Глава 1. Теоретические основы и постановка задачи

1.1 Определение документооборота

Для начала разберемся, что же означает термин «система электронного документооборота», что включается это понятие и в чем его сущность. Документооборот – это движение различных документов в компании, начиная с момента их поступления в организацию и до конечного исполнения или отправления. Другими словами, СЭД – это система, позволяющая автоматизировать управление электронной документацией, которое включает в себя:¹

• создание;

• обработку;

• хранение;

• классификацию;

• контроль исполнения;

• отправку.

Это основные процедуры работы с электронными документами.

Документооборот ‒ цикл обработки документов, отражающий их движение от момента создания или момента получения, дальнейшую обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Разделяется на категории: электронный и традиционный. Первый обеспечивает использование и обработку документов с использованием электронных средств коммуникации, второй ‒ исключительно на бумажных носителях. В настоящее время существует также композитный документооборот, сочетающий в себе элементы электронного и традиционного.

Документ является основной единицей структурирования документооборота. Если использовать Федеральный закон и определение по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело", можно процитировать: «Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Электронный документ в понимании современного пользователя – это созданный, зафиксированный и зарегистрированный согласно действующему законодательству с использованием средств электронной техники, заверенный электронной подписью при использовании программных технологий и криптографии на электронном носителе документ. Такой электронный документ, заверенный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному оригинальной собственноручной подписью. Случаи признания равносильности данных документов определяются нормативными артами, не противоречащими Федеральным законам, при условии заключения соглашения Сторонами об обмене электронными документами.

ЭП – электронная подпись – это программное зашифрованная информация в электронной форме, которая уникально идентифицирует подписывающее лицо. Данная электронная подпись присоединяется к иной информации, созданной с помощью электронных средств коммуникации, является аналогом собственноручной подписи владельца ЭП и подтверждает подлинность передаваемых документов либо информации.

Также документы могут быть не только в электронном формате, но и в бумажном. Обычно в компаниях присутствуют и те, и другие, так как полностью перейти на электронную документацию в современных условиях ведения бизнеса невозможно.²При обработке бумажных документов в любой организации имеется жесткая иерархия распределения документов по различным департаментам. Имеются регламенты, в соответствие с которыми и происходит документооборот. Основные пункты рассмотрим на примере банка – это происходит следующим образом:³

изначально вся входящая бумажная документация попадает в департамент, отвечающий за обработку всей документации, как входящей, так и исходящей.

Далее происходит регистрация входящих документов.

Сканирование и отправка тех документов, которые по регламенту можно передать в работу других департаментов в электронном виде, а сами документы остаются на хранение в архиве.⁴

Документы, по которым необходимо передать оригинал, отдаются в определенный департамент строго в соответствии с утвержденным регламентом.⁵

После первичной обработки и регистрации электронные и бумажные документы распределяются по различным департаментам, где далее ведется работа по ним. Электронный документ может быть переслан для дальнейшего исполнения из одного департамента в другой посредством СЭД. Дойдя до конечной точки своего пути в организации, документ должен быть исполнен, т.е. сотрудник принял и обработал документ и больше никому не пересылает. Это необходимый пункт для контроля исполнения.⁶

Оригиналы документов также могут передаваться из одного департамента в другой, но, дойдя до конечного человека, ответственного за исполнение, документ может как остаться в департаменте, так и передаться по почте в другие филиалы компании.⁷

Исходя из этого можно сделать вывод, что самое важное в документообороте любой организации - это время, затрачиваемое на обработку и передачу документации, поэтому для оптимизации процесса документооборота необходимо максимально автоматизировать обработку и передачу документов.

Для качественного анализа и автоматизации документооборота необходимо его разбить на потоки, называемые документопотоки. Обычно документооборот разделяют на три потока:⁸

• Входящая документация;

• Исходящая документация;

• Внутренняя документация.

Первый поток отвечает за документы, входящие в организацию, которые поступают от других сторонних компаний. Второй - за документы, исходящие из организации. И третий, соответственно, – за документы, которые перемещаются внутри компании и не выходят за ее пределы. Чем более детально описан поток, тем его проще проанализировать и в дальнейшем оптимизировать.