Тема 5. Документи з особового складу

1. Поняття і класифікація документів з особового складу.

2. Характеристика трудового договору, контракту, трудової угоди.

3. Порядок документування прийняття на роботу, переміщення та звільнення працівників.

4. Трудові книжки.

5. Автобіографії, резюме, характеристики, заяви.

6. Особова справа: склад, правила ведення, використання та зберігання.

Комплекс документів за функціями управління кадрами

включає основні групи документів:

• особисті та особові документи працівників;

• організаційно-розпорядча документація;

• первинна облікова кадрова документація.

Особисті документи: паспорт, трудова книжка, військовий

квиток, диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення особи, документи про сімейний стан.

За юридичним призначенням до особових документів

відносять заяви про прийняття на роботу, переведення, звільнення, автобіографію, атестаційні листи, подання тощо.

Організаційно-розпорядча документація – положення,

інструкції, правила, статути, накази, розпорядження, листи, акти тощо.

Первинна облікова кадрова документація – особовий листок з

обліку кадрів, доповнення до нього, особова картка, спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, книги та журнали обліку тощо.

Трудовий договір – угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, а роботодавець зобов’язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні умови праці. Трудовий договір може укладатися як письмово, так і усно. Контракт – особлива форма трудового договору в якому термін його дії, права, обов’язки, відповідальність сторін, умови праці та оплати праці встановлюються угодою сторін. Контракт укладається тільки у письмовій формі.

При прийомі на роботу громадяни подають письмову заяву на якій робиться резолюція після чого видається наказ. При звільненні також подається заява із зазначенням причин звільнення. Трудова книжка видається в останній день роботи працівника. Види кадрових наказів: прості (містять інформацію про одну особу) та зведені (містять інформацію про декількох осіб, але з одного питання). Накази з особового складу, крім наказів про надання відпустки та відрядження, зберігаються довічно. Розпорядча дія пишеться великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, НАДАТИ. В наказі зазначається підстава для його видання та розміщується гриф «ознайомлення».

Особова справа – документ, у якому групуються всі документи працівника у хронологічному порядку в такій послідовності: внутрішній опис документів, заява про прийняття на роботу, особовий листок обліку кадрів, автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення, доповнення до особового листка з обліку кадрів, доповнення до особового листка про заохочення та ін. Особові справи зберігаються 2 роки і відділі кадрів, після чого передаються до архіву на довічне зберігання.

Трудова книжка – основний документ про трудову діяльність працівника. Порядок її заповнення регламентує ст.48 КЗпП України та «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях». Трудова книжка повинна бути оформлена протягом 5-ти днів з моменту прийому на роботу на всіх працівників, окрім тих, що працюють за сумісництвом. Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки, вона доповнюється вкладишем. При втраті – видається дублікат. До трудової книжки заносяться відомості про:

• ПІБ, дата народження;

• прийом, переведення та звільнення;

• нагородження та заохочення;

• час перебування на обліку у державній службі зайнятості в статусі безробітного, служби в армії, МВД та СБУ.

Виправлення в трудову книжку вносяться тільки у

наступному порядковому запису, закреслювання не допускаються. Записи робляться тільки на підставі наказів, інформація про які фіксується у спеціальній графі.Відомості про стягнення до трудових книжок не вносяться. Печаткою завіряється запис про звільнення, а також запис про нагородження та заохочення.

Автобіографія (резюме) – довільне описання особистих, освітніх і професійних даних. Вимоги: детальність, послідовність, конкретність, лаконічність, грамотність. Особливість резюме – викладання даних про трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку.

Література [1,8,13,14,16,17,18,21,22]