2.7.3. Средства сбора данных, распределения информации и поддержки групповой работы

Важнейшей целью инвестиций в вычислительную технику на сегодняшний день является предоставление пользователям лучшего доступа к информации для повышения производительности их труда. На втором месте стоит интеграция различных вычислительных сред на предприятиях. Третьей по важности целью является изменение спосо­бов ведения бизнеса для более эффективной работы.

Базы данных и системы управления базами данных (СУБД) являются основным инструментальным средством построения информационных систем управления, в том числе и управления проектами. Для всех современных коммерческих реляционных СУБД основным средством доступа к базам данных является язык SQL (Structred Query Language). Все развитые коммерческие СУБД основываются на архитектуре клиент-сервер.

Для успешного управления проектом важно, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта, отвечающим за разные управленческие функции и, соответственно, использующим разные прикладные программы. Ранние версии систем календарного планирования и управления проектами удовлетворяли эту потребность путем экспорта Данных в БД или электронные таблицы. Это решает только проблему доступности проектных данных, однако, остается проблема синхронизации данных. Не синхронизированные данные, используемые в разных приложениях, в лучшем случае ненадежны, в худшем — их просто невозможно использовать.

Проблема синхронизации данных обычно решается путем прямого соединения приложений и единой БД, что избавляет от необходимости реиндексирования данных в разных приложениях, предотвращая тем самым усугубление ошибок.

Современные системы управления проектами, как правило, могут обеспечить распределенный доступ к БД проекта и информации о множестве одновременно выполняющихся проектов за счет использования SQL архитектуры БД и стандартного механизма открытого доступа, решающего проблемы доступа и синхронизации.

Открытый доступ – обеспечивается операционной средой, по­зволяющей автоматически осуществлять обмен данными между сис­темами управления проектами и другими типами приложений. Если данные хранятся в базах данных (БД), как это делается в системах сетевого планирования, открытый доступ может осуществляться с помощью ODBC (Open Data Base Connectivity) — промышленного стандарта доступа к БД.

Многие современные приложения, включая электронные таблицы и пакеты создания отчетов, поддерживают ODBC. Влияние открытого доступа на управление проектами крайне велико: вся проектная информация, хранимая в ODBC-совместимой БД, является доступной для других ODBC — совместимых приложений. Данные всегда синхронизированы, поскольку существует единая БД. Таким образом, современные системы календарного планирования трансформирует концепцию управления проектами от традиционного уровня индиви­дуального пользователя к решению в масштабе проекта и предприятия.

• «Клиент-серверная» SQL-архитектура децентрализованная, гибкая архитектура, позволяющая множеству пользователей совместно использовать ресурсы, составлять расписание в распределенном режиме и приводить данные проектов в соответствие с другими корпоративными данными.

Архитектура клиент – сервер позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или многим центральным ПК, мини-компьютерам или мэйнфреймам («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера, подключенного к сети. Преимущество архитектуры «клиент-сервер» заключается в том, что клиент и сервер работают совместно над выполнением приложения. Это не только увеличивает вычислительную мощность, но также и более эффективно использует каждый компьютер в системе. Клиентская часть приложения обычно оптимизирована для лучшего взаимодействия с пользователем, а серверная часть обеспечивает одновременную обработку запросов от нескольких клиентов. Системы клиент-сервер распределяют информационные ресурсы, такие как мощные СУБД и прикладные приложения по многокомпьютерной системе.

В среде «клиент-сервер» множество клиентов могут одновременно получать доступ к хранящимся на сервере данным, позволяя совместно использовать информацию. Эта доступность избавляет от необходимости держать одинаковые (или почти синхронизированные) данные в разных местах. Вместо этого серверы предоставляют доступ к данным множества пользователей одновременно.

Использование в информационной системе управления проектами технологии «клиент-сервер», базирующейся на SQL-архитектуре, дает следующие преимущества:

• пользователи могут получать доступ к данным о проекте, используя другие приложения. Можно получать доступ к данным не тратя время на изучение пакета календарного планирования, а используя хорошо знакомые приложения (например, Excel или Lotus 1-2-3);

• данные о проекте используются в виде, удобном пользователю. Например, могут быть применены специализированные программы создания отчетов и диаграмм на основе данных из БД проекта;

• открывается широкий простор для разработки своих собственных систем, обменивающихся данными через ODBC. Стандарт ODBC поддерживается более чем 40 инструментальными средствами, включая Microsoft и Symantec С++;

• данные о проекте могут быть распределены по всей сети и храниться в нескольких БД;

• защита данных становится легко конфигурируемой. По мере распространения систем, поддерживающих технологию клиент-сервер, становится общепринятым наличие возможности защищать данные даже на самом нижнем уровне, вплоть до отдельных колонок в таблице;

• резервное копирование может осуществлять проще и надежнее. Операции копирования могут быть включены в общую стратегию предприятия по защите данных;

• система управления проектами, находящаяся на сервере, доступна всем. Хранение всех важных данных на сервере дает много эффектов: данные не могут быть потеряны, изменения в штате предприятия не повлияют на данные, кроме того, потребности предприятия в данных могут быть удовлетворены из централизованного источника;

• отчеты могут рассылаться по электронной почте (e-mail).

