Тема 2. Служба документаційного забезпечення управління

1. Стандартизація та уніфікація управлінських документів.

2. Нормативно-методична база, що регламентує діловодство в Україні.

3. Сучасні вимоги до умов праці працівників служби діловодства.

4. Посадові інструкції працівників служби діловодства.

Стандартизація – процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об’єктів». Стандартизація – встановлення єдиного комплексу видів документів для аналогічних ситуацій, єдиних форм та правил їх складання та оформлення

Уніфікація – «приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, однаковості», тобто відповідність певним стандартам (зразкам).

Нормативно-методична база, що регламентує діловодство в

Україні:

- Конституція України;

• Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади(зі змінами та доповненнями від 27.11.2001р. №1577, 17.07.2003 р. №1106, 28.07.2003 р. №1173);

• Закон України «Про державну таємницю» від 21.09.1999;

• Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996;

• Закон України «Про мови» від 1989 р.;

• Закон України «Про національний архівний фонд і архівні установи» від 23.12.1995.

Основні завдання працівників служби діловодства:

• обробка кореспонденції та її доставка;

• контроль за термінами виконання документів;

• контроль за правилами оформлення документів;

• облік та зберігання документів;

• методичне керівництво діловодством в підрозділах;

• підготовка довідок;

• друкування та розмноження документів;

• доставка ділових паперів;

• ведення реєстраційних книг, журналів, карток.

Посадові інструкції працівників служби діловодства розробляються на підставі Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника професій України та затверджуються в установленому порядку.

Сучасні вимоги до організації праці працівників служби діловодства:

• оптимальна організаційна побудова служби;

• вибір раціональної системи діловодства;

• чіткий розподіл функцій між працівниками;

• нормування праці кожного;

• правильне визначення кількісного складу працівників;

• впровадження прогресивних методів праці;

• автоматизація діловодства;

• раціональна організація робочих місць.

Література [8,13,14,18,19,22]

Тема 3. Правила складання та оформлення документів

1. Поняття «реквізит», «формуляр-зразок», «бланк» та вимоги до них.

2. Складання тексту документа та заголовку до нього.

3. Датування документа.

4. Погодження та засвідчення документа.

5. Загальні вимоги до оформлення документа.

Створення службового документу – це складання тексту та його оформлення. Оформлення документу полягає у фіксації реквізитів.

Реквізит – (лат. «потребую»), інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та придання йому юридичної сили.

Формуляр документа – набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.

Формуляр-зразок документа – модель документа, що встановлює область його застосування, формат, розмір полів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.

Бланк документа – уніфікована форма документа, що має певний набір реквізитів та місце для фіксації змінної інформації.

Вимоги до бланків:

• формат А4, А5, дозволяється А3, А6;

• поля: ліве - 30мм., праве – 10 мм., верхнє та нижнє – 20мм.;

• на форматі А4 тест друкується через 1,5 інтервали, формат А5 – через 1-1,5 інтервали;

• реквізити, які складаються із декілька рядків друкуються через 1 інтервал;

• реквізити УЗГОДЖУЮ, ЗАТВЕРДЖУЮ, АДРЕСАТ друкуються через1,5-2 інтервали.

Текст документа (21) – зміст, заради фіксування якого був створений документ.

Вимоги до тексту: складається українською мовою; грамотність; чіткість; без повторів та вживання слів та зворотів, які не несуть змісту; зрозумілість.

• повинен бути узгодженим з назвою документу та точно передавати зміст тексту;

• в кінці заголовку не ставиться крапка;

• у документах формату А-5 заголовок необов’язковий.

Дата документа (11) - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації.

Вимоги до написання дати:

- елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр;

• в нормативно-правових актах та фінансових документах – 07 березня 2005 року або 07 березня 2005 р., скорочення «р.» вказується через один інтервал;

• у всіх інших документах дата проставляється 07.03.2005 (можливо 2005.03.07);

буква «р.» не пишеться.;

• дата проставляється нижче назви документу на спеціально відведеному місці;

• якщо документ оформлений не на бланку проставляється нижче підпису зліва;

• проставляється особою, яка підписує або затверджує документ

Узгодження документа (24) – попередній розгляд питань, які розглядаються у проекті документу. Мета узгодження – підвищити якість документа шляхом компетентної оцінки необхідності його видання, правильності оформлення, відповідності до законодавства. Реквізит 24 розташовується нижче реквізиту «підпис». Допускається оформлювати «Лист узгоджень». Віза (25) – внутрішнє узгодження документу. Віза розташовується нижче підпису. Реквізит 25 використовують при ознайомленні з документом.

Види узгодження: внутрішнє, зовнішнє.

Посвідчення документа – підписання, затвердження та відтиск печатки.

Послідовність підпису: посада, особистий підпис, ім’я, по-батькові, прізвище.

Підпис (23) ставиться із зазначенням посади, якщо документ оформлено не на бланку. При підписанні документу кількома посадовими особами, їх підписи розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. При підписанні рівними за посадою особами, їх підписи розташовуються на одному рівні. У разі відсутності керівника, документ підписує його заступник при внесенні відповідних виправлень. Підписувати документ зі словом «За», або ставити косу лінію перед найменуванням посади не допускається. Підпис ставиться під текстом через 2-3 інтервали.

Затвердження (17): слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без «лапок» та двокрапки ставиться у правому верхньому кутку документа). Нижче фіксується посада, підпис та дата.

Затвердженню підлягають:

акти; завдання; звіти; програми; правила;

нормативні документи; кошторис; плани; положення; штатний розпис.

Відтиск печатки (26) – завіряє в документі підпис відповідальної особи. Відтиск проставляється так, щоб він захватив останні декілька букв найменування посади особи, що підписала документ.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка:

акти; аркуші погодження проектів нормативно-правових документів; довідки; довіреність; договори; завдання; заявки; посвідчення про відрядження;

кошторис; гарантійні листи; подання і клопотання про нагородження; реєстри; специфікації; титульні списки; штатні розписи.

Література [5,11,12,15,19,22,23]