Документальне оформлення прийому продовольства, техніки і майна, які поступили у військову частину по залізниці без відхилення від даних супроводжувальних документів

Прийняте військовою частиною продовольство надходить на продовольчий склад, де заводяться стелажні ярлики (ф.64) з вказівкою гарантійного строку збереження продовольства. Продовольство і тара на складі військової частини записується на прибуток по книзі обліку (ф. 26) на підставі даних супроводжувальних документів (залізнична накладна, накладна чи фактура постачальника).

Прийом техніки та майна, які прибули на адресу військової частини по залізниці, проводяться з обов'язковим оформленням акту прийому (ф.4) і оприходування їх проводиться на підставі цього акту.

Якщо у кількісному і якісному відношенні прибувше продовольство відповідає даним супроводжувальних документів і вимогам, то на отримане продовольство діловодство продовольчої служби військової частини оформлює чекову вимогу, яка разом з талоном направляється органу, який проводить взаєморозрахунок з постачальником (продовольчий склад ОК, продслужба ОК), де проводиться дооформлення талону, (ставиться підпис посадових осіб, гербова печатка). У даному випадку на продовольство, яке прийняли, відправнику направляється "Підтвердження про прийом матеріальних засобів" (ф. 69) (підтвердження не складається на вантаж, який прибув з відхиленням по кількості і якості і на техніку і майно, яке прибуло).

Підтвердження складається у трьох примірниках і підписується командиром військової частини:

Перший примірник - надсилається вантажовідправнику;

Другий примірник - віддається до вищестоящого органу ПС;

Третій примірник - залишається у військовій частині.

В окремих випадках розрахунки з постачальниками проводить сама військова частина. При цьому талон чекової вимоги підписує і начальник фінансової служби військової частини.

Чекова вимога з розпискою отримувача залишається у ділах органу, який проводить оплату, а талон чекової вимоги повертається до діловодства продовольчої служби військової частини.

Продовольство і тара оприходується не пізніше наступного дня після їх отримання відповідно книги ф.26 і у книги ф.27.

Особливості прийому продовольства, яке надійшло у військову частину з відхиленням по кількості і його документальне оформлення.

Прийом продовольства, яке надійшло на адресу військової частини, проводиться на залізничній станції призначення комісією військової частини (з'єднання) в присутності представника залізниці.

При прийомі можуть бути наступні випадки: Нестачі:

• в межах норм природного збитку і норм допустимого розходження в показниках вагів;

• зверх норм природного збитку і норм допустимого розходження в показниках вагів;

• відхилення по якісному стану.

При нестачі продовольства в межах норм природного збитку і допустимого відхилення у показниках вагів.

При прийомі продовольства комісія військової частини переважує вантаж на вагах, які приписані до залізниці, при цьому складається вагова відомість.

Порівнюючи дані вагові відомості і супровідних документів, встановлюють наслідок перевантажування. Якщо виявлена нестача, то визначають, чи укладається вона в норми природного збитку і норми допустимого розходження в показах ваг.

Для чого складають:

- розрахунок розміру природного збитку продовольства, який визначається від маси вантажу, визначеного постачальником і вказаного в супровідних документах.

При цьому необхідно врахувати, що природний збиток по вантажам, які перевозять в тарі і упаковані, визначається від маси брутто вантажу, а по вантажам, які перевозять без тари і упаковки, - від маси нетто вантажів.

Розбіжність допустимого відхилення в показниках вагів (відхилення) допускаються:

1. При зважуванні вантажів на вагонних вагах, які перевозять навалом картоплю, овочі, сіль харчову - 0,5% від маси вантажу.

2. Які перевозять насипом зернові, масличних і бобових культур, жом, зерно, дерть, комбікорма, борошно всіх сортів і крупи всіх видів - 0,1%.

Якщо фактична нестача не привищує сумарної величини розміру природного збитку і допустимого відхилення в показах вагів, то начальник станції на звороті залізничної накладної повинен зробити помітку: "При перевірці маси вантажу нестача виявилась в межах норм природного збитку і допустимих розходжень у показниках вагів".

Комерційний акт у цьому випадку не складається.

На отримане продовольство комісія складає акт прийому (ф.4) в 3-х примірниках.

