60. Характеристика основних етапів процесу контролю в організації.

Є чотири головні етапи, Першою стадією у процесі контролювання є затвердження стандартів. Стандарт контролю - це контрольна цифра, з якою порівнюватимуть фактичне виконання

Стандарти контролю повинні відповідати цілям організації. Стандарти контролю можуть бути такі вузькі або такі широкі, як рівень діяльності, якого вони логічно домагаються з огляду на організаційні цілі. Кінцевим аспектом затвердження стандартів є визначення показників виконання.

Другим етапом у процесі контролювання є оцінка виконання. Вона повина бути сталою для більшості організацій а щоб підвищити ефективність контролю-ще й обґрунтованою.

Третім етапом у процесі контролювання є порівняння оціненого виконання із затвердженими стандартами Виконання може бути нижчим, вищим або відповідати стандартам

Останньою стадією у процесі контролювання с визначення потреби в корективах. Рішення щодо коректив залежать від аналітичних та ді­агностичних навиків менеджера. Після порівняння виконання з стандартами можлива одна з трьох дій: збереження нічого не робити; скоригувати відхилення; змінити стандарт. Перша дія прийнятна тоді, коли виконання суттєво відповідає стандарту, однак, швидше за все, потрібна буде дія для коригування відхилення від норми.

Виконання на вищому рівні, ніж очікували, також може зумовити проблеми для організацій. Зміна затверджених стандартів переважно потрібна, якщо вони зависокі або занизькі. Ця умова очевидна, коли велика кількість працівників постійно набагато перевищує стандарти, або якщо ніхто з працівників не може їх виконати. Можлива і така ситуація, що стандарти, які вважали прийнятними під час затвердження, потребують коригування внаслідок зміни обставин.

61) Операційний контроль – вид контролю при якому зосереджують увагу на процесах, які організація використовує для трансформування ресурсів у продукцію або послуги.

Операційний контроль проводиться на таких етапах виробництва: 1. попередній контроль (увага до затрат організаційної системи); 2. поточний контроль (увага до того, як затрати трансформуються у випуск); 3. підсумковий контроль (увага до випуску організаційної системи).

Попередній контроль – стосується ресурсів (фінансових, матеріальних, людських, інформаційних), які організація бере із середовища. Його здійснюють на вході у систему організації та реалізують через правила, поведінку, процедури.

Поточний контроль – це перевірка відповідності стандартів якості чи кількості продукції (послуг) під час фактичного трансформаційного процесу. Його реалізують у процесі виробничо-господарської діяльності, значною мірою він залежить від якості зворотного зв’язку.

Підсумковий контроль – зосереджений на моніторингу випуску або результатів діяльності організації після завершення трансформаційного процесу. Він необхідний для врахування організацією його результатів для можливих майбутніх ситуацій, а також для забезпечення мотивації.

62) Фінансовий контроль – це вид контролю, який базується на використанні контрольної функції фінансів і таких вартісних економічних категорій як госпрозрахунок, кредит, дохід, ціна, собівартість і т.д.

В процесі фінансового контролю здійснюється перевірка виконання господарських і фінансових планів-прогнозів, дотримання режиму економії, стану збереження власності, раціональності і ефективності використання засобів, які є в господарстві.

Основними задачами фінансового контролю є перевірка:

виконання планів-прогнозів господарської діяльності;

виконання завдань по доходах, витратах, приросту і використанню власних оборотних засобів;

витрати грошових і матеріальних засобів в границях встановленими фінансовими планами-прогнозами і кошторисами з максимальною економією і ефективністю;

стану розрахунків з фінансовими органами, банками, дебіторами і кредиторами, витрати фонду заробітної плати.

Фінансовий контроль зводиться до виконання таких задач:

виявлення результатів і якості роботи організацій (підприємств).

Сприяння на організації (підприємства) усунення надостатків в господарсько-фінансовій діяльності.

Головним у фінансовому контролі є не виявлення, фіксування порушень, незаконних витрат засобів і безгосподарності, а попередження запобігання.

Види фінансового контролю:

внутрівідомчий фінансовий контроль;

внутрігосподарський контроль.

Внутрівідомочий інансовий контроль здійснюють вищестоячі організації по відношенню до нищестоящих. Контроль здійснюється такими службами: контрольно-ревізійними управліннями, фінансовими відділами і іншими службами. Внутрігосподарський контроль має велике значення, контроль організується в середині кожного підприємства, установи, організації.