Программное обеспечение группового взаимодействия

В процессе выполнения проекта руководству необходимо распределять задания и координировать работу исполнителей, а членам команды — отчитываться об исполнении, готовить и редактировать Документы, и делать все это в срок.

Использование матричной структуры организации работ, как правило, предполагает географически распределенную структуру исполнителей, деятельность которых должна быть скоординирована, а в ряде случаев и синхронизирована. Примером синхронизированного действия является совещание, которое может проводиться локально (требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте) или распределено (требуется наличие связи между удаленными исполнителями в реальном масштабе времени).

Программное обеспечение групповой работы (групповое ПО) обеспечивает поддержку трех управленческих функций:

• коммуникация;

• координация;

• взаимодействие.

Приложения группового ПО могут включать следующие средства для эффективного сотрудничества участников проекта:

1. Средства электронной почты. Они обеспечивают передачу сообщений и являются основой для реализации других средств группового ПО. Наиболее популярными пакетами электронной почты являются Microsoft Mail/MS Exchange, Novell GroupWise, Lotus cc:Mail, Lotus Notes Mail, HP OpenMail, Banyan Intelligent Messaging.

2. Средства управления документами, которые позволяют членам команды, работающим вместе, создавать, просматривать и корректировать отчеты, презентации и другие виды документов. Средства этого класса входят в продукты типа Microsoft Office 97 и Same Page.

3. Репозитарии данных, дающие возможность пользователям хра­нить, искать и совместно использовать документы, служебные записки, отчеты, презентации и другие файлы. Данные технологии реализованы в пакетах группового ПО — Lotes Notes, Novell GroupWise, MS Exchange и других.

4. Средства автоматизации деловых процессов, позволяющие выполнять и контролировать прохождение документов внутри проекта и в организации. В этой области лидером является система Notes компании Lotus Development. Для обработки формализованных документов используется ПО управления электронными формами. Наиболее мощное решение в данной области предлагается компанией JetForm, поставляющей продукты FormFlow, Central, Form Designer.

5. Средства ведения персональных и групповых планов работ входят в большинство интегрированных пакетов группового ПО (Lotes Notes, Novell GroupWise, MS Exchange).

6. Средства поддержки и ведения обсуждений, которые обеспечивают участие удаленных членов команды в интерактивных дис­куссиях. К этим средствам относятся дискуссионные базы данных из пакета Notes, а также группы новостей и дискуссионные форумы, имеющихся в таких продуктах, как Collabra (Netscape), Internet Explorer Mail и News (Microsoft).

7. Средства ведения и протоколирования прямого диалога. Они дают возможность пользователям, находящимся в разных местах, об­щаться друг с другом в реальном времени, вводя тексты сообщений с клавиатуры компьютера.

8. Видеоконференции, позволяющие передавать аудио-, видеоин­формацию и документы по локальным сетям и Internet. Главной проблемой на сегодняшний день является пропускная способ­ность каналов связи, однако со временем она должна стать менее острой.

9. Электронные совещания. Они способствуют проведению мозго­вых атак в рабочих группах, давая возможность их членам ана-нимно высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

10. Голосовые конференции, которые позволяют использовать для телефонных переговоров такие средства, как Conference (Netsca­pe) NetMeeting (Microsoft) или другие продукты для компьютер­ной телефонии в Internet.

Обзор пакетов автоматизации групповой работы и документооборота

Далее кратко рассмотрены функциональные возможности наибо­лее распространенных пакетов автоматизации групповой работы и документооборота.

Наиболее широко распространенными пакетами группового ПО являются:

• Notes корпорации Lotus;

• GroupWise корпорации NoveU;

• Exchange корпорации Microsoft.

На сегодняшний день каждая из систем имеет в мире от 6 до 8 млн. пользователей.

Данные приложения основаны на традиционной клиент-серверной архитектуре. Однако, с развитием глобальной сети Internet, появились новые возможности построения информационных систем группового взаимодействия с использованием Internet-технологий. Корпоратив­ные информационные системы, построенные с использованием тех­нологий и ресурсов Internet, получили название интрасетей. Использование данных технологий часто позволяет уменьшить сто­имость информационной системы групповой работы.

Последние версии систем группового ПО (Notes, GroupWise и Exchange) включают средства интеграции Internet-технологии. В то же время, на рынке появились новые системы автоматизации групповой работы, полностью основанные на использовании Internet. Среди новых систем наиболее перспективным представляется решение компании Netscape Communication.

Название продукта	Производи­тель	Документо­оборот / маршу- тиризация	База данных	Электрон­ный архив	Электронная почта	Групповое управление и пла­нирование	Реализован в техно­логии кли­ент/сервер	Требования к сервер­ной части	Требования к клиентс­кой части	Цены на клиентские и сервер­ные части
LotusNotes	Lotus De­velopment	+	собственная	+	+	—	+	Практиче­ски все кроме Mac	Практиче­ски все кроме Mac	Сервер: 1000, клиент: 570
Microsoft Exchange Server	Microsoft Corp	+	собственная	+	+	Встроен Scheduler +	+	Windows NT Server	DOS, Win­dows, Win­dows 95, Windows NT	Сервер + 10 клиен­тов: 1700 Клиент: 70
Group Wise	NOVELL	+			+	+	+	DOS, Win, Masc, Unix, OS/2, NetWare	DOS, Win, Mac, Unix	5 рабочих станций: 625
Form Flow	JetForm	+	+ Использует dBase, Pa­radox, Clip­per, MS SQL Server, Orac­le, DB2. Подключе­ние БД че­рез ODBC.	Интегри­руется с MS Exc-hange.DOCS Open, Lo­tus Notes	Интегри­руется (cc-mail, MS-mail, Group Wise и др.)	Интегри­руется	+	DOS, Win, Win 95, Win NT, Mac, So­laris, Xwin-dows, SGI	DOS, Win, Win 95, Win NT, Mac, So­laris, Xwin-dows, SGI	FormFlow Starter Kit 1200 Кли­ент: 1 поль-зовать —130
DOCS Open	PC DOCS, ING		Microsoft SQL Sever, Sybase SQL Server, Wal-com, SQL, Oracle, Sy­base SQL Anywhere	+			+	DOS, Windows, Windows 95, Windows NT, Novell Netware, Unix	DOS, Windows, Mac	Сервер: 1000, Клиент: 450
FineReader Professiona 1. Enterprise	Фирма «Бит»	+	+	+			+	Windows 95, Win­dows NT, Windows 3.1	Windows 95, Win­dows NT, Windows 3.1	199— 1000 /

Программное обеспечение автоматизации групповой работы и документооборота

Lotus Notes

Lotus Notes представляет собой среду разработки приложений группового взаимодействия. Notes содержит технологии и средства автоматизации процессов обмена сообщениями, хранения и совместного использования текстовых документов и баз данных, маршрутизации прохождения документов.

В состав недавно вышедшей версии 4.5 системы Notes входит Wed-сервер Domino, дополнительные средства группового планирова­ния и документооборота. Domino позволяет интегрировать Wed-сервер и сервер Notes, что дает возможность пользователям, имеющим Web-браузеры, работать с базами данных Notes и обеспечивает те же функции, что и при использовании обычного клиентского ПО системы Notes. Кроме того, Domino дает возможность включать в Web-страницы различные элементы (называемые Lotus Components), такие как элек­тронные таблицы, диаграммы и план-графики выполнения проектов. Domino Document Manager представляет собой компоненту, кото­рая обеспечивает ввод, хранение и организацию информации совме­стно со средствами управления документооборотом, а также распределенного хранения и доступа.

Пакет обеспечивает средства хранения документов при использо­вании таких приложений, как Microsoft Office, Lotus Smart Suite, Corel Office, включающие возможности контроля версий, архивирования и реплицирования документов в распределенной среде, полнотекстового поиска документов или поиска по атрибутам.

Novell Group Wise

Group Wise представляет собой интегрированное программное обеспечение, объединяющее средства электронной почты, ведения календаря, планирования и управления заданиями. Group Wise под­держивает различные операционные системы рабочих станций и шлю­зы сетей, что обеспечивает возможность интеграции сложных систем.

Основные возможности системы включают:

1. Универсальный почтовый ящик, который позволяет видеть все сообщения электронной почты, задания, документы и различную другую информацию в одном удобном хранилище и легко управ­лять этими данными.

2. Средства поддержки Internet и интрасети. С помощью любого стандартного Web-браузера GroupWise позволяет проверять ин­формацию в календаре и сообщения речевой почты, а также просматривать сведения о назначенных встречах.

