Цель выдачи наличных Сроки предоставления Отчета

для осуществления расходов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами предприятия

на следующий рабочий день после выдачи наличных

в течение 3-х банковских дней, следующих за днем завершения командировки (при использовании пластиковых карточек – 10 дней)

на командировку

на закупку сельскохозяйственной продукции

не позднее 10 рабочих дней со дня выдачи наличных

Рис. 4.4. Предельные сроки предоставления отчета об использовании средств, выданных в командировку или под отчет

Законом Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.03г. № 889-IV предусмотрено налогообложение излишне израсходованных средств, полученных работником под отчет и невозвращенных в установленные сроки. К работнику применяется штраф – 15 % от суммы невозвращенной наличности, а если работник не возвращает денежные средства в течение отчетного месяца, на который выпадает предельный срок их возврата, то дополнительно, невозвращенная сумма с учетом натурального коэффициента облагается налогом с дохода физических лиц.

Предприятие также несет ответственность в виде штрафа 25 % от суммы несвоевременно возращенных средств за нарушение норм обращения наличности.

Основными нормативными актами, которые регламентируют служебные командировки, являются: Постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99г. № 663 и «Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. № 59 с изменениями и дополнениями.

Для направления работника в командировку оформляется: приказ (распоряжение) руководителя предприятия; командировочное удостоверение, которое регистрируется в специальном журнале. Работнику выдают аванс на основании утвержденной сметы расходов.

После возвращения из командировки работник составляет Отчет об использовании средств, предоставленных на коман­дировку или под отчет.

Отчет и прилагаемые к нему доку­менты проверяются в бухгалтерии на предмет полноты и правильности оформления и заполне­ния реквизитов, соблюдения законности, целесо­образности произведенных расходов, информация из отчетов переносится в регистры учета, а далее в отчетность.

Общая схема бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 4.5.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные и возмещаются документально подтвержденные расходы на:

- проезд к месту командировки, обратно и по месту командировки;

- проживание в гостиницах или наем жилого помещения, включенные в эти счета расходы на питание или бытовые услуги;

- оплату телефонных счетов;

- оформление загранпаспорта, виз, обязательное страхование, переводы, уплату налогов и сборов и других затрат, связанных с правилами въезда и нахождения в месте командировки (при командировках за границу);

- оплату горюче-смазочных материалов (по нормам согласно утвержденному маршруту), стоянок, парковок и других сборов (при поездке в командировку на служебном автомобиле).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в командировке (включая день выбытия (отъезда) и день прибытия (приезда)).

Количество дней пребывания в командировке определяется по отметкам командирующей и принимающей сторон на командировоч­ном удостоверении, если командировка была по Украине и в страны, с которыми не установ­лен или упрощен пограничный контроль.

Приказ (распоряжение) руководителя

Командировочное удостоверение

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

(с приложенными документами: накладные, счета, чеки, транспортные билеты, акты выполненных работ, закупочный акт, квитанции)

Кассовая книга (форма КО-4)

Приобретение необоротных активов

Приходный кассовый ордер (форма КО-1)

Ведомость 4.1

(дебет счета 15)

Приобретение запасов

Ведомость 5.1

(дебет счетов 20, 22, 28)

Журнал 1

(кредит счета 30)

Ведомость 1.1

(дебет счета 30)

Осуществление расходов

Журнал 5 (5А)

(дебет счетов 23, 91, 92, 93, 94 …)

сверка

Ведомость 3.2 (дебет счета 37)

Журнал 3 (кредит счета 37)

сверка

Главная книга, финансовая отчетность

Рис. 4.5. Общая схема бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Если работник направлялся в страну, с которой установлен полный пограничный таможенный контроль, – время пребывания его за рубежом определяется по отметкам органов пограничного контроля в паспорте подотчетного лица или документе, который его заменяет.

Если необходимых отметок нет, суточные не выплачивают.

Нормы суточных для командировок в Украину и за рубеж различны (таблица 4.8). Для государственных служащих и работников предприятий, которые полностью или частично финансируются из бюджета, нормы установлены в соответствии со страной пребывания (приложение к Порядку № 663).

Таблица 4.8