При двойном щелчке на связанном объекте запускается Excel и открывается исходная рабочая книга.
Как видите, в данном случае диалоговое окно Специальная вставка не пре доставляет средств вставки диаграммы как растрового изображения. Такая возможность появится, если диаграмма была скопирована как растровый ри сунок с помощью команды Excel Копировать рисунок.
Выбор оптимального метода
в предыдущих разделах рассмотрено несколько способов копирования диаграммы Excel в приложение PowerPoint (или в Word, что полностью аналогично). Какой метод следует предпочесть? Вы должны решить это сами, в зависимости от ситуации. В конце концов, много методов копирования и вставки разработано именно потому, что каждый из них в какой-то ситуации лучше других.
•Если диаграмма несложная, лучше создать ее непосредственно с помощью MS Graph.
•Если вы уверены, что ни диаграмма, ни данные больше не будут изменяться, следует вставить диаграмму как рисунок.
•Если данные все время изменяются, а исходная рабочая книга доступна, реко мендуется создать связь с рабочей книгой. Один из потенциальных недостатков такого способа состоит в том, что при перемещении рабочей книги или изме нении ее имени связь разрывается.
•Возможно, наименее предпочтительный способ — операция вставки по умол чанию, создающая внедренную копию рабочей книги в презентации PowerPoint. Размер файла при этом значительно увеличивается. Применяйте этот способ, только если рабочая книга небольшая и не содержит посторонней информации.
3 2 0 |
Часть П. Построение диаграмм |
Глава 11
Распространенные
ошибки
В этой главе...
• |
Изучайте вашу аудиторию |
321 |
• |
Неаккуратность представления данных диаграммой |
322 |
• |
Выбор типа диафаммы |
325 |
• |
Принцип простоты |
331 |
• |
Стиль диафаммы |
334 |
• |
Контрольный список |
336 |
Видеале каждая диаграмма должна быть произведением искусства, передающим необходимую информацию ясно и эффективно. Однако в реальном мире диаграммы часто имеют различные недостатки.
Вданной главе рассматриваются наиболее распространенные проблемы, связанные
сдиаграммами. Это поможет вам избежать некоторых наиболее распространенных ошибок и создавать более эффективные диаграммы.
Изучайте вашу аудиторию
Каждая диаграмма рассчитана на определенную аудиторию. В некоторых слу чаях такой аудиторией является единственный человек — разработчик диаграммы. Но чаще всего диаграмма предназначена для просмотра многими людьми в раз ных контекстах: в рабочей книге Excel, в презентации PowerPoint, в печатном от чете и т.д.
При создании диафаммы необходимо учесть ряд ключевых положений.
•Неаккуратность представления данных. Даже при самых достоверных исходных
данных диаграмма может вводить в заблуждение по многим причинам.
•Сложность представления. Существует универсальное правило: чем выше в ие рархической лестнице находится человек, для которого предназначена диа грамма, тем проще она должна быть. Правда, диаграмма всегда должна быть как можно более простой. Поэтому, если существует возможность выбрать, какую диаграмму создавать — простую или сложную, отдавайте предпочтение первому варианту.
•Уместность типа диаграммы. Понять простую гистограмму может почти каж дый; в то же время на человека без технического образования лепестковая диаграмма наводит ужас.
•Формальный и неформальный стиль диаграммы. Диаграмма, отображающая ин формационный бюллетень вакансий, должна, скорее всего, выглядеть иначе, чем диаграмма, подготовленная для заседания правления компании.
•Выбор цветов. Диаграмма, которая великолепно выглядит на экране цвет ного дисплея, может стать непостижимой в черно-белой распечатке или в фотокопии.
Неаккуратность представления данных диаграммой
Просматривая диаграмму, каждый человек неявно предполагает, что она правиль но отражает действительное состояние интересующих его объектов. Привлекательная диаграмма может даже создать ощущение достоверности. В конце концов, создатель диаграммы знает, что делает (предположительно), и, если бы числа были неправиль ными, он бы их отбросил.
Достоверность исходных данных диаграммы — ключевой вопрос. Недостовер ность данных может быть порождена ошибками измерения, ошибками ввода, не правильными формулами рабочего листа и т.д. Как создатель диаграммы, вы обя зательно должны проверить достоверность исходных данных и правильность при меняемых формул.