63) Структурний контроль визначає, як організаційні структурні елементи слугують своїм цілям. Розрізняють дві базові форми структурного контролю – бюрократичний та груповий. Бюрократичний контроль дещо формальний, а груповий – неформальний і органічний.

Бюрократичний контроль – це підхід до організаційної структури, що має формальне та механічне структурне впорядкування. Його метою є підпорядкованість працівників. Він передбачає суворі правила, формальний тип контролювання, непорушну організаційну ієрархію, спрямований на мінімально допустимі рівні виконання. Організації, що його використовують, допускають лише обмежену участь працівників.

Бюрократичний контроль здійснюється через систему процедур і правил, що регламентують діяльність підрозділів. Для підрозділів міжнародних корпорацій найпоширенішими видами бюрократичного контролю є бюджетний контроль і правила капітальних витрат. У цьому зв'язку доречним буде нагадати, що за своєю суттю бюджети — це перелік видатків фінансових ресурсів фірми. У бюджеті підрозділу визначено, скільки ресурсів може витратити цей підрозділ за певний час. Встановлюючи обсяг ресурсів на певний період, штаб-квартира одночасно визначає цілі, що повинні бути досягнуті працівниками підрозділів, наприклад, здійснені проекти. Як правило, розмір бюджетних сум встановлюється шляхом переговорів між менеджерами штаб-квартири і підрозділів. Варто до цього додати, що остаточні бюджети встановлюються для зарубіжних підрозділів у відповідних національних валютах.

Груповий контроль – це підхід до організаційної структури, яка має неформальну та органічну структурну впорядкованість. Його метою є відданість працівників організації. Під час його проведення застосовують групові норми, він ґрунтується на міцній корпоративній культурі і самоконтролі працівників. Останні заохочені працювати понад мінімально встановлені рівні виконання завдань, а організація стимулює їхню участь у контролі. Важливо наголосити на розширенні ролі групового контролю і самоконтролю у зв'язку з переходом до ринкових відносин, що, у свою чергу, пов'язане зі збільшенням обсягу відповідальності суб'єктів трудових відносин за загальний результат роботи. Оскільки відповідальність, будучи значущою характеристикою трудової поведінки, виступає предметом оцінки, схвалення чи осуду, то вона діє як засіб самоконтролю (особиста відповідальність) і групового контролю (колективна відповідальність).

64) Характерними рисами ефективного контролю в будь-якого типу є: інтеграція контролю із плануванням, гнучкість контролю, достовірність та своєчасність контролю.

Для забезпечення таких властивостей контролю потрібно: встановлювати стандарти, що об’єктивно відображають результати діяльності людей; готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів; забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється; уникати надмірного (прискіпливого) контролю; застосовувати методи розроблення стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль; використовувати засоби матеріального стимулювання за досягнення поставлених цілей; впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю; приділяти особливу увагу контролю процесів виробничо-господарської діяльності організації.

Метод оцінки та перегляду планів (PERT) – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі цього складається таблиця. Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він показує найбільш важливі етапи процесу.

65) Працівники часто чинять опір контролю через його надмірність, невідповідне скерування, винагороди за неефективність та бажання уникнути відповідальності. Менеджери можуть подолати цей опір за допомогою таких методів: заохочення працівників участі у контролі; розроблення процедури контролю; постановки реальних стандартів; забезпечення справедливого контролю та ефективного зворотного зв’язку.

Наведені причини опору контролю можна подолати за допомогою таких способів: проблему надмірного контролю можна вирішити заохочуючи участь працівників у процесі контрою; невідповідну спрямованість – розробленням процедури перевірки; нагороди за неефективність – постановкою реальних стандартів; надмірну відповідальність – забезпечуючи справедливий контроль; відсутність зворотного зв’язку – забезпеченням зворотного зв’язку.

66) Якість – це сукупність ознак і характеристик продукту або послуги, що мають здатність задовольняти наявні або очікувані потреби. До параметрів якості відносять: функціонування, особливості, надійність, відповідність, довговічність, первісність та естетику продукту. Крім того, якість розглядають як і рівень задоволення конкретних потреб споживачів.

