3. Формирование сводной таблицы Основные элементы сводных таблиц

Независимо от назначения и оформления все сводные таблицы имеют общие элементы. Любая сводная таблица имеет 4 области: область строк; область столбцов; область страниц; область данных.

Если в сводной таблице выделена какая-либо ячейка, области таблицы обведены синей рамкой. При отсутствии каких-либо данных в областях

сводной таблицы отображаются названия этих областей (рис. 6).

Рис. 5

Рис. 6

Подписи областей таблицы отображаются только в том случае, если выделена какая-либо ячейка в макете таблицы. Если выделить ячейку за пре-

делами таблицы, подписи исчезают.

В сводной таблице, наполненной данными, названия областей не отображаются, но определяются интуитивно. Например, в таблице на рис. 7 область строк — ячейки А5:А13; область столбцов — ячейки В4:H5; область страниц — ячейки А1:H2; область данных — ячейки А4; В6:H13.

На листе сводной таблицы обычно автоматически отображается панель инструментов Сводные таблицы (рис. 7). Если панель по какой-то причине была ранее закрыта, то отобразить ее на экране можно по команде меню Вид  Панели инструментов  Сводные таблицы. На листе сводной таблицы отображается также панель Список полей сводной таблицы (рис. 6). Эта панель отображается автоматически при выделении любой ячейки сводной таблицы. При выделении ячейки за пределами сводной таблицы панель исчезает. Если по какой-то причине панель была закрыта, то для ее отображения следует нажать кнопку Отобразить список полей панели Сводные таблицы (кнопка работает как переключатель: при отображенном списке полей кнопка уже нажата и называется Скрыть список полей). Другим способом вызова на экран панели Список полей сводной таблицы является щелчок правой кнопкой мыши по любой ячейке сводной таблице. В появившемся контекстном меню следует выбрать команду Показать список полей.

Рис. 7

В окне панели Список полей сводной таблицы в виде значков с подписями отображаются поля, которые могут быть использованы при формировании сводной таблицы. Названия полей повторяют названия столбцов исходной таблицы. В нижней части панели расположен раскрывающийся список областей сводной таблицы и кнопка Поместить в.

В областях таблицы находятся поля.

Поле — категория (группа) данных, извлекаемых из одного столбца исходной таблицы. Название поля извлекается из верхней ячейки столбца этой таблицы. Например, из таблицы на рис. 1 извлекаются поля Дата поступления, Товар, Цена, Код поставщика, Количество и т. д. Области сводной таблицы могут иметь любое количество полей. Для того, чтобы сводная таблица выполняла свои функции, область данных должна иметь хотя бы одно поле. Области строк, столбцов и страниц могут не иметь полей.

Например, в таблице на рис. 7 в области строк находится поле Дата поступления, поле Реализация — в области столбцов. Область страниц содержит два поля: Менеджер и Код поставщика. Область данных содержит поле Стоимость заказа.

Поля состоят из элементов. Элементы представляют собой записи из столбцов исходных данных. Например, в таблице на рис. 7 элементами поля Реализация являются февраль, март, апрель и т. д.

В областях строк, столбцов и страниц находятся поля, для элементов которых производятся вычисления над элементами полей, помещенных в область данных. Обычно область данных содержит определенные числа, которые суммируются функцией СУММ. Например, в таблице на рис. 7 приведены суммы стоимости заказов (поле области данных) по месяцам реализации (поле области столбцов) и по датам поступления (поле области строк) для всех менеджеров и всех поставщиков (поля области страниц).

Если в сводной таблице содержатся несколько полей строк, то поле, название которого расположено в левом верхнем углу области строк, является внешним, а остальные поля — внутренними. Если в сводной таблице содержатся несколько полей столбцов, то поле, название которого расположено в левом верхнем углу области столбцов, является внешним, а остальные поля — внутренними. Если таблица содержит более одного поля в области данных, то для доступа ко всем полям данных отображается одна кнопка Данные со стрелкой выбора (рис.8).

Область данных является частью сводной таблицы, которая содержит итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов области строк или области столбцов. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В примере, показанном на рис. 8, в ячейках I6, I8, I10 и т.д. суммируются все записи исходных данных, содержащие Сумму по полю стоимость заказа, а в ячейках I7, I9, I11 и т.д. суммируются все записи исходных данных, содержащие Количество по полю Количество.