Глава 2. Автоматизация бизнес-процесса обработки документации

2.1. Постановка задачи

В каждой организации ежедневно протекает множество процессов. Чтобы систематизировать и упорядочить бизнес-процессы, протекающие на предприятии, их принято делить на следующие основные группы:

1. Основные – генерируют доходы компании. Примерами подобных процессов служат процессы закупки, продажи и производства продукции; ее складирования и транспортировки.

2. Обеспечивающие – поддерживают инфраструктуру компании. В эту категорию входит техническое, информационное и административно-хозяйственное обеспечение; обеспечение безопасности, социальной сферы и финансовых операций; консультационное и аудиторское обеспечение.

3. Управления – управляют компанией. К этой категории относят такие процессы как процессы управления финансами, маркетингом, персоналом и логистикой; экономическое, стратегическое и организационное управление, а также управленческий учет.

4. Развития – развивают компанию. Представляют инвестиционные виды деятельности, нацеленные на прибыль от сегодняшних вложений в долгосрочной перспективе.

Чем крупнее организация, тем большие внешние и внутренние потоки документов будут циркулировать в процессе выполнения соответствующих бизнес-процессов. Потому СЭД любой организации должна быть нацелена, прежде всего, на решение следующих важных задач:

1. Автоматическое отслеживание и контроль движения всех версий и подверсий документов любых типов, сроков их исполнения и внесенных изменений;

2. Охватывание полного цикла документооборота: начиная с постановки задачи на создание документа и заканчивая списанием его в архив;

3. Работа с входящей и исходящей документацией;

4. Обеспечение доступа к документам в соответствии с занимаемой должностью и назначенными полномочиями (жесткий контроль разграничения прав доступа);

5. Обеспечение структурированного централизованного хранилища документов любых форматов и сложности композиции;

6. Поиск документов по заданным значениям атрибутов;

7. Объединение в единое информационное поле потоков документов территориально удаленных организаций и филиалов.

Несмотря на подобное четкое разделение, выделенные группы процессов связаны между собой. Изобразить эти связи можно в виде схемы (Рисунок 1).

Основная задача автоматизации документооборота в работе состоит в оптимизации бизнес-процесса на уровне обработки документов сотрудником банка.²⁴В нашем случае необходимо свести к минимуму время, затрачиваемое на обработку документов, и максимально снизить функциональную часть работника. Давайте рассмотрим, как это можно реализовать.

Для описания дальнейшего процесса автоматизации нам понадобится такое программное обеспечение как «Visual Studio», «My SQL», «ABBY FineReader», «Блокнот». Каждая из этих программ будет иметь немаловажно значение.²⁵

В самом начале мы имеем документ в электронном формате (его скан, полученный с внутренней почты банка). Далее нам необходимо перевести изображение документа в текстовый формат. Это делается с помощью программы «ABBY FineReader». Полученный текстовый файл мы сохраняем с расширением .txt, другими словами, в текстовом документе (Блокнот – встроенное программное обеспечение в Windows). Следующий этап автоматизации заключается в том, чтобы написать код на языке программирования, используя программное обеспечение «Visual Studio», и создать базу данных с помощью «My SQL». Основная задача написанного кода – это считывание необходимой информации из нашего текстового документа, а именно: фамилия, имя и отчество заемщика, дата рождения, дата документа, номер входящего документа, номер исполнительного листа, дата решения суда.

Вся эта информация будет загружена в созданную нами базу данных. В нашей базе эти данные будут сразу систематизироваться под необходимый реестр и стандарты отчетности. Полученная нами информация с помощью кода – это только часть данных, которые нам нужны. Также необходимо идентифицировать 13-значный счет ссуды, статус ссуды, номер кредитного договора, сумму общей просроченной задолженности, чтобы дальше корректно распределить ссуды по трем направлениям:²⁶закрытые ссуды в архив, ссуды с частично взысканной задолженностью или с датой исполнительного документа более одного года на списание, активные ссуды в работу территориальных офисов или коллекторских агентств. Получить эти данные можно посредством выгрузки из внутрибанковской базы данных.

Данный процесс будет происходить так: в базе данных, которую мы создали, будет иметься столбец с фамилией, именем, отчеством и столбец с датой рождения заемщика. Эти два столбца будут загружаться в глобальную общую базу и оттуда будет выгружаться списком информация по каждому клиенту, другими словами, во внутрибанковской базе будут осуществляться поиск совпадений по двум столбцам из нашей базы, и вся необходимая информация по совпадениям будет выгружаться обратно в нашу базу. Таким образом, у нас получится реестр, готовый под стандартный отчет, с полной и необходимой информацией по каждому заемщику, на которого пришел документ.