Документированные процедуры. Документированная процедура управление документацией

Ответственность и полномочия должностных лиц при управлении документацией, в зависимости от конкретных видов и категорий, документированы в стандартах предприятия по видам деятельности.

Все виды документации, действующей в СМК ОАО «КнААПО», находятся в управляемых условиях.

Управление документацией СМК ОАО «КнААПО» осуществляется в соответствии с СТП 07509416.00.210 и охватывает следующие виды деятельности:

· разработка и утверждение (для документации собственной разработки);

· получение (для документации внешнего происхождения);

· введение в действие;

· учет;

· распространение;

· хранение;

· проверка состояния;

· внесение изменений;

· изъятие (для устаревшей документации).

Для определения необходимых способов управления документацией, в ОАО «КнААПО» действуют документально оформленные, внедренные и поддерживаемые в рабочем состоянии процедуры, которые представлены в действующих в объединении: национальных, государственных стандартах, отраслевых стандартах, стандартах предприятия, инструкциях, положениях.

Документированные процедуры предусматривают:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и согласование документов теми же должностными лицами объединения, которые проводили первоначальный анализ и согласование этой документации, если особо не оговорено иначе;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

и) согласование документации СМК с 485 ВП МО РФ (НИ 115/485) в соответствии с ГОСТ РВ 15.002 и руководством 21.2D по взаимосогласованным правилам.

Нормоконтроль документации осуществляется в соответствии с ГОСТ 3.1116, ГОСТ 2.111 и СТП 07509416.01.079.

ОСН совместно с подразделениями объединения проводит инспекционный контроль за внедрением и соблюдением требований НД в соответствии с СТП 07509416.01.149.

Документированная процедура управление записями

Ответственность за управление записями возложена на заместителя генерального директора по качеству.

Реализацию процедуры управления записями осуществляет начальник ОМКС.

В зависимости от характера, назначения, способа регистрации, хранения, восстановления данных о качестве (записей), управление записями выполняется на всех уровнях управления (исполнитель, группа, участок, структурное подразделение, предприятие) и в соответствии с требованиями СТП 07509416.00.044.

Зарегистрированные данные о качестве используются с целью:

- оценки фактического и подтверждения требуемого уровня качества элементов конструкции и вида продукции в целом (самолета, СТО и т.п.) в текущий момент и во времени;

- анализа несоответствий, выявление причин отклонений и выработки управляющих воздействий;

- оценки результативности реализованных управляющих воздействий в плановые периоды;

- подтверждения результативности и улучшения функционирования СМК.

Записи могут быть в виде письменных документов (печатных копий), на магнитном носителе, на оптическом носителе (компакт диск) или на других носителях, позволяющих воспроизведение данных, доступных для пользования соответствующими специалистами объединения, 485 ВП МО РФ (НИ 115/485), поставщиками и потребителями.

Формы документов по ведению записей, порядок их сбора, идентификации, хранения, ведения и изъятия записей регламентированы ГОСТ, ОСТ, СТП, инструкциями, указаниями и другими документами, регламентирующими соответствующие виды работ. Разработка, изготовление и шифровка форм документации производится в соответствии с инструкцией И 65.2-307.

Порядок формирования комплекта документов, подтверждающих соответствие изделий установленным требованиям, описан в СТП 07509416.00.044, СТП 07509416.19.081, СТП 07509416.03.095, СТП 07509416.18.091, П 44-11, СТП 07509416.03.164, СТП 07509416.00.239.

Записи хранятся в соответствующих подразделениях в условиях, исключающих порчу, утерю, несанкционированное изменение или ухудшение состояния документов, в течение 10 лет и более в зависимости от их значимости, если срок не оговорен особо соответствующим документом (инструкцией, приказом и т.п.).

Организацию учета записей осуществляют руководители подразделений ОАО «КнААПО» в соответствии с выполняемыми видами работ.

Полноту, достоверность записей и своевременную передачу их подразделениям-пользователям обеспечивают непосредственные исполнители работ и руководители подразделений, оформляющих записи.

Виды записей, которые ведутся в СМК ОАО «КнААПО», приведены в приложении Г.

Документированная процедура внутренний аудит

Руководитель процедуры - заместитель генерального директора по качеству.

Организатор работы процедуры - начальник ОМКС.

Работы по организации и проведению внутренних аудитов СМК выполняет ОМКС и группа аудиторов, формируемая из компетентных специалистов, состоящих в реестрах № 1, 2 аудиторов, привлекаемых к проведению внутренних аудитов.

Внутренний аудит проводится в целях предотвращения снижения результативности СМК и включает:

Внутренний аудит проводится в целях предотвращения снижения результативности СМК и включает:

· проверку соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001и документам ОАО «КнААПО» по СМК;

· проверку соответствия политике в области качества;

· проверку достижений целей в области качества;

· оценку результативности функционирования СМК;

· определение направлений потенциального улучшения СМК;

· оценка соответствия запланированным мероприятиям, требованиям, установленным в Руководстве по системе менеджмента качества;

Внутренний аудит СМК осуществляется согласно требованиям СТП 07509416.00.165.

Необходимость проведения внутренних аудитов обуславливается следующими основными причинами:

· профилактические проверки СМК;

· необходимость совершенствования процессов;

· необходимость совершенствования документации СМК, вызванная «внутренними» изменениями (изменение в политике), «внешними» изменениями (изменение требований заказчика и рынка, изменение поставщиков, изменение законодательства и т.п.);

· выполнение требований контракта;

· подготовка к сертификации СМК.

· появление несоответствий продукции, изменение частоты появления дефектов, появление критических дефектов.

Планирование внутренних аудитов

Программа внутренних аудитов разрабатывается ОМКС в соответствии с СТП 07509416.00.165.

Формирование программы осуществляется на основе статуса и важности проверяемой деятельности. Периодичность аудита СМК - один раз в год.

Программа вводится в действие приказом ГД, где назначаются сроки проведения аудитов, инспекционных аудитов, а также устанавливаются сроки составления и предоставления организационных документов, таких как планы, отчеты по аудиту, сводный отчет и отчет о результатах предпринятых мер по выявленным несоответствиям. Приказ и программа рассылается подразделениям, задействованным в программе аудита, а также лицам, деятельность которых входит в область аудита.

Процедуры программы аудита осуществляются в соответствии с СТП 07509416.00.165

В качестве методов, используемых при внутреннем аудите, применяются следующие методы:

- опрос персонала;

- анализ документов, записей;

- наблюдение за проверяемой деятельностью и условиями работы.

Для регистрации свидетельств аудита, полученных в результате анализа проверяемой деятельности, используются перечни контрольных вопросов.

По процессу «Внутренний аудит» ведется дело процесса ДП №64-16-2006 согласно требований П 64.4-34.

Оформление отчета о проведении аудита приведено в приложении Д.