1.2 Объект автоматизации и структура документооборота

На примере департамента в банке рассмотрим объект автоматизации. В нашем случае – это бизнес-процесс, который выполняется сотрудником банка, ответственным за документооборот в данном департаменте.⁹Именно автоматизация функциональной части сотрудника и является основным предметом исследования в данной работе. Давайте разберемся по порядку, что под собой подразумевает данный процесс, какой функционал выполняется сотрудником и суть автоматизации.

Наиболее удачным кажется определение системы электронного документооборота, приведенное В.М. Гайковичем в:¹⁰«СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий».

Главное назначение СЭД – это интеграция любых документов в документооборот предприятия, вне зависимости от того, на каком носителе находится документ, а также организация работы с любым видом задокументированной информации. Системы электронного документооборота, как успешно внедряемые, так и находящиеся только на стадии разработки в настоящее время, имеют в своей основе ряд общих принципов:¹¹

1. Реализуется возможность параллельного выполнения операций, необходимая для сокращения времени движения документов между участвующими сторонами и повышения оперативности их исполнения;

2. Для однозначной идентификации документов проводится однократная регистрация его в системе;

3. Для однозначного определения ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса) реализуется принцип непрерывного движения документа;

4. Чтобы максимально исключить даже возможность дублирования документов создается единая документная база;

5. Предусматривается система поиска, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём;

Для контроля движения документов по процессам документооборота и возможности принятия своевременных и точных управленческих решений создается система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Изначально оригинал документа (в нашем случае это исполнительный лист, решение суда или постановление, полученные из суда), поступивший в работу банка, обрабатывается на внутренней почте.¹²Этот процесс включает в себя присвоение документу индивидуального регистрационного номера, сканирование документа и направление электронной версии и оригинала этого документа в работу определенного департамента банка (более подробно процесс описан в главе 1.1). Уже в департаменте идет непосредственное распределение этих документов в работу сотрудника, отвечающего за обработку входящей документации. Задача такого сотрудника заключается в следующем:¹³

• Определение различной, самой необходимой информации по клиенту, на которого пришел исполнительный лист, а именно: фамилия, имя, отчество, дата рождения,13-значный счет ссуды, статус ссуды, номер кредитного договора, сумма общей просроченной задолженности, а также номер исполнительного листа и дата решения суда

• Распределение ссуд. Сначала происходит определение статуса ссуды. Ссуда может быть активная и неактивная.¹⁴

Если ссуда неактивная (т.е. закрытая), то оригинал документа уходит на хранение в архив. Если ссуда активная, то далее определяется ее значимость: ссуда, которая пробыла в работе приставов более одного года и все, что смогли взыскать с заемщика, взыскали, то ссуда идет в субпортфель на списание и далее выходит из работы, а ссуда, которая пробыла в работе меньше года или у заемщика имеется имущество (земельный участок, квартира, машина и т.д.), то оригинал документа и электронная версия идут дальше в работу на взыскание просроченной задолженности (смотрим пункт 3)

Установление, кто из участников ведет данную ссуду. С одной стороны, ссуда может находиться непосредственно в работе банка, тогда документ будет направлен на ответственного сотрудника в один из офисов банка, расположенных по всей территории России. С другой стороны, ссуда может находиться в работе коллекторского агентства (коллекторское агентство – агентство, профессионально специализирующееся на внесудебном получении просроченной и проблемной задолженности, опираясь на законы РФ, а также бизнес, целью которого является способствование производству платежей по задолженностям физических и юридических лиц), тогда документ по данному заемщику будет направлен в КА. ¹⁵

Формирование реестров по полученным ссудам и подготовка отчетов о проделанной работе с входящей корреспонденцией.¹⁶

Документы, направленные в территориальные офисы и коллекторские агентства, будут находиться в работе до тех пор, пока не будет взыскана (полностью или частично) просроченная задолженность по кредиту или же пока не закончится срок действия исполнительного листа. Также в течение этого времени может меняться участник, который ведет ссуду, тогда документ будет направлен в головной офис банка и далее ссуда будет перераспределена в работу нового участника.¹⁷

Суть автоматизации документооборота в данной работе состоит в том, чтобы оптимизировать процесс на уровне обработки документов сотрудником, отвечающим за это. Необходимо свести к минимуму время, затрачиваемое на обработку документов, и максимально снизить функциональную часть работника.