Причины низкой эффективности совещаний.

Причина	Решение
Неясные или ложные цели	Результаты. Ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала. Каждый должен знать, зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.
Неподготовленность	Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания, прочтение документов по темам, представляющим интерес, запись комментариев или возникших вопросов. Заблаговременное уведомление о дате и месте проведения совещания всех участников, выдача повестки дня и необходимых документов.
Отсутствие или несоблюдение регламента	Совещание должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время, указанное в повестке дня или согласованное в начале совещания.
Избыточное число участников	Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Более эффективным будет запрос письменного отчёта.
Отсутствие повестки дня	Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.
Отсутствие протокола	Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел. Определение ответственных, процедуры, сроков.

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ (СОБРАНИЙ)

На официальных (формальных) совещаниях ключевыми фигурами обычно являются председатель и секретарь, из которых главным является председатель

Альтернативный способ определения важнейших ролей на совещании - спросить себя о функциях, которые должны быть выполнены:

• быстро и наилучшим образом обеспечить решение задач

• поддерживать плодотворную групповую работу.

Эти функций могут выполняться на неформальном совещании либо одним человеком (обычно председателем), либо распределяться между несколькими участниками, возможно, по принципу ротации. Необходимо, чтобы на любом совещании с числом участников больше шести кто-то брал на себя роль лидера в организации групповой работы. Для этого может оказаться достаточным своевременно задавать вопросы типа: "Мы можем начинать?", "Когда мы должны закончить?", "Кто будет делать заметки?" или самому вести записи для последующей рассылки их участникам совещания.

В статье об умении выступать Финдер (Finder, 1980) отмечает, что председателей совещаний можно разделить на три типа:

• босс

• руководитель

• стимулятор

Председатели трех типов

Босс планирует, контролирует и направляет обсуждение пункта повестки дня. Вследствие подобного поведения председателя остальные участники совещания оказывают слабое влияние на принимаемые решения: им просто говорят что делать и почему они должны это делать. Такие совещания заведомо малопродуктивны, так как люди присутствуют на совещании только для того, чтобы поддержать председателя и принять к исполнению его директивы.

В отличие от босса руководитель допускает участие сотрудников в разработке групповых решений, но, как правило, только по второстепенным вопросам. Участники совещания могут высказывать различные мнения, жалобы и претензии и оказывают определенное влияние на окончательные решения. Однако ответственность рядовых участников за принимаемые решения очень мала, и качество этих решений слишком сильно зависит от индивидуальных способностей председателя.

Выступая в качестве стимулятора, председатель распределяет право контроля за ходом совещания между его участниками. Участники совещания поощряются к самостоятельному принятию решений и несут за них ответственность. Стимулятор максимально использует способности участников совещания и добивается эффективной командной работы на высочайшем уровне. Конечные результаты подобного коллективного принятия решений, как правило, оказываются достаточно ценными, чтобы оправдать проведение совещаний.

Роль председателя

Председателя, главными функциями которого является интеграция группы и способствование эффективной работе совещания, часто называют председателем-"фасилитатором" (от англ, слова to facilitate - облегчать, продвигать, способствовать).

Председателем могут выполняться различные функции. Функции, типичные для традиционного председателя формального совещания, и функции, типичные для председателя - фасилитатора, проводящего неформальное совещание или совещание с принятием решений на основе консенсуса, отличаются. Следует отметить, что перечисленные функции типичны для председателей обоих типов.

Функции общего характера

• Обеспечить «честную игру»

• Знать цели и задачи совещания

• Поддерживать активность

• Поощрять группу к полной ответственности за исполнение намеченного

• Помогать группе решать поставленные задачи

• Сохранять нейтралитет

• Ограничивать выражение эмоций

• Открыть совещание

Повестка дня и регламент

• В начале совещания зачитывать повестку дня и получать её одобрение участниками совещания

• Формулировать цели собрания

• Заблаговременно договориться с одним из участников кратко изложить основные вопросы повестки дня

• Делать вступления по всем вопросам повестки дня

• Информировать опоздавших о проделанном

• Обсудить все пункты повестки дня за отведенное время

• Следить за соблюдением регламента

• Закрыть совещание

• Оценить ход совещания после его завершения

Обсуждение

• Выбрать выступающих.

• Поощрять к активному участию всех присутствующих.

• Задавать подходящие вопросы для выявления и прояснения точек зрения

• Поощрять высказывание различных точек зрения

• Подвести итоги дискуссии

• Помогать выступающим не отклоняться от темы

• Прекращать обсуждение

• Предлагать способы улаживания конфликтов.

• Принятие решения и голосование.

• Искать области согласия

• Назначать ответственного за реализацию согласованных решений

Правила

Этапы совещания

Три этапа: 1) ориентировочный; 2) этап принятия решения; 3) контроля.