2.4. Структура разбиения работ (wbs). Ответственные, вехи.

Данная структура является одной из основных в системе структур проектов (см. п. 1.4).

Структура разбиения (декомпозиции) работ (WBS – Work Breakdown Structure) – иерархическая структура последовательной декомпозиции на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. WBS служит основой для построения системы управления проектом; решения вопросов организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости; формирования системы отчетности сбора информации о ходе выполнения работ и ее отображения. Фактически WBS позволяет сформировать целостный механизм управления проектом.

Пакет детальных работ представляет самый нижний уровень WBS и обычно состоит из совокупности взаимосвязанных детальных работ, объединенных по некоторому признаку. Отдельно детальные работы не включаются в WBS.

Основанием для разбиения работ могут служить:

• компоненты объекта, товара, услуги, направления деятельности, появляющейся в результате реализации проекта;

• процессы, функции организации, реализации проекта;

• этапы жизненного цикла проекта основные фазы;

• подразделения организационной структуры;

• география размещения для пространственно распределенных проектов.

На проекте часто используются комбинированные WBS, построенные на нескольких основаниях декомпозиции работ. Для определения признака уровня в WBS широко применяются временные интервалы, связанны с ключевыми событиями (вехами) проекта, организационные подразделения, отвечающие за относительно независимые фрагменты проекта, и части или элемента создаваемой продукции.

Основным критерием для определения «качества» построения WBS является управляемость проекта, т. е. способность достигать поставленных целей без нарушения временных и ресурсных ограничений.

Правила, основные этапы построения и возможности использования WBS:

• на основе «дерева» целей и «дерева» решений осуществляется последовательное разбиение по выбранным основаниям;

• процесс разбиения осуществляется до тех пор, пока все ключевые (значимые) работы части и пакеты работ не будут выделены и определены так, чтобы логично было их планировать, формировать бюджет, составлять расписание, осуществлять мониторинг и контроль;

• для наглядности и удобства автоматизации использования WBS каждому структурному элементу разбиения дается название и присваивается идентификационный номер, соответствующий уровню, порядковому номеру в уровне. Названия элементов отражают критерии разбиения работ. Например, при использовании функционального критерия элементы соответствующей ветви структуры могут иметь метки «разработка», «НИР», «ОКР» и т. п. Для производственного критерия – метку «Производство» с указанием вида продукции;

• для каждой работы, части проекта, пакета работ определяются ответственные исполнители, объемы работ, поставщики, сроки, бюджет, оборудование, материалы и другое. На каждом уровне любой группы элементов должен соответствовать только один элемент предыдущего уровня. Это правило обеспечивает корректность суммирования стоимостей, объединения календарных планов, обобщения информации и т. п.;

• по каждому элементу WBS проводится всесторонний анализ с исполнителями-менеджерами, участниками проекта для подтверждения правильности суммарной информации о проекте в целом, его бюджете, графике и т. д.;

• исключительно важной информацией являются данные о персональной ответственности за выполнение работ – матрица ответственности, координации работ, «узких» местах; корректировать права и обязанности исполнителей.

Типичные ошибки структуризации проекта:

• пропуск уровней с непосредственным переходом к текущим, оперативным работам;

• использование в структуре только функций, фаз, организационных подразделений при отсутствии работ по конечной продукции;

• недостаточное внимание начальной и конечной фазам проекта, функциональным работам;

• повторение элементов, недостаточная или излишняя детализация;

• невозможность компьютерной обработки WBS – некорректная кодировка работ;

• слабое или отсутствие информационного и программного обеспечения WBS служит основой для разработки общего плана проекта. Осуществляется структуризация «сверху-вниз» или «снизу-вверх», т. е. от общих работ к детальным или наоборот.

Ответственные вехи

Для назначения ответственных по работам, т. е. построения матрицы ответственности, необходимо кроме WBS, которая дает представление о составе и зависимости работ по проекту, располагать структурной схемой организации (ССО или OBS – Organization Breakdown Structure), необходимой для выполнения работ, входящих в WBS. Именно OBS определяет состав и распределение обязанностей исполнителей.

Матрица ответственности представляет собой форму описания распределения ответственности за выполнение пакетов работ. В ней содержится список пакетов работ WBS, обычно по вертикали, список исполнителей или подразделений OBS, консультантов, принимающих работу, по горизонтали. Элементами матрицы являются коды видов деятельности и/или стоимость работ.

Табл. 2.1 иллюстрирует пример возможной матрицы ответственности. В ней обозначено: О – ответственный исполнитель; И – исполнитель; К – консультант; П – принимающий работу.

Таблица 2.1