Акт підписує комісія, а начальник продовольчого складу своїм підписом свідчує про прийняття продовольства на відповідальне зберігання. Акт затверджується командиром військової частини. На підставі акту прийняте продовольство приходується по обліку по масі, яка вказана у супровідних документах, а нестача списується з обліку (також по акту).

На прийняте продовольство і тару оформлюється чекова вимога встановленим порядком, яка відсилається продовольчій службі ОК (продовольчому складу ОК).

Талон чекової вимоги підписується і засвідчується гербовою печаткою тим органом, який веде розрахунки з постачальником за отримане продовольство, а якщо розрахунки з постачальником веде військова частина, то талон чекової вимоги підписує заступник командира військової частини з тилу і начальник фінансової служби.

Перший примірник акта прийому (ф. 41) разом з доданими до нього супровідними документами залишається в справах продовольчої служби військової частини.

Другий примірник відсилається в продовольчу службу ОК, а третій -вантажовідправнику (постачальнику продовольства).

Таким чином, при нестачі продовольства в межах норм природного збитку і допустимого розходження в показниках вагів складаються:

1- вагова відомість;

2 - розрахунок найбільшого розміру природного збитку і допустимого розходження в показниках вагів;

3 - акт прийому (ф. 4), затверджений командиром військової частини. До акту прийому додаються всі супровідні документи і документи, які складені при прийомі. Причому в залізничній накладній повинна бути зроблена помітка про те, що нестача виявилась в межах норм природного збитку і допустимого розходження в показниках вагів;

4 - чекова вимога.

При нестачі продовольства понад норм природного збитку і допустимого розходження в показниках вагів.

Якщо фактична нестача перевищує суму найбільшого розміру природного збитку і допустимого розходження в показниках вагів, то порядок прийому і документального оформлення буде залежати від того, хто здає вантаж, який прибув: залізниця чи ні, і за чиїми пломбами прибув вантаж (постачальника або залізниці).

Випадки і порядок здачі залізницею вантажів отримувачу з перевіркою маси і якісного стану було викладено вам раніше. А зараз ми розглянемо документальне оформлення отримання цих вантажів.

Залізниця здає вантаж:

Якщо вантаж здає залізниця, то складаються наступні документи:

1. вагова відомість;

2. розрахунок найбільшого розміру природного збитку і допустимого відхилення в показниках ваговимірювальних приладів;

3. комерційний акт, який потрібен від залізниці і служить у подальшому підставою для пред'яви претензій до залізниці;

4. акт (ф. 4) в 3-х примірниках на прийняте продовольство з додаванням до нього всіх супровідних документів і документів, які складено при прийомі продовольства.

Комерційний акт складається в день вивантаження, а на шляху прямування вантажу - в день виявлення обставин, які є підставою для його складання і видається залізницею в наступних випадках: (ст. 16 статут залізниці).

1) невідповідність між найменуванням, вагою або кількістю вантажу (багажу) в натурі і даними, які вказані у перевізному документі;

2. псування і пошкодження вантажу;

3. виявлення вантажу без документів або документів без вантажу;

4. повернення залізниці викраденого вантажу або багажу;

5. неподача залізницею на підвідну колію вантажу в наступні 24 години після оформлення в товарній конторі (касі) видачі вантажу по документам. В цьому випадку комерційний акт складається тільки по вимозі вантажоотримувача.

Залізниця зобов'язана скласти комерційний акт, якщо вона сама виявила перераховані вище обставини, або коли на наявність хоча би одної з цих обставин вказав отримувач, або відправник вантажу.

Комерційний акт підписують начальник залізниці (або заступник), завідувач вантажним двором і ваговик, а також представник військової частини (з'єднання).

Якщо залізниця відмовляється від видачі комерційного акта, то подається скарга начальнику залізничної управи через начальника станції, а якщо начальник станції відмовляється її прийняти, то вона подається безпосередньо начальнику залізничної управи.

Одночасно, нестача або пошкодження вантажу фіксується в акті прийому (ф. 4).

Акт прийому (ф. 4) складається комісією військової частини в 3-х примірниках (за вказівкою продовольчої служби військового ОК може бути і більше). Крім комісії військової частини акт підписує представник незацікавленої організації або транспортної міліції.