Однако, даже если исходные данные вполне достоверны, диаграмма может ввести пользователя в заблуждение. В этом разделе рассматривается несколько примеров диаграмм, просматривая которые пользователь может прийти к невер ному заключению.
Вывод данных вне контекста
Отображаемые диаграммой данные должны быть представлены в надлежащем кон тексте. Рассмотрим пример, показанный на рис. 11.1. Верхняя диаграмма изображает данные за последние три месяца. При взгляде на нее создается впечатление, будто процент опрошенных, высказавшихся утвердительно, уменьшается. Однако если про смотреть эти же данные в контексте всего года, то хорошо видно, что это не более чем обычные колебания.
Вывод изменений в процентах
Изменяющиеся во времени данные часто обобщают путем вычисления изменений в процентах по отношению к предыдущему периоду. Результат вычисления не ото бражает абсолютную величину значений, поэтому такое обобщение может ввести пользователя в заблуждение.
На рис. 11.2 показана диаграмма, отображающая процентные изменения объемов производства трех изделий. Как видите, изделие В заметно выделяется, хотя абсолют ное изменение объема его производства по сравнению с другими изделиями невели ко. Данные полностью достоверны, тем не менее диаграмма может ввести в заблужде ние. Ошибка состоит в том, что в диаграмме сравниваются несопоставимые величи ны — изменения в процентах относительно разных значений.
3 2 2 |
Часть П. Построение диаграмм |
i|ChdpterllJ<ts
J L ^Tl
Процент опрошенных, ответивших утвердительно
Дек
Процент опрошенных, ответивших утвердительно
40%
Янв Фев Map Апр Май Июн Июя Авг Сен Окт Ноя Дек
i j n
Рис. ILL Вывод данных только за последние три месяца создает неверное впечатление
т^^^^^^^^-'^-'т^шттт^^ |
0 |
Ш^'^г-Ь,' |
.,jgJ.Ql^ \ |
\ \ |
А " " |
6 |
С J |
; |
Е ' ; |
F Til |
|
Предыдущий |
Текущий Изаенение Изиенонне |
|
1 . |
|
гед |
год |
|
|
*'0 |
|
2 |
Изделие А |
1 454 234 1 65В 833 |
204 599 |
|
14.1% |
|
3 |
Изделие Б |
894 854 |
983 432 |
88 576 |
|
9.9% |
1 |
4 |
Изделие В |
564 |
1023 |
459 |
|
81.4% |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
"6 |
|
Рост выпуска продукции |
|
|
|
7 |
|
|
|
|
[8 |
|
|
|
|
|
|
|
|"9"' |
|
|
|
|
|
|
|
ро |
|
|
|
|
• ! |
Гц |
80,0% - |
|
|
|
[16 |
|
|
|
|
[12 |
60,0% - |
|
|
|
• |
! |
Мб" |
40,0% - |
|
|
|
• ! |
U1 |
20,0% - |
• 1 |
^т |
pf |
0.0% - |
/1зделие В |
|
LF |
|
Изделие А |
Изделие Б |
|
21" |
|
|
|
• ! |
|
|
|
|
|
|
^Л |
|Й < |
1- W^VLLQ) .)^и„05:/ |
|
\i\ _ ^ |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
.иы |
Рис. 1L2. Вывод изменений в процентах может при-
вести к неверному заключению
Глава 11. Распространенные ошибки |
323 |
преувеличение отличий или сходства
Параметры шкалы оси значений могут радикально повлиять на восприятие ин формации, отображаемой диаграммой. Обе диаграммы, показанные на рис. 11.3, ото бражают одни и те же данные, однако сделанные на их основе выводы совершенно противопЬложны! В верхней диаграмме шкала оси значений охватывает диапазон в 15 000 единиц, а в нижней — только 160 единиц. В результате небольшие изменения данных в нижней диаграмме значительно преувеличены.
