1.3 Актуальность автоматизации

Нефункциональные требования служат для описания целей и атрибутов качества – дополнительного описания функций продукта, выраженного через описание его характеристик, важных для пользователей или разработчиков. Примерами подобных характеристик являются:¹⁸

• легкость и простота использования программы,

• степень сложности перемещения системы с одного носителя на другой,

• целостность и устойчивость системы к сбоям,

• эффективность,

• возможность и виды взаимодействия системы и внешнего мира,

• ограничения, связанные с внешним видом (дизайном) и реализацией структуры продукта.

Несмотря на то, что системы документооборота распространены повсеместно, в настоящее время невозможно выделить совершенно беспроблемный способ организации работы с документами. Проблемы, присущие системам документооборота, организованным по традиционному бумажному принципу, можно несложно выделить:¹⁹

1. Проблема контроля прав доступа: информация попадает «не в те руки»;

2. Бумага – непрочный носитель, легко теряется и повреждается;

3. Переполнение архива несистематизированными документами неясного назначения и происхождения;

4. Избыточность и неприспособленность к современному темпу обработки информации скорость обработки документации;

5. Дублирование решений в связи с невозможностью отслеживания маршрутов движения документов;

6. Невозможность установления истории работы с документами;

7. Необходимость больших затрат времени на поиск документов в архивах;

8. Затраты на материал – бумагу – при большом объеме документооборота достигают невероятных размеров.

Электронный документооборот также обладает рядом присущих ему проблем:

1. Возможность получения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;

2. Проблемы технического характера: неполадки оборудования и быстрое развитие технического прогресса, что влечет за собой вероятность утери ценной информации и дестабилизацию деловых процессов компании;

3. Проблемы нормативного характера: т.к. электронные документы – относительно недавно вошли в широкое обращение, то в данный момент отсутствуют нормативно-правовые акты, стандарты работы и экспертизы ценности электронных документов, верифицированных электронной подписью.

Исходя из полученного списка проблем, можно сделать вывод, что система документооборота, основанная только на одном способе обработки документов, не будет позволять организации осуществлять эффективную деятельность. Поэтому нужно стремиться к гармоничному сочетаниюобоих способов в композитную систему документооборота и поиску наиболее эффективной из представленных на рынке.

Во-первых, на данный момент в динамично развивающемся мире системы электронного документооборота заняли прочное место на рынке IT-услуг.²⁰По актуальным данным прирост рынка СЭД от всего рынка IT cоставил 25%.²¹Конечно, это обусловлено тем, что государственный сектор предприятий переходит на электронное управление документацией, но стоит заметить, что и сторонние организации не отстают в применении данных систем. Рост рынка на мировой арене вырос более чем в два раза, а это указывает на то, что данная область актуальна для новых идей и разработок.²²

Во-вторых, возможно реально снизить функциональную часть сотрудника, отвечающего за обработку документации. Автоматизация приведет к снижению затрачиваемого времени на ведение данного бизнес- процесса, что позволит сотруднику меньше заниматься рутинной обработкой документации и больше уделять внимания реальным банковским задачам.²³Со стороны предприятия данная автоматизация выгодна тем, что возможно дать дополнительную нагрузку сотрудникам или же сократить часть штата. А это означает, что можно, имея тех же сотрудников, выполнять больше поставленных и актуальных задач или при сокращении штата снизить затраты на выплату дополнительных зарплат персоналу.

В-третьих, данный процесс автоматизации позволит начинающим предпринимателям избавиться от бумажной волокиты и нацелиться на более важные задачи ведения бизнеса. А это означает, что данная работа может повлиять на поддержку малого бизнеса, как в России, так и за рубежом.