Лекція 8-9. Діловиробниче і документаційне забезпечення служби управління персоналом

1. Цілі і функції діловиробничого забезпечення кадрової служби

2. Документаційне забезпечення служби управління персоналом

3. Характеристика основних документів кадрової служби

4. Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу

5. Особливості розробки посадових інструкцій для персоналу організації

1. Цілі і функції діловиробничого забезпечення кадрової служби

. Діловиробництво – повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби до закінчення виконання і передачі в інші підрозділи.

Ціль діловиробничого забезпечення – організація роботи з документами, які використовуються в системі управління персоналом.

Основні діловиробничі функції:

• своєчасна обробка документації яка надходить і передається в організації

• доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом для виконання

• друкування документів по кадрових питаннях

• реєстрація, облік і збереження документів по персоналу

• формування справ у відповідності з номенклатурою

• копіювання і розмноження документів по кадрових питаннях

• контроль за виконанням документів

• передача документації по вертикальних і горизонтальних зв,язках

Діловиробництво може здійснюватись безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути роззосереджені по різних ланках. На практиці найчастіше використовується змішана система.

Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації. На даний час документи складаються як у традиційному виконання, так і у вигляді машиноорієнтованих і машиночитаємих документів.

В підсистемі управління персоналом використовуються такі уніфіковані системи документації:

• планова (планові завдання по кадрових питання, заявки на молодих спеціалістів, наряди, планові розрахунки і т.ін.)

• первинного обліку (по обліку праці і зарплати)

• звітно-статистична (по чисельності, балансу робочого часу і т.ін)

• по соціальному забезпеченню (по пенсіям, пільгам, соцстрахуванню і т.ін)

• організаційно-розпорядча (акти, листи, заяви, інструкції, постанови, правила і т.ін).

2. Документаційне забезпечення служби управління персоналом

Документи які розробляються і використовуються в процесу управління персоналом організації представляють з себе її документаційне забезпечення.

Всі документи можна класифікувати за рядом ознак, але з точки зору їх використання в процесі управління персоналом організації доцільно в першу чергу розділити на дві великі групи: нормативно-методичне забезпечення і правове забезпечення.

Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного, нормативно-технічного, техніко-економічного і економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, які встановлюють норми, правила, вимоги, характеристики, методи і інши дані, що використовуються для вирішення завдань організації праці і управління персоналом і затверджені у встановленому порядку компетентними відповідно органами або керівництвом організації.

Нормативно-методичне забезпечення представлено типовими документами, які розробляються відповідними державними органами і надходять в організацію і документами для внутрішнього використання, які розробляються самими організаціями на основі типових.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, прийняття і реалізації рішень з питань управління персоналом. Воно полягає у організації розробки і застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі управління персоналом.

Відповідальність за забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, юридичний відділ і т.ін).

Правове забезпечення – засоби і форми юридичного впливу на органи і об,єкти управління персоналом. Документи правового забезпечення в свою чергу поділяються на акти централізованого регулювання – до яких належать Кодекс законів про працю, постанови уряду і міністерств, верховної ради з питань кадрової роботи і акти локального регулювання – документи які розробляються безпосередньо в самій організації.

Основні завдання правового забезпечення :

• правове регулювання трудових відносин між працівниками і працедавцями

• захист прав і законних інтересів працівників

Здійснення правового забезпечення в організації покладається на керівника і інших посадових осіб, а також на керівника системи управління персоналом та її працівників з питань які входять до їх компетенції. Головним підрозділом по веденню правової документації є юридичний відділ.