|
шГ А |
ЯНН |
с~Т—D j Е ! F Г о |
j |
И I t |
Гт!1 |
|
в |
|
|
[ Месяц |
Объем |
|
|
|
|
|
1 |
|
продаж |
На протяжении года объемы продаж |
|
|
2 |
1Янв |
12 720 |
не изменились |
|
|
|
|
3 |
Фев |
12 704 |
16 000 - |
|
|
|
|
А Map |
12 752 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Апр |
12 769 |
12 000 - |
|
|
|
|
6 |
Май |
12 720 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Июн |
12 808 |
8 000 - |
|
|
|
|
8 |
Июл |
12 824 |
|
|
|
|
9 |
Авг |
12 776 |
|
|
|
|
|
10 |
Сен |
12 832 |
4 000 - |
|
|
|
|
11 |
Окт |
12 808 |
|
|
|
|
|
12 Ноя |
12 832 |
0 - |
|
|
|
|
13 Дек |
12 840 |
|
|
|
|
Янв Фев Map Апр Май Июн Июл Авг |
Сен Окт Ноя Дек |
|
14 |
|
|
|
ЦЖ |
|
|
|
|
|
|
|
\\Ж |
|
|
На протяжении года объемы продаж |
|
|
1ГЖ |
|
|
возросли! |
|
|
|
|
|
|
12 860 -, |
|
|
|
таг |
|
|
1 |
|
|
пг |
12 820 |
- |
|
23 |
12 780 |
- |
24 |
|
|
|
12 740 |
- |
27 |
12 700 - |
• ^ |
|
^ |
|
|
|
[Ж |
|
|
|
|
|
Янв Фев Map Апр Май Июн Июл Авг |
Сен Окт Ноя Дек |
|
[30 |
|
|
|
|
|
|
|
|М 4 > >iT\ilJnjiija) К11_03/ |
~ |
^ |
Ь\ |
.;._ |
_ _ . J |
X О |
Рис. из. Неверная настройка шкалы оси может преувеличить отличия между значениями данных
Нужна ли диаграмма?
Прежде чем создавать диаграмму, ответьте на простой вопрос: а нужна ли она вообще? Целью диаграммы является представление информации. Однако, в зависимости от ауди тории или характера данных, диаграмма может и не быть оптимальным способом пред ставления. Поэтому сначала вы должны рассмотреть альтернативные способы представ ления, а затем выбрать наилучший.
Для простых данных оптимальным решением может быть аккуратно отформатированная текстовая таблица. Например, в приведенном ниже рисунке данные почти не изменяются со временем, поэтому их отображение в форме диаграммы ничего не дает.
Учитывайте также, что слишком много мелких диаграмм ошеломляют пользователя. Если пользователь просматривает многие диаграммы со многими рядами данных и не видит, какую закономерность они иллюстрируют, то его внимание ослабляется и он может про пустить диаграмму, действительно иллюстрирующую важную закономерность.
324 |
Часть П. Построение диаграмм |
Of chapter 11.K1S |
|
|
|
|
8 |
|
F 71 |
Во«раст работников фирмы |
|
|
2Q0Q |
|
2002 |
I До 40 |
49% |
5 1 % |
50% |
После 40 |
51% |
49% |
50% |
Всего |
100% |
100% |
100% |
о До 40 • После 40 |
|
И 4 > *\K^^.мJJ^мл^XJ!£>.Шl^..f\.й. |
.t\fi. |
Наглядность демонстрируемой закономерности зависит также от отношения ши рины диаграммы к ее высоте. Чаще всего нормальным является отношение 4:3, т.е. размеры диаграммы должны быть 4 единицы по ширине и 3 единицы по высоте (это также обычное отношение ширины и высоты экрана монитора).
На рис. 11.4 показаны графики, отображающие одни и те же данные. И хотя шка лы их осей значений идентичны, диаграммы создают весьма разное впечатление.
^ d ^ ^ |
^ ^ ^ " " ^ ^ ^ ^ |
^ ^ < ^ |
Рис. 11.4. Отношение ширины к высоте влияет на восприятие данных
Выбор типа диаграммы
Как вы уже знаете, Excel предоставляет много различных типов диаграмм. Выбрать из них тип, оптимальный в конкретной ситуации, иногда довольно сложно. В этом разделе рассматривается несколько примеров неправильного выбора типа диаграммы.
Глава 11. Распространенные ошибки |
325 |
Ось категорий или ось значений
Проблемы с диаграммой могут возникнуть вследствие того, что разработчик непра вильно выбрал тип оси — категорий или значений. Этот вопрос рассматривался в главе 4, "Форматировагше и настройка диаграмм", однако имеет смысл вернуться к нему.
Обычно в диаграммах таких типов, как гистограммы, графики, диаграммы с облас тями, линейчатые диаграммы и т.д., используется стандартная ось категорий, не ото бражающая числовой информации. В точечных и пузырьковых диаграммах использу ются две оси значений, отображающие числовую информацию.
На рис. 11.5 показаны таблица и график, изображающие чистый доход компании за шесть периодов времени. Горизонтальная ось является осью категорий. Обратите внимание: приращения горизонтальной оси не постоянные. Диаграмма вводит в забл>^ждение, поскольку для трех последних точек данных используется другая шкала времени, в то время как пользователь интуитивно предполагает, что ось времени рав номерная. Диаграмма создает впечатление, будто рост чистого дохода существенно замедлился. Таким образом, использование графика предполагает равномерный поток данных, если же ось неравномерная, то пользователь будет введен в заблуждение.
ЙДШ^
Год Чистый
доход 1970, 56 890, 19801 1 834 932 1990^ 3 678 101
6 274 883
6 898 933
2002 7 109 658
Рост чистого дохода на протяжении 32-х лет
1970 1980 19 2000 2001 2002
ТЩ^Цй / 11_03 / ИЖУ tl_05 /ЛЙ I < { |
J |
±1 |
|
jyj А |
|
|
Рис. J 1.5. График неправильно представляет |
данные, |
он создает ложное впечатление, будто рост чистого дохода замедлился
На рис. 11.6 показана диаграмма, изображающая рост чистого дохода более акку ратно. Это точечная диаграмма с числовой шкалой горизонтальной оси. Еще одно решение проблемы — удаление источника заблуждения, т.е. последних двух точек данных (рис. 11.7).
Проблемы круговых диаграмм
По некоторым причинам круговые диаграммы используются едва ли не чаще всех других типов диаграмм. Если ряд единственный и количество категорий невелико, то одна круговая диаграмма вполне допустима. Тем не менее разработчики часто пыта ются сравнивать данные с помощью нескольких круговых диаграмм.
326 |
Часть II. Построение диаграмм |
|
Рост чистого дохода |
Рост чистого дохода, |
|
на протяжении 32-х лет |
1970-20Q0 |
|
|
|
3 000 000 т |
|
|
|
^ |
6 000 000 -J |
|
|
- ^ ^ |
|
|
|
X |
4 000 000 - |
|
|
.^' |
|
|
. • ^ |
|
|
|
^^.Ж |
|
|
^.^-^^ |
|
|
^ |
|
|
1970 |
1980 |
1В90 |
2000 |
Рис. 1L6. В точечной диаграмме годы immep- |
Рис. 11,7. Проблему решает также удаление |
претируются как значения |
двух последних точек данных |
Группе диаграмм, показанной на рис. 11.8, присуиди сразу несколько недостатков. Диаграммы выглядят как идентичные. Без числовых подписей пользователю трудно сделать какой-либо вывод. г1о главный просчет состоит в том, что ни в одной диа грамме нет никакой информации о суммарном значении.
1999 |
2000 |
Оплата успут |
Оплага усяу |
Комаилироеки I |
К.ома(-!диро&ки |
Оборудоэзни*. |
Обору^К'еаниа |
2001 |
2002 |
Рис. 11.8. Сравнить данные с помощью нескольких круговых диаграмм почти невозможно
На рис. 11.9 показаны два альтернативных решения, каждое из которых значи тельно лучше, чем четыре круговые диаграммы. Гистограмма с накоплением предос тавляет всю информацию, выводимую круговыми диаграммами, кроме того, с ее по мощью пользователь может более точно сравнить данные за разные годы.
На рис. 11.10 приведена круговая диаграмма, опубликованная правительственным агентством одного 113 штатов. Диаграмма содержит 18 (!) секторов, что делает ее прак тически непостижимой. Если целью диаграммы было отобразить распределение фон дов, то эта цель явно не достигнута. npeo6pva30BaB тип диаграммы в более подходя щий, ее можно сделать гораздо информативнее (рис. 11Л1).
Глава 11. Распространенные ошибки |
327 |
Расходы в 1999-2002 гг.
1 500 000 4
Зарплата Рента Оборудование Командировки Оплата услуг Другме
4 000 000 |
- |
|
Расходы в 1999-2002 гг. |
|
|
|
|
|
3 500 000 |
• |
|
|
^ ^ щ^^ |
|
3 000 000 |
•] |
|
|
|
|
|
|
|
2 500 000 J |
" ^ |
•5-^"Z-^.^-^^ |
Е Другие |
2 000 000 -I |
• Оплата услуг |
^ |
D Командировки |
|
|
^ |
|
П Оборудование |
1 500 000 |
- |
Щ^'р |
|
'Шщ |
|
500 000 |
- |
• Рента |
1 000 000 |
- |
|
|
|
QЗарплата |
О •
2001 2002
Рис. 11.9. Использование гистограмм облегчает сравнение данных за разные годы
Fiscal Year 2000 Lottery Profits to the
General Fund Support These Services
|
DEPARTMENT OF |
GEMERAL GOVERNMENT: |
|
3.64X |
LEGISLATIVE: ОЧб'Х |
|
ЕОиСАТЮМ 14 %1У. |
|
|
|
|
HIGHER EDUCATION: 4 44И |
|
|
CORRECTIONS: ?.9i |
|
|
|
|
|
LIBRARIES «. EDUCATION |
|
|
STATE SERVICE: 11.75>: |
|
|
|
|
|
SERVICES; гЛГУ. |
|
|
|
|
|
|
|
JUDICIAL: 2.54И; |
|
|
|
|
PUBLIC SAFETY & |
|
|
|
|
PROTECTON- 2.73И |
|
MEDICAID: \7&ЪУ. |
|
|
TRANSPORTATION: 2.90X |
|
|
|
|
|
|
|
|
CONSERVATIONSt |
|
|
|
|
DEVELOPMENT: 0.64;i |
|
MENTAL HEALTH: 2 42: |
|
|
HEALTH & HOSPITALS; 5.28% |
|
|
|
|
|
PUBLIC HEALTH. 0.6; |
DEBT SERVICE: 7.ЬЬУ |
HUMAN SERVICES: i 0.55V. |
|
PROPERTV TAX |
|
|
|
REIMBURSEMENT TO
TOVNS: 1.35^'.
Puc. 11.10. В круговой диаграмме не рекомендуется использовать большое коли чество секторов
328 |
Часть П. Построение диаграмм |
Fiscal Year 2000 Lottery Profits to the General Fund
Support These Services
Medicaid (17.65%)
Department Of Education (14.97%)
State Service (11.75%)
Human Services (10.55%)
Debt Service (7.99%)
Corrections (7.98%)
Health «Hospital (5.28%)
Higher Education (4.44%)
General Government (3.64%)
Transportation (2.90%)
Public Safety S Protection (2.73%)
Judicial (2.54%)
Mental Health (2.42%)
Libraries & Education Services (2.07%)
Property Tax Reimbursement To Tov\rns (1.35%)
Conservation S Development (0.64%)
Public Health (0.63%)
Legislative (0.46%)
Puc. 11.11. Преобразование круговой диаграммы в линейчатую делает ее более понятной
Проблемы с отрицательными значениями
в диаграммах некоторых типов отрицательные значения интерпретируются не так, как ожидается. Например, в круговой и кольцевой диаграммах отрицательные значе ния просто преобразуются в положительные. Часто это совсем не то, что нужно. На рис. 11.12 показана круговая диаграмма, значение одной из точек которой отрица тельное. Обратите внимание: отрицательное значение не отражено даже в подписях данных, хотя в них, казалось бы, вывести знак "минус" совсем несложно.
|
|
|
iOslJsl |
|
Рост населения |
|
..н J :^ |
|
|
Рост населения |
|
Внешняя миграция |
|
|
Естественный прирост |
100 033 |
|
|
Внутренняя миграция |
-104 598 |
|
|
Общий прирост I |
91 538| |
Естественный |
|
прирост |
|
|
|
|
|
|
33% |
!м i f >(^}-lJP..MXJ\.X\.\^?^Jj^1ur |
..*.1.Й |
Рис. 11.12. В круговой диаграмме отрицательные значения преобразуются в |
положительные |
|
Глава 11. Распространенные ошибки |
329 |
