68. 7. Форматирование ячеек

Excel автоматически распознает информацию при вводе и относит к определенным типам данных: числовой, текстовый, денежный, формат даты и времени и т.д. На основании распознанного характера введенной информации Excel применяет стандартное форматирование для этих типов данных.

В силу принципиального другого способа, по сравнению с Word, размещения информации у начинающих работу с Excel часто возникают трудности определенного характера:

• вводимый текст не помещается в ячейку;

• текст набивается в одну строку и не разбивается на сроки, вследствие чего теряется смысл введенной информации;

• введенная информация интерпретируется не должным образом (при вводе числа почему-то выскакивает дата, числовая информация интерпретируется как текст и т.п.);

• введенная информация отображается с недостаточной степенью точности (например, пользователь вводит 125,563, но после нажатия Enter или дезактивации ячейки на экране отображается 125,56).

• заголовки таблиц сложно выровнять по центру таблицы, как этого требуют правила оформления.

• в шапке таблицы необходимо объединить некоторые ячейки для точного отражения структуры создаваемой таблицы, но этому мешает существующая конфигурация ячеек.

• необходимо текст в шапке таблицы разместить под углом 90 градусов.

Такого рода сложности возникают как результат недостаточного знания технологии работы в Excel и в частности технологии форматирования ячеек.

Определим несколько важных положений:

1. При вводе информации в ячейки необходимо учитывать различия Word и Excel при размещении информации (в Word вводимая информация образует абзац, в Excel информация вводится только в определенную ячейку). Следовательно, если вводится единый блок информации (например, заголовок таблицы), то информация должна вводится без каких-либо разрывов непосредственно в определенную ячейку. При этом необходимо игнорировать «наползание» вводимой информации на информацию в других ячейках, т.к. вводимая информация никаким образом не может изменить содержимое других ячеек.

Основой возникающих на данном этапе сложностей является ошибочное представление, что вновь вводимая информация «затирает» уже введенную информацию в другую ячейку. Начинающий пользователь, ранее работавший в Word, начинает разбивать информацию и вписывать ее в отдельные ячейки, чтобы исключить кажущееся «затирание» информации, что является грубейшей ошибкой и ведет к нарушению целостности вводимой информации.

Таким образом, необходимо всегда полностью вводить текст в определенную ячейку. После ввода необходимо увеличить ширину столбца (Формат  Столбец  Автоподбор ширины), либо потянуть мышью за правую границу заголовка столбца.

2. Если в ячейку вводится одна информация, а на экране после нажатия Enter или перехода на другую ячейку появляется другая, то информация не «портится», а принимает другой вид.

Представление информации на экране в любой ячейке определяется заданным форматом ячейки.

Основные форматы представления данных в ячейках:

Основной – используется для отображения любых данных кроме даты и времени.

Числовой – предназначен для представления целых чисел и чисел с отображением фиксированного количества знаков дробной части (в формате предусмотрена возможность разделения разрядов).

Текстовый – используется для ячеек, содержащий текстовую информацию.

Дата – применяется для отображения даты.

Для изменения формата ячеек необходимо выделить группу ячеек и активировать опцию Формат  Ячейки  Число …, после чего выбрать необходимый формат из списка форматов в левой части диалога и необходимые параметры (такие как точность, наличие разделителя тысяч и т.п.) в правой части диалога. Вместо активации опции меню можно также нажать сочетание клавиш Ctrl + 1 или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши на определенной ячейке или выделенной группе ячеек.

Форматирование ячеек также предполагает изменение параметров шрифта, выравнивания данных в ячейках, определения типа границ ячейки (обрамления), изменение цвета фона ячейки. Для этого предназначены соответствующие вкладки диалога Формат ячеек (см. рис. выше).

Вкладка Выравнивание предназначена для установки определенного типа выравнивания данных в ячейке, задания режима переноса по словам и также объединения ячеек.

Вкладка Шрифт предназначена для установки параметров шрифтового оформления ячейки. Вкладка Граница – для настройки границ ячейки (определение обрамления), Вид – для настройки цвета фона ячеек, Защита – для установки атрибутов защиты данных в ячейки.

Настройку форматирования ячеек также можно производить с помощью панели инструментов Форматирование. Использование панели инструментов Форматирование позволяет упростить доступ к наиболее частным функциям изменения формата ячеек.

Для изменения форматирования ячейки или группы ячеек необходимо их выделить, затем нажать Ctrl+1 или Формат  Ячейки. Для объединения ячеек необходимо:

1. Выделить группу смежных ячеек.

2. Формат  Ячейки  Выравнивание  …

3. Активировать опцию Объединение ячеек.

4. Нажать Enter или Ok.

Для установки режима переноса ячеек по словам необходимо:

1. Выделить группу смежных ячеек.

2. Формат  Ячейки  Выравнивание  …

3. Активировать опцию Переносить по словам.

4. Нажать Enter или Ok.