Перший примірник акта залишається в справах військової частини, другий - надсилається продовольчій службі ОК, яка в подальшому пред'являє претензію винуватій стороні.

Третій примірник надсилається постачальнику.

Потім оформлюється чекова вимога на фактичне отримане продовольство і тару. Талон чекової вимоги підписує і засвідчує мастичною гербовою печаткою той орган, який робить розрахунки з постачальником.

Продовольство і тара приходуються згідно даним супровідних документів по акту (ф. 4), затвердженому командиром частини.

На підставі акта прийому нестача записується в книгу обліку нестач матеріальних засобів, яка ведеться в діловодстві продовольчої служби, а розмір нестач в грошовому еквіваленті - в книгу обліку нестач, яка ведеться в фінансовій службі і тільки після цього нестача списується з книг обліку служби.

Орган, який веде розрахунки з постачальниками, пред'являє претензію.

Після задоволення претензії нестачу списують з книг обліку військової частини.

Залізниця не здає вантаж.

В тих випадках, коли залізниця, згідно Статуту не зобов'язана здавати вантаж по масі і якісному стану, вона повинна на звороті залізничної накладної зробити помітку про те, що вантаж видан без перевірки маси і якісного стану. Помітка засвідчується підписом начальника станції і штампом.

Така помітка дає право отримувачу запросити представника незацікавленої організації і прийняти вантаж в його присутності згідно Статуту залізниці (ст. 149С$. Залізниця звільняється від відповідальності за страту, псування, нестачу або пошкодження вантажу в наступних випадках, коли:

1) вантаж прибув в полагоджених вагонах за справними пломбами вантажовідправника або на справній відкритій платформі без перевантаження на шляху зі справним маркуванням, або справною увязкой, або при наявності інших ознак, які свідчать про збереження вантажу;

2) нестача, псування або пошкодження відбулося в наслідок природних обставин, які пов'язані з перевезенням на відкритій платформі;

3. вантаж перевозили в супроводі провідника вантажовідправника або вантажоотримувача;

4. нестача вантажу не перевищує норм природного збитку.

В таких випадках викликаються представники тих організацій, які обумовлені договором або особливими умовами на поставку даної продукції. Якщо в договорі або в особливих умовах про це нічого не сказано, то для прийому можна запросити одного з наступних і представників:

• постачальника або місцевого органа постачальника;

• будь яку іншу незацікавлену організацію, але компетентну в прийомі даного виду вантажу;

• місцевого комітету профспілки організації;

• транспортної міліції.

Представник іногороднего постачальника зобов'язаний з'явитися не пізніше, чим на наступний день, а для прийому продукції, яка швидко псується на протязі 4-х годин після виклику. Представник з іншого міста постачальника - відповідно не пізніше, ніж в 3-х денний строк після отримання виклику, не враховуючи часу для проїзду.

В закритих гарнізонах або гарнізонах, які розташовані в окремих місцевостях, де немає можливості викликати вище названих представників, дозволяється прийом вантажів проводити в присутності представника, призначеного вищим командиром (начальником) або начальником гарнізону.

В крайньому випадку, з згоди постачальника, вантаж може бути прийнятий комісією, яка призначена наказом командира військової. Склад такої комісії не може бути постійним і в її склад не можна включити матеріально зацікавлених осіб.

На прийом вантажів, які прийняті у присутності представників незацікавленої організації, складається акт загальної форми, якій підписується представником цієї організації і військової частини.

На акті ставлять гербову печатку організації, яка направляє представника. До акту подається документ, який засвідчує повноваження представника на право перевірки даного вантажу.

Акт, складений представником незацікавленої сторони, в даному випадку, як би замінює комерційний акт залізниці. Оприходування вантажу проводять порядком, викладеним вище.

Висновок:

1. При відхиленнях маси вантажу від даних супровідних документів обов'язково оформляється акт прийому (ф.4).

2. Якщо нестача перевищує в сумі найбільший розмір природного збитку допустимі розходження в показниках ваговимірювальних приладів, то при здачі цього вантажу по масі залізницею вона зобов'язана видати комерційний акт.

У випадках. Коли залізниця не бере участь у визначенні маси вантажу, який прибув, складається акт з представником незацікавленої сторони цей акт при пред'явленні претензії постачальнику має силу комерційного акта.