Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ОСД-методичка.doc
Скачиваний:
6
Добавлен:
09.11.2018
Размер:
422.4 Кб
Скачать

Тема 7. Організація контролю за виконанням документів

  1. Мета, завдання і умови ефективного контролю.

  2. Типові та індивідуальні терміни виконання документів.

  3. Особливості формування картотеки документів, виконання яких підлягає контролю.

Виконання документа – вид управлінської діяльності, зміст,

характер, терміни виконання і виконавці котрої обумовлені документною інформацією.

Контроль виконання документа – це сукупність процесів, що забезпечують своєчасне виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, що містять завдання. Організацію контролю виконання завдань вищих законодавчих і виконавських органів влади здійснюють заступники керівника.

Відповідальними за виконання документу є:

  • особи, які вказані в розпорядчому документі, в резолюції керівника (якщо вказані декілька осіб, то перша є відповідальною за виконання):

  • безпосередні виконавці.

Контроль виконання документів по суті питань здійснюють:

  • керівник організації;

  • референти, помічники керівника;

  • керівники структурних підрозділів.

Безпосередній контроль покладається на контролюючу групу або

особу, які входять до загального відділу (канцелярію). В структурному підрозділі його здійснює секретар або діловод.

Терміни виконання документів:

  • з вказаним терміном виконання;

  • без вказаного терміну виконання (але не пізніше 30 календарних днів);

  • з терміном «терміново» - виконуються протягом 7 робочих

днів з дня підписання.

Термін виконання може бути змінений за розпорядженням посадової особи, яка його встановила або особи, яка його заміняє. Виконавець може подати прохання про зміну терміну виконання не пізніше, ніж за 3 дні до закінчення встановленого документом терміну. Для документу без терміну – до закінчення 30-ти денного терміну з дня отримання документу. Зміни терміну виконання переносяться в резолюцію керівника та контрольну картку.

Види робіт з контролю:

  • постановка на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю;

  • перевірка своєчасності доведення документів до виконавців;

  • попередня перевірка та корегування ходу виконання;

  • облік та узагальнення результатів контролю виконання документів;

  • інформування керівника про хід та результати виконання;

  • інформування про хід та результати виконання на оперативних нарадах;

  • зняття документу з контролю;

  • формування картотеки виконаних документів.

Документи, що підлягають контролю реєструються у реєстраційно-контрольній картці (РКК). РКК формуються у картотеку за термінами виконання документа, за виконавцями, за групами документів. Зняти документ з контролю у картотеці може лише особа, яка його туди внесла. Контроль виконання документів може вестися на комп’ютері.

Література [2,5,6,15,19,22]

Тема 8. Систематизація та зберігання документів

  1. Поняття про номенклатуру справ.

  2. Технологія складання номенклатури справ.

  3. Оперативне зберігання справ.

  4. Підготовка справ до подальшого зберігання та використання.

  5. Значення та правила складання описів справ постійного, тривалого строків зберігання та з особового складу.

  6. Порядок передачі справ до архівного підрозділу установи.

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв і

справ, до яких входять документи, подібні за змістом, із зазначенням терміну їх зберігання.

Види номенклатури справ:

  • типова – складається для певних категорій організацій та є нормативним документом;

  • рекомендована – встановлює приблизний склад справ для організацій, однакових за характером діяльності, але різних за структурою. Вона має рекомендаційний характер;

  • індивідуальна – систематизований перелік конкретних заголовків справ, що здійснюються в діловодстві однієї організації в певному календарному році.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ:

  • найменування організації;

  • найменування виду документу;

  • дата;

  • реєстраційний номер;

  • місце складання;

  • заголовок до тексту;

  • текст;

  • підпис;

  • грифи узгодження та затвердження.

Принципи побудови номенклатури справ:

  • єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

  • застосування індексації документів;

  • стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

  • положень, статутів про підприємство;

  • планів роботи та звітів про роботу;

  • посадових розкладів;

  • переліків документів;

  • класифікаторів;

  • номенклатури справ за попередні роки;

  • списки структурних підрозділів та кореспондентів;

  • описів справ постійного та тимчасового зберігання;

  • довідкових картотек.

У номенклатуру справ мають вноситися:

- всі справи і документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності ПОУ чи структурного підрозділу;

- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень ПОУ або припинення його діяльності;

- незакінчені справи, що надійшли з іншого ПОУ;

- усі довідкові картотеки документів.

Номенклатуру справ затверджує керівник організації. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання. ЇЇ складає спеціаліст, який відповідає за роботу з документами. Номенклатуру справ вводиться в дію з 01 січня календарного року. Вона узгоджується з державним архівом.

Екземпляри номенклатури справ:

перший – зберігається в службі діловодстві;

другий – використовується цією службою для роботи;

третій – знаходиться у відомчому архіві;

четвертий – знаходиться у державному архіві.

В кінці року складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного та термінового зберігання.

Формування документів у групи справ виконується відповідно до заголовків номенклатури справ. Документи вносяться до справи якщо вони за своїм змістом відповідають заголовку справи.

З метою прискорення пошуку документів у справі вони розміщуються в певній послідовності:

- у хронологічній послідовності (за датами надходження або створення) формуються у справи накази, рішення, службові листи, телефонограми тощо;

- в алфавітному порядку за прізвищами – рахунки по зарплаті, анкети тощо;

- за номерами – квитанції, накладні документи;

У логічній послідовності – документи з додатками.

Правила формування справ:

  • в діло підшиваються тільки документи, що виконані. Документи мають мати візу «В справу»;

  • формують справу з документів одного календарного року;

  • окремо в справи формуються документи постійного та тимчасового зберігання;

  • в справу підшиваються оригінали документів в одному екземплярі;

  • документи, що мають секретний характер формуються в окремі справи.

Обсяг справи не повинний перевищувати 250 аркушів. Якщо

документів більше, справа поділяється на 2 томи.

На обкладинці справи вказується:

  • назва організації;

  • назва структурного підрозділу;

  • номер справи за номенклатурою;

  • заголовок діла за номенклатурою;

  • дата (рік формування справи);

  • кількість аркушів;

  • термін зберігання документів.

Архів – установа або структурний підрозділ, що організує

відбір,накопичення, облік, зберігання, використання документів та діє на підставі Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи» від 23.12.1995.

Обробка документів до архівного збереження:

  • обробка справ;

  • проведення експертизи цінності документів;

  • оформлення справи ;

  • внутрішній опис документів;

  • переплітання справи;

  • оформлення обкладинки справи;

  • опис справи.

Прийом-передача кожної справи здійснюється працівником

архіву в присутності працівника діловодної служби.

Література [2,4,5,9,10,15,22]