  Присвоить …Ввести имя списка и нажать Ok.

4. 3. Сортировка (упорядочивание) записей таблицы.

Реализованная в Excel технология сортировки позволяет представить данные списка в определенном порядке, который определяется параметрами сортировки. Сортировка не изменяет данные, она меняет порядок из следования.

Для проведения сортировки в списке необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек списка.

2. Данные  Сортировка … Задать параметры и нажать Ok.

Пример.

Необходимо расположить строки таблицы, представленной на рисунке ниже, таким образом, чтобы фамилии располагались в алфавитном порядке по возрастанию.

Для выполнения сортировки по фамилиям необходимо:

1. Выделить ячейки таблицы.

2. Данные  Сортировка  … задать параметры сортировки…

3. Нажать Enter или Ok.

Результат будет выглядеть следующим образом.

Если требуется сделать сортировку по другим столбцам необходимо выполнить шаги 1-3 снова, но задать другие параметры сортировки.

5. 4. Фильтрация (отбор) записей в списках

Фильтрация данных – процесс выборки данных из информационного массива (таблицы или списка) на основе заданных условий отбора. При этом данные как бы «просеиваются» через налагаемые на них условия. Самым простым видом фильтрации является Автофильтр.

Для активации механизма автофильтрации таблицы необходимо:

1. Выделить шапку таблицы.

2. Данные  Фильтр  Автофильтр …

После этого шапка таблицы примет вид как показано на рисунке.

Теперь для того, чтобы произвести фильтрацию данных по определенному критерию необходимо нажать на кнопку установки условия соответствующего столбца и выбрать значение из списка или ввести свое условие.

Таким образом, получим результат выборки – отфильтрованную таблицу. Номера строк, окрашенные синим цветом показывают, что табличная информация полученная на экране является результатом фильтрации, т.е. выборкой по определенным критериям.

В графе, на значения которой наложены ограничения, кнопка установки условия окрашивается в синий цвет. Если необходимо ввести дополнительные ограничения (например, по окладу). Для того, чтобы снять наложенные ограничения – отменить фильтрацию, необходимо вызвать список установки критериев отбора и выбрать элемент «Все» для снятия наложенных на значение ячеек столбца ограничений (см. рис. ниже).