Показники і параметри якості продукції: 1. призначення – продуктивність, швидкість, потужність; 2. надійність – безвідмовність, довговічність, ремонтопридатність; 3. особливості – додаткові, відмінні ознаки; 4. ергономічні – врахування гігієнічних, фізіологічних, антропометричних та психологічних властивостей людини; 5. естетичні – відповідність стилю, моді, кольоровій гамі, ретельності оздоблення. 6. обслуговування (первісність) – швидкість і простота ремонту; 7. технологічні – трудомісткість і собівартість виготовлення виробу, питома вартість ремонтів; 8. транспортабельності – середня тривалість і трудомісткість підготовки продукції до транспортування; 9. стандартизація і уніфікація – коефіцієнти взаємозамінності, використання стандартизації; 10. патенто-правові – патентний захист і чистота; 11. екологічні – вміст шкідливих речовин, імовірність забруднення навколишнього середовища при зберіганні, транспортуванні чи експлуатації.

Якість є важливим чинником конкурентоспроможності продукції і послуг, тому кожна організація розробляє та впроваджує ефективні системи управління якістю.

67) Управління якістю – це управління тими чинниками та умовами, що найсуттєвіше впливають на рівень якості продукції (послуг). Найпоширеніший підхід до керування якістю називають комплексним керуванням якістю (англ.. – TQM), під яким розуміють реальні зусилля організації повнісю змінити підхід до ведення справ з метою перетворення якості на провідний чинник в усіх видах діяльності. Головними елементами TQM є: стратегічне зобов’язання (участь працівників, матеріали, технології, методи) та поліпшення якості.

Поширеними засобами та методами комплексного керування якістю є: 1. орієнтація на кращих – це процес вивчення і використання досвіду інших фірм у забезпечені якості виробництва; 2. субдоговір – це угода про передоручення послуг чи робіт іншим фірмам, які можуть виконати ці роботи якісніше та з меншими витратами; 3. швидкість – час, потрібний організації для виконання запланованого завдання; 4. ISO 9000 – набір стандартів, розроблений міжнародною організацією стандартизації (ISO); 5. статистичний контроль якості – набір статистичних методів, які можна використати для моніторингу якості.

68) Продуктивність – це міра того, наскільки ефективною є організація у використанні ресурсів для виробництва продукції та послуг. Її можна оцінити на різних рівнях аналізу (національному, галузевому, рівні фірми, підрозділу чи на окремій ділянці роботи) й у різноманітних формах (диференціація показників продуктивності).

Продуктивність – це економічне мірило ефективності; підсумування вартості продукції відповідно до вартості ресурсів, використаних для її виготовлення. Є багато різноманітних показників продуктивності. Загальну продуктивність чинників виробництва визначають за формолою: продуктивність = результати/затрати.

Вимірники продуктивності організації: 1. часткова продуктивність: а) продукція/робоча сила; б) продукція/капітал; в) продукція/матеріали; г) продукція/енергія; 2. багатофакторна продуктивність: а) продукція/робоча сила+капітал+матеріали; б) продукція/робоча сила+капітал+енергія; 3. загальна продуктивність: а) продукція/витрати; б) вироблені товари та послуги/усі використані ресурси;

69,70) Проблеми якості та продуктивності часто вирішують за допомогою операційного менеджменту – набору управлінських функцій, які організація використовує у процесі створення продукції та послуг. Операційний менеджмент важливий як для виробничих організацій, так і для тих, що надають послуги. Він відіграє важливу роль в організаційній стратегії.

Операційна система є важливою у контролі якості. Головними функційними завданнями операційної системи є контроль трансформаційних процесів для досягнення відповідних цілей у таких напрямах як якість та витрати. Головними сферами інтересів у процесі використання операційних систем є керування постачанням та матеріальними запасами.

Операційний менеджмент – це низка управлінських функцій, які організація використовує для перетворення ресурсів на продукти і послуги. Розрізняють дві сфери операційного менеджменту: - виробництво – це форма бізнесу, що поєднує і перетворює ресурси у матеріальні вироби, які після цього реалізують; - послуги – це форма бізнесу, яка ресурси трансформує у невидиму форму продукції, створюючи вигоду в часі або просторі для споживача.

Головними функційним завданням операційної системи є контроль трансформаційних процесів для досягнення відповідних цілей у таких напрямах, як якість і витрати. Операційна система має низку конкретних цілей у контексті контрольної функції, зокрема: - керування постачанням, що стосується закупівлі матеріалів та ресурсів, потрібних для створення продуктів та послуг; - керування матеріальними запасами – дуже важливе для ефективного операційного менеджменту. Чотирма головними видами запасів є: сировина, незавершене виробництво, кінцева продукція і напівфабрикати.