Тема 4. Призначення, склад та особливості підготовки організаційно-розпорядчої документації

1. Поняття «організаційно-розпорядчі документи».

2. Класифікація організаційно-розпорядчої документації.

3. Складання та оформлення організаційних документів: статути, положення, інструкції, правила.

4. Особливості складання та оформлення розпорядчих документів: постанови, накази, розпорядження, рішення, ухвали, вказівки.

5. Документування діяльності колегіальних органів: складання протоколів, порядок оформлення рішень.

6. Різновиди та особливості підготовки довідково-інформаційних та довідково-аналітичних документів.

Організаційно-розпорядча документація – підсистема управлінської документації, яка забезпечує здійснення організаційної та розпорядчої функцій управління.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час. До них належать статути, положення, інструкції, правила.

Статут – юридичний акт, яким оформлюється утворення ПОУ, регулюється його діяльність, взаємовідносини з іншими ПОУ та громадянами, права та обов’язки в певній галузі державної та господарської діяльності. Статут – основа для розробки положення. Після затвердження вищою організацією, статут підлягає реєстрації в органах Міністерства фінансів.

Структура статуту:

1. Загальні положення.

2. Завдання та функції.

3. Майно ПОУ.

4. Управління.

5. Організація та оплата праці.

6. Звіт, звітність і контроль.

7. Зовнішньоекономічна діяльність.

8. Реорганізація та припинення діяльності ПОУ.

Структура залежить від форми власності та виду діяльності ПОУ.

Інструкція – правовий акт, у якому викладено правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунків ПОУ, службових осіб і громадян. Текст має вказівний характер, поділяється на пункти та підпункти. Реквізити: назва виду документу, гриф затвердження, заголовок, текст, дата, місце видання, підпис, гриф узгодження, візи. Види інструкцій: типові, примірні, посадові.

Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Викладення тексту ведеться від третьої особи. Посадова інструкція:

• підписується керівником структурного підрозділу;

• узгоджується начальником відділу праці та зарплати, заступником директора по підпорядкованості, юристом;

• затверджується керівником ПОУ;

• доводиться працівнику під підпис;

Зміни до посадової інструкції вносяться тільки на підставі наказу,

замінюється якщо змінюється назва ПОУ, структурного підрозділу3, посади. Зберігаються 3 роки після її заміни.

Положення – правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств. Розробляється на підставі статуту. Положення про структурний підрозділ одночасно є посадовою інструкцією керівника.

Види положень: типове, примірне, індивідуальне.

Типовий формуляр положення містить: герб, назву відомства, організації, структурного підрозділу, гриф затвердження, назву, місце видання, номер, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначку про погодження.

Структура положення:

• загальні положення (правовий статус, підпорядкованість ПОУ, порядок призначення та звільнення керівника, перелік правових актів та нормативів, якими керується ПОУ у своїй діяльності);

• завдання ПОУ;

• структура ПОУ;

• функції;

• зв’язки;

• права

• відповідальність.

Зміни до положення вносяться на підставі наказу керівника організації.

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки тощо. Виконання правил обов’язкове для кожного, тому їх відносять до правових документів.

Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник організації на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції. Наказ – акт управління, який видається для вирішення основних та оперативних задач. За призначенням розрізняють накази із загальних питань та з особового складу. За кожною групою діловодство ведеться окремо. Накази із загальних питань: ініціативні та ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Наказ з особового складу не має констатуючої частини. Констатуюча частина – це викладення фактів, аналіз явищ, причин тощо. У розпорядчій переліковуються дії, що пропонуються, вказуються виконавці та терміни виконання, зазначаються особи, яким доручається контроль за його виконанням. Наказ підписує перший керівник ПОУ. Особлива увага приділяється доведенню наказу до відома виконавців та зацікавленних осіб. Робиться це під розпис.

Вказівка – розпорядчий документ, що видається колом посадових осіб. Вона в основному охоплює питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов’язані з організацією виконання наказів, інструкцій.

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими Радами народних депутатів в колегіальному порядку для розв’язання найважливіших питань. Ухвала має дві частини: вступна, в якій висвітлюється стан питання та постановча – перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання та відповідальних осіб.

Розпорядження – акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції, мають обов’язкову силу для громадян чи організацій.

Рішення - правовий акт діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняті рішення на зборах та засіданнях колегіальних органів.

Реквізити протоколу:

• назва виду документа;

• порядковий номер;

• назва колегіального органу;

• назва підприємства;

• дата проведення або термін;

• кількісний склад учасників»

• порядок денний;

• текст;

• перелік додатків;підписи.

У протоколі фіксуються всі винесені у порядок денний питання за

формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. В процесі засідання ведеться чернетка протоколу, оригінал повинен бути оформлений протягом наступних 5 днів. Рішення колегіальних органів, зазначені у протоколі доводяться до виконавців у вигляді постанов, наказів, рішень, виписок з протоколу. Пртокол підписує голова та секретар.

До інформаційних та довідково-аналітичних документі відносять

акти, договори, контракти, факси, телефонограми, доповідні, службові та пояснювальні записки, доручення.

Акт – документ, що складається однією чи кількома особами та підтверджує встановлені факти або дії. Акт складається комісією, призначеною наказом. Оформлюється на загальному бланку ПОУ, дата відповідає даті та місцю події та має заголовок «Про …». В акті обов’язково вказується підстава, відповідно до якої він складений. Акт має вступну, констатуючу та заключну частину. Він складається у декількох екземплярах та вказується в акті де вони знаходяться. Підписується акт головою та членами комісії. Акт має гриф ЗАТВЕРДЖУЮ.

Договір (контракт) – угода сторін про встановлення та регулювання певних відносин, характер угоди, умови поставки, упаковку, ціну тощо. Він є основним правовим документом у взаємовідносинах між ПОУ. Комерційні договори зберігаються 3 роки, з іноземними партнерами – 10.

Доповідна записка – документ, адресований керівнику ПОУ або вищому органу, що містить викладення будь-якого питання з висновками та пропозиціями. Види: інформаційні, ініціативні, звтні доповідні записки. Текст поділяється на дві частини: констатуючу та частину, в якій робляться висновки, надаються пропозиції та прохання.

Пояснювальна записка – документ, щ пояснює зміст окремих документів, положень основного документу або причини будь-якої події. У пояснювальній записці окремі працівники можуть надавати пояснення своїм діям поступкам та ситуаціям.

Службова записка – документ, що використовується для внутрішньої переписки між структурними підрозділами в ПОУ. Цього виду документу немає у Держаному класифікаторі управлінської документації.

Довідка – документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб (робота, навчання,оплата праці тощо).Обов’язково вказується місце, куди вона подається, підписується керівником та ставиться печатка.

Доручення – документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені ПОУ чи окремої особи. Доручення поділяються на офіційні та особисті.

Службові листи поділяються на ті, що потребують відповіді та ті, що не потребують відповіді. Оформлюються на бланку ПОУ формату А4, А5. Назва документа (Лист) не пишеться.

Література [5,10,11,12,22]