Тема 6. Організація документообігу

1. Поняття про вхідні, вихідні та внутрішні документи.

2. Особливості приймання та первинної обробки вхідних документів. Схема документообігу.

3. Особливості проходження внутрішніх документів.

4. Поняття про облік обсягу документообігу в установах і технологія його здійснення.

5. Основні етапи проходження вихідних документів.

Документообіг – рух службових документів в ПОУ від дати його створення або отримання до дати завершення виконання або відправки.

Схема документообігу: прийом документу, реєстрація, розгляд, обробка, відправка, контроль виконання, складання номенклатури та формування справ до зберігання.

Вимоги до документообігу: прямоточність (проходження через найменшу кількість інстанцій та виключення повернення), вибірковість розподілу між керівниками та спеціалістами у відповідності до функцій, подібність маршруту, одноразовість виконання кожної операції.

Потоки документації: вхідна, вихідна, внутрішня. Прийом документації здійснює працівник служби діловодства, в неробочий

час - охоронник. При прийомі документів ставиться вхідний реєстраційний штамп, у якому зазначається найменування ПОУ, дата отримання, індекс документу. Вхідні документи підлягають розгляду зав. канцелярією або референтом а також керівником. На документі вказується ПІБ виконавця та структурний підрозділ. Попередній розгляд здійснюється в день отримання пошти або наступного дня, якщо пошта надійшла у неробочий час. Реєстрація документа – внесення в облікові форми короткої інформації про документ з зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.

Не підлягають реєстрації:

• копії листів для ознайомлення;

• телеграми та листи про дозвіл відрядження та відпустки;

• інформація та порядок денний засідань;

• реклама, прейскуранти;

• листи-вітання та листи-запрошення;

• книги, журнали, бюлетені;

• наукові звіти за темами;

• звіти ;

• форми статистичної звітності.

Основний принцип реєстрації документу – однократність,

коли документ реєструється тільки один раз: вхідний – в день отримання, створений в організації – в день підписання. Документу надається реєстраційний індекс – цифрове або алфавітно-цифрове позначення, що надається службовому документу під час його реєстрації. Індекс – порядковий номер в рамках групи документів, що реєструються. Реєстрація документів здійснюється за допомогою журналів реєстрації вхідної та вихідної документації те єдиної реєстраційно-контрольної картки.

Документи, що відправляються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що в ньому знаходяться.

Заповнюється реєстраційна карточка чи журнал вихідної документації.

Оригінали документів залишаються в організаціях-авторах. Відсилаються їх завірені копії.

Документи на ПК відправляються разом з супроводжуючим листом, яке підшивається в справу на загальних підставах.

Вихідні документи передаються до канцелярії в години, що встановлені в інструкції з діловодства даної організації.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в містах реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-кореспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

Література [6,15,22]