3. Средства управления документами, включающие возможности индексирования, контроля версий, поиска и одновременного использования. Членам рабочих групп можно присваивать пол­номочия на модификацию или удаление документов. Кроме до­кументов имеется возможность обработки информации других типов, включая электронную почту, факсы, задания.

4. GroupWise Phone Access позволяет с помощью обычного телефона с тональным набором номера проверить свой план или получить электронную почту из любой точки. Имеется возможность пере­адресации сообщений на пейджер.

5. GroupWise Web Access позволяет обратиться к универсальному почтовому ящику и любым ресурсам сети NetWare через Internet.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange предоставляет пользователям пять основных функций:

• совместное использование информации;

• передачу сообщений;

• групповое планирование;

• дизайн электронных форм;

• разработку приложений.

Хранилище Microsoft Exchange представляет собой нереляционную базу данных, разработанную для структурированного хранения разно­родной информации (такой, как электронная почта, файлы вложений, графика, звук, видео). Администратор базы данных имеет возможность:

• устанавливать ограничения на размер хранимых общих и личных

папок;

• устанавливать временной лимит и автоматически удалять из хранилища устаревшую информацию;

• определять права доступа к общим папкам;

• тиражировать общие папки по заданному расписанию.

Администратор может управлять процессом тиражирования, на­пример, устанавливать различные параметры: время, когда начинается тиражирование, какая информация должна распространяться по орга­низации и т. д.

Пакет Outlook, поставляемый в составе Exchange и Office 97, является новым клиентом Exchange. Он поддерживает электронную почту Internet и обеспечивает доступ к календарям и дискуссионным форумам через Internet или интрасеть. Он также может вызывать браузер для просмотра документов и обеспечивает доступ к документам в интрасети.

Netscape Communicator

Продукт Communicator Standard Edition компании Netscape состоит из пяти компонентов:

1. Web-браузера Netscape Navigator 4.0.

2. ПО клиента электронной почты Messenger, обеспечивающего поддержку интерактивного содержимого Web-страниц, фильтра­ции сообщений, обмена цифровыми визитными карточками, шифрования и сообщений с цифровыми подписями.

3. ПО Collabra, обеспечивающего дискуссионные форумы, группы новостей, средства поиска информации и автономную обработку сообщений.

4. Средств электронного взаимодействия в реальном времени Con­ference, обеспечивающих возможности проведения аудио-конференций, организации общения в режиме прямого диалога и передачи файлов.

5. Средства подготовки и редактирования документов в формате HTML-Composer.

Имея уже готовую инфраструктуру сети на основе Internet, можно просто установить соответствующее приложение на Web-сервер, после чего все участники проекта, оснащенные Web-браузерами, получают к нему доступ.

Интернет может стать основным архитектурным решением корпо­ративных сетей для больших компаний в течении следующих пяти лет. Большинство специалистов, однако, полагают, что информационные системы будут включать также клиент-серверные приложения для обработки значительного количества внутренних данных. Важными проблемами при переходе к приложениям, основанным на технологиях Internet, являются безопасность данных и обеспечение секретности.

Jet Form Form Flow

Form Flow предоставляет решения автоматизации документооборо­та на основе использования электронных форм. Базовые функциональ­ные возможности системы включают:

1. Гибкие средства создания и переналадки структуры форм.

2. Средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вво­димых данных.

3. Связь полей электронных форм с полями баз данных.

4. Средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями.

Предоставляя средства создания форм, ввода, маршрутизации и отображения данных в электронных формах, системы управления электронными формами позволяют создать единый пользовательский интерфейс, объединяющий системы хранения информации (СУБД) с системами обмена информацией и взаимодействия пользователей (электронной почты).

Максимальная открытость и независимость от используемых плат­форм, СУБД и систем электронной почты является основным прин­ципом построения Form Flow. Преимущество данного подхода заключается в возможности использования уже наработанных решений (архитектуры систем, стандартов, баз данных), интеграции и масшта­бируемости систем.

В то же время подход к автоматизации делопроизводства, базиру­ющийся на концепции электронной почты, позволяет создавать и поддерживать предельно гибкую, распределенную систему рабочих мест.

Системы Fine Reader («Бит») и Docs Open (PC Docs, Inc.) позволяют автоматизировать процедуры работы с бумажными документами и архивирования документации по проекту.

Fine Reader — профессиональная система оптического распознава­ния и ввода в компьютер данных с бумажных документов без исполь­зования клавиатуры.

Docs Open — распределенная система управления документами, поддерживающая хранение и контроль доступа к документам, которые могут находиться на устройствах хранения различного типа (жесткие диски, магнитооптика, накопители на магнитных лентах).