Эффективное использование средств подготовки и предоставления информации

Говоря о средствах автоматизации делопроизводства, нельзя не упомянуть об офисных пакетах, используемых сотрудниками в их повседневной деятельности.

Современный офисный пакет включает.

1. Текстовый процессор.

2. Электронные таблицы.

3. Средства подготовки презентаций.

4. Средства подготовки деловой графики.

Наиболее популярными офисными пакетами сегодня являются:

1. Microsoft Office 95 и 97.

2. Corel Office.

3. Lotus SmartSuite.

Эффективность использования средств подготовки и предоставления информации может быть существенно повышена за счет разра­ботки и предоставления пользователям шаблонов и примеров доку­ментов, используемых на разных стадиях проекта.

Средства связи и передачи данных

Эффективная реализация системы коммуникаций для распреде­ленных проектов во многом зависит от качества используемых каналов связи.

Традиционно основное различие между локальными и глобальны­ми сетями состояло в способе передачи данных. Обычная локальная сеть – это сеть с разделением среды передачи (шина или кольцо, в которой наличные ресурсы делятся между станциями, передающими данные по очереди).

В свою очередь, глобальные сети представляют собой коммутиру­емую архитектуру, в которой коммутирующие узлы соединены друг с другом сложным образом: от отправителя к адресату маршрут проходит через ряд сетевых коммутаторов.

Коммутация лишь недавно стала использоваться в локальных сетях, сначала в виде коммутирующих концентраторов, а затем в виде ком­мутируемых архитектур (например, ATM).

Выбор наиболее эффективной конфигурации глобальной сети — задача непростая. В самом общем виде, система связи должна отвечать некоторым основным параметрам.

Выбранный сервис должен быть широко и легко доступен, а ежемесячная плата за линию, стоимость оборудования и затраты на управление минимальны.

Другой фактор, который необходимо принять во внимание, заклю­чается в предоставлении достаточной пропускной способности для передачи всех данных по мере их поступления. Кроме того, данные не должны теряться — потеря их приводит к необходимости повторных передач. Это особенно актуально для приложений реального времени типа видеоконференций.

Гарантии того, что определенное значение пропускной способно­сти будет доступно постоянно и что оператор обеспечивает определен­ное качество услуг (например, предельный процент ошибок), являются фундаментальными требованиями к глобальной сети.

Коммутируемые линии, выделенные линии

Коммутационные услуги (примером их может служить обслужива­ние обычного телефона) — это услуги, приобретаемые у телефонной компании. Абоненту по требованию предоставляется осуществляемое с помощью сети коммутаторов общего пользования соединение с любым узлом телефонной сети.

В настоящее время существует достаточно широкая и разнообразная сеть телекоммуникационных услуг, включая мобильные и другие.

Задания для самостоятельной работы

1. Подготовте реферат по перспективам развития моделей и методов управления проектов (5 – 10 с.).

2. Определите общую продолжительность проекта и критический путь исходя из нижеприведенных сетевых графиков:

(і)

(іі)

(ііі)

3. Составьте сетевые графики, определите критический путь и общую продолжительность проекта исходя из нижеперечисленных перечней работ:

Работа	Очередность	Продолжительность (дни)
А Б В Г Д	- А - - Г	3 2 7 5 6

4. По аналогии с заданием 3 составьте сетевые графики основных работ физ. проекта (можно конкретного): прединвестиционного, разработки проекта, реализации, закрытия. Определите соответствующие критические пути и общую продолжительность проекта.

Вопросы для самоконтроля

1. Что собой представляет инструкция по составлению проекта?

2. Какова структура плана проекта?

3. Перечислите и охарактеризуйте основные методы управления проектами.

4. Что представляет собой и для чего служит структура разбиения работ (WBS)?

5. Что такое вехи проекта?

6. Где и как используется логистика в управлении проектами?

7. Что такое сетевой график проекта. Как он строится?

8. Перечислите правила построения сетевого графика.

9. Каковы основные параметры сетевых графиков?

10. В чем состоит анализ методом критического пути?

11. Как проводится расчет резерва времени в сетевом графике?

12. Каково назначение графика Ганта?

13. Как строится график Ганта?

14. В чем состоит метод оценки и пересмотра планов (ПЕРТ)?

15. Значение и роль информационных технологий в УП.

16. Охарактеризуйте средства сбора данных и распределения информации.

17. Что представляет собой программное обеспечение группового взаимодействия?

18. Перечислите и охарактеризуйте наиболее распространенные пакеты автоматизации работ в